Przejdź do treści głównej

Ile mam czasu na przesłanie dokumentu do KSEF?

Wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF zmieniają się zasady dotyczące momentu przesłania faktury do systemu. Podstawowa zasada jest prosta:

1. Faktura musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie – najpóźniej w dniu jej wystawienia

W praktyce:

  • faktura nie może „leżeć w buforze”, bliżej nieokreślony czas 

  • jej prawne wystawienie następuje dopiero po przyjęciu przez KSeF,

  • system ministerstwa decyduje o dacie wystawienia dokumentu.

2. Deadline dla przesłania faktury

✔ Dokument online – wysyłka tego samego dnia, automatycznie.

✔ Dokument offline – wysyłka nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Niedotrzymanie tego terminu oznacza, że dokument nie jest uznany za wystawiony.

3. Tryb ONLINE – standardowe działanie

  • System ERP wysyła fakturę automatycznie podczas zatwierdzania lub wydruku.

  • Dane są weryfikowane po stronie CAIRO.KSeF.

  • Brak ryzyka, że dokument zostanie pominięty.

4. Tryb OFFLINE

Na czym polega tryb OFFLINE?

  1. Wystawiasz fakturę zgodnie ze schemą KSeF.

  2. Dokument zapisuje się lokalnie w ERP jako oczekujący.

  3. Jesteś zobowiązany przesłać go do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

  4. Po wysyłce i akceptacji dokument otrzymuje numer KSeF (moment formalnego wystawienia).

5. Wysyłka BATCH (OFFLINE) – obsługiwana w naszym systemie

W naszym oprogramowaniu dostępna jest pełna obsługa wysyłki wsadowej (batch), która działa w trybie offline.

Oznacza to:

✔ Możesz ustawić CRON, który automatycznie wyśle wszystkie zaległe dokumenty.

System:

  • regularnie sprawdza listę faktur niewysłanych,

  • podejmuje próby wysyłki o ustalonych godzinach,

  • eliminuje ryzyko ręcznego pominięcia dokumentów,

  • automatycznie przesyła duże paczki faktur po awarii lub pracy offline,

  • działa zgodnie z limitem czasowym narzuconym przez ustawę (najpóźniej następnego dnia roboczego).

Dodatkowo CRON generuje raport mailowy z listą dokumentów, których nie udało się wysłać (np. z powodu błędów walidacji). Dzięki temu firma może samodzielnie kontrolować, czy wszystkie faktury zostały skutecznie przekazane do KSeF – CRON automatyzuje proces, ale nie eliminuje potrzeby weryfikacji przypadków błędnych.

To szczególnie ważne w firmach z dużą liczbą dokumentów lub działających w wielu lokalizacjach.

6. Praca podczas awarii KSeF

W przypadku oficjalnej awarii ministerstwa:

  • możesz wystawiać faktury offline bez ograniczeń,

  • musisz przesłać je w ciągu 7 dni od zakończenia awarii,

  • komunikat o awarii i jej zakończeniu publikuje MF.

CRON z wysyłką batch dodatkowo zabezpiecza, że wszystkie dokumenty trafią do KSeF bez Twojej ingerencji.

Podsumowanie

Tryb Kiedy FV jest uznana za wystawioną? Termin wysyłki Jak działa system ERP
ONLINE od razu po przyjęciu przez KSeF tego samego dnia wysyłka automatyczna
OFFLINE po nadaniu numeru KSeF następny dzień roboczy dokument oczekuje, wysyłka ręczna lub CRON
BATCH (OFFLINE) po akceptacji KSeF zgodnie z przepisami CRON automatycznie wysyła zaległe FV
Awarie KSeF po wysyłce po awarii do 7 dni CRON wysyła masowo po przywróceniu działania
Powrót na górę