Jak aktywować KSEF w systemie?

Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku, jak przygotować i skonfigurować system ERP do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Obejmuje ona aktualizację systemu, włączenie parametrów oraz ustawienie autoryzacji za pomocą Tokenu Urzędowego KSeF lub Certyfikatu podpisanego.

1. Aktualizacja systemu ERP

Aby korzystać z funkcjonalności KSeF, upewnij się, że system ERP jest zaktualizowany do najnowszej stabilnej wersji oraz posiada migrację na SQL. 

Jeżeli program ERP nie posiada aktualnej wersji programu lub nie została jeszcze wykonana migracja na SQL prosimy o skontaktowanie się z działem helpdesk. Informujemy, że KSEF można testować również na lekcji systemu, w tym celu również wymagany jest kontakt z działem helpdesk w celu aktualizacji lekcji do najnowszej wersji. 

2. Włączenie parametrów KSeF

  1. Przejdź do menu:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Włącz parametry związane z obsługą KSeF.

3. Uzupełnienie parametrów w ERP

W module PARAMETRY → KSEF znajduje się główna konfiguracja:

image.png

4. Opis środowisk KSeF dostępnych do wyboru (F2)

W polu ADRES URZĘDOWY KSEF dostępna jest lista środowisk udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Poniżej wyszczególnienie tych środowisk oraz linki do udostępnionych przez Ministerstwo Finansów środowisk w których można się uwierzytelnić i uzyskać tokeny oraz certyfikaty, nadać uprawnienia. 

1) Środowisko przedprodukcyjne KSeF - https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ 
2) Środowisko testowe KSeF (demo / szkoleniowe) - https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/ 

3) Środowisko produkcyjne KSeF - https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ 

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.

Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) daje dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – użyj środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast jeżeli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – użyj środowiska przedprodukcyjnego (Demo). 

Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogujesz się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

W praktyce oznacza to, że aby zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego należy użyć prawdziwych danych uwierzytelniających i korzystać z nadanych uprawnień.

Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej (Demo) Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.

Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.

5. Logowanie za pomocą TOKENU URZĘDOWEGO KSEF (środowisko testowe)

Uwaga: Wybierając formę uwierzytelniania w KSeF warto pamiętać, że tokeny będą obowiązywały tylko do końca 2026 roku. Ich miejsce zastąpią certyfikaty, które będzie można generować już od 1 listopada 2026 roku. 

Instrukcja dostępna pod tym linkiem https://pomoc.cairo.pl/link/154#bkmrk-page-title 

6. Autoryzacja za pomocą CERTYFIKATU PODPISANEGO (środowisko testowe)

Metoda zalecana, stabilniejsza i obsługująca pełną integrację automatyczną.

Krok 1: Wygeneruj certyfikat KSeF

  1. Na stronie KSeF przejdź do zakładki Certyfikaty.

  2. Kliknij Wnioskuj o certyfikat.

  3. Wypełnij:

    • Nazwa certyfikatu

    • Hasło (potrzebne później w ERP)

  4. Pobierz wygenerowane pliki:

    • certyfikat .crt

    • klucz prywatny .key

Krok 2: Wprowadź certyfikat do ERP

  1. Przejdź do:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Otwórz pliki .crt i .key w edytorze tekstowym (np. Notepad) złącz je jako jeden ciąg znaków 

  3. Skopiuj całą ich zawartość i wklej w pole:
    CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY URZĘDOWY KSEF

  4. W polu:
    HASŁO DO KLUCZA PRYWATNEGO URZĘDOWEGO KSEF
    wpisz hasło ustawione podczas generowania certyfikatu.

  5. Zapisz konfigurację.

7. Test połączenia

Po skonfigurowaniu tokenu lub certyfikatu:

  1. Kliknij TEST POŁĄCZENIA.

  2. Oczekiwany wynik: STATUS: OK.

  3. W przypadku błędu sprawdź:

    • czy token/certyfikat został poprawnie wklejony,

    • czy konto w KSeF ma wymagane uprawnienia,

    • czy adresy KSeF są poprawne (środowisko testowe / przedprodukcyjne / produkcyjne),

    • czy w ERP został wpisany NIP:
      ADMINISTRACJA → PARAMETRY → FIRMA → NIP

8. Włączenie trybu KSeF dla kontrahentów

Aby dany kontrahent mógł pracować w trybie KSeF, należy włączyć dla niego odpowiedni parametr.
Jeśli parametr nie zostanie aktywowany, program będzie działał dla tego kontrahenta w starym trybie, bez obsługi KSeF.

Krok 1: Włącz tryb KSeF dla kontrahenta
Przejdź do:
KONTRAHENCI → DANE OGÓLNE → DZIAŁA W TRYBIE KSeF
Ustaw wartość: TAK

Krok 2: Upewnij się, że został uzupełniony adres KSeF dla magazynu
Przejdź do:
ADMINISTRACJA → LISTA MAGAZYNÓW → strzałka w prawo → EDYCJA ADRESU KSeF

Jeśli adres KSeF nie jest uzupełniony, dokumenty z tego magazynu nie będą mogły zostać wysłane.


Wersja #20
Utworzono 3 grudnia 2025 18:57:05 przez Klaudia Warwas
Zaktualizowano 2 lutego 2026 08:16:13 przez Klaudia Warwas