Przejdź do treści głównej

Jak aktywować KSEF w systemie?

Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku, jak przygotować i skonfigurować system ERP do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Obejmuje ona aktualizację systemu, włączenie parametrów oraz ustawienie autoryzacji za pomocą Tokenu Urzędowego KSeF lub Certyfikatu podpisanego.

1. Aktualizacja systemu ERP

Aby korzystać z funkcjonalności KSeF, upewnij się, że system ERP jest zaktualizowany do najnowszej stabilnej wersji.

2. Włączenie parametrów KSeF

  1. Przejdź do menu:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Włącz parametry związane z obsługą KSeF.

3. Uzupełnienie parametrów w ERP

W module PARAMETRY → KSEF znajduje się główna konfiguracja:

image.png

  • STATUS: AKTYWNY – włącza usługę cairo.KSEF WS
  • ADRES cairo.KSEF WS: http://ksef.cairo.pl/ksefapi  dopisek „/ksefapi” wymagany.
  • ADRES URZĘDOWY KSEF: https://ksef-test.mf.gov.pl adres usług udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. – wybieramy środowisko przyciskiem F2.
  • METODA AUTORYZACJI: Token urzędowy KSeF / Certyfikat XAdES
  • TOKEN URZĘDOWY KSEF: - wklejamy tutaj token wygenerowany ze strony Ministerstwa Finansów
  • CERTYFIKAT + KLUCZ: pliki .crt oraz .key
  • HASŁO DO KLUCZA: hasło ustawione w KSeF
  • SCHEMA FA: 3 (domyślnie)
  • API: 2 (domyślnie)
  • PAMIĘTANIE SESJI / ODROCZENIE UPO: TAK – zapamiętuje sesje urzędowe KSeF, przyspiesza wysyłkę dokumentów oraz wpływa na czas otrzymania UPO.
  • STATUS KONFIGURACJI: OK – poprawność konfiguracji cairo.KSEF WS
  • TEST POŁĄCZENIA: test komunikacji z cairo.KSEF WS

4. Opis środowisk KSeF dostępnych do wyboru (F2)

W polu ADRES URZĘDOWY KSEF dostępna jest lista środowisk udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

1) Środowisko przedprodukcyjne KSeF - https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ 
2) Środowisko testowe KSeF (demo / szkoleniowe) - https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/ 

3) Środowisko produkcyjne KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.

Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) daje dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – użyj środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast jeżeli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – użyj środowiska przedprodukcyjnego (Demo). 

Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogujesz się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

W praktyce oznacza to, że aby zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego należy użyć prawdziwych danych uwierzytelniających i korzystać z nadanych uprawnień.

Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej (Demo) Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.

Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.

5. Logowanie za pomocą TOKENU URZĘDOWEGO KSEF

Uwaga: Wybierając formę uwierzytelniania w KSeF warto pamiętać, że tokeny będą obowiązywały tylko do końca 2026 roku. Ich miejsce zastąpią certyfikaty, które będzie można generować już od 1 listopada 2026 roku. 

Krok 1: Wygeneruj token w KSeF

  1. Wejdź na stronę KSeF (testową lub produkcyjną):
    https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

  2. Uwierzytelnij się w systemie.

  3. Przejdź do zakładki Tokeny.

  4. Kliknij Generuj token.

  5. Wypełnij:

    • Nazwa tokena

    • Uprawnienia, które mają zostać nadane (np. wystawianie, odczyt, dostęp do faktur)

  6. Kliknij Generuj token.

  7. Po wygenerowaniu:

    • jeśli token nie pojawi się automatycznie → kliknij Odśwież,

    • skopiuj token przyciskiem Kopiuj.

Krok 2: Wprowadź token do ERP

  1. Przejdź do:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Ustaw:
    METODA AUTORYZACJI KSEF → TOKEN URZĘDOWY KSEF

  3. Wklej skopiowany token w pole:
    TOKEN URZĘDOWY KSEF

  4. Zapisz zmiany.

6. Autoryzacja za pomocą CERTYFIKATU PODPISANEGO

Metoda zalecana, stabilniejsza i obsługująca pełną integrację automatyczną.

Krok 1: Wygeneruj certyfikat KSeF

  1. Na stronie KSeF przejdź do zakładki Certyfikaty.

  2. Kliknij Wnioskuj o certyfikat.

  3. Wypełnij:

    • Nazwa certyfikatu

    • Hasło (potrzebne później w ERP)

  4. Pobierz wygenerowane pliki:

    • certyfikat .crt

    • klucz prywatny .key

Krok 2: Wprowadź certyfikat do ERP

  1. Przejdź do:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Otwórz pliki .crt i .key w edytorze tekstowym (np. Notepad).

  3. Skopiuj całą ich zawartość i wklej w pole:
    CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY URZĘDOWY KSEF

  4. W polu:
    HASŁO DO KLUCZA PRYWATNEGO URZĘDOWEGO KSEF
    wpisz hasło ustawione podczas generowania certyfikatu.

  5. Zapisz konfigurację.

7. Test połączenia

Po skonfigurowaniu tokenu lub certyfikatu:

  1. Kliknij TEST POŁĄCZENIA.

  2. Oczekiwany wynik: STATUS: OK.

  3. W przypadku błędu sprawdź:

    • czy token/certyfikat został poprawnie wklejony,

    • czy konto w KSeF ma wymagane uprawnienia,

    • czy adresy KSeF są poprawne (środowisko testowe / przedprodukcyjne / produkcyjne),

    • czy w ERP został wpisany NIP:
      ADMINISTRACJA → PARAMETRY → FIRMA → NIP

8. Włączenie trybu KSeF dla kontrahentów

Aby dany kontrahent mógł pracować w trybie KSeF, należy włączyć dla niego odpowiedni parametr.
Jeśli parametr nie zostanie aktywowany, program będzie działał dla tego kontrahenta w starym trybie, bez obsługi KSeF.

Krok 1: Włącz tryb KSeF dla kontrahenta
Przejdź do:
KONTRAHENCI → DANE OGÓLNE → DZIAŁA W TRYBIE KSeF
Ustaw wartość: TAK

Krok 2: Upewnij się, że został uzupełniony adres KSeF dla magazynu
Przejdź do:
ADMINISTRACJA → LISTA MAGAZYNÓW → strzałka w prawo → EDYCJA ADRESU KSeF

Jeśli adres KSeF nie jest uzupełniony, dokumenty z tego magazynu nie będą mogły zostać wysłane.


Powrót na górę