Przejdź do treści głównej

Dekretacja XML a KSEF

W celu zapewnienia pełnej zgodności z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur, mechanizm dekretacji XML w systemie Falcon5 został rozszerzony o kluczowe identyfikatory KSeF oraz system oznaczeń statusu dokumentów. Umożliwia to zewnętrznym systemom finansowo-księgowym automatyczne wiązanie dekretów z fakturami w portalu ministerialnym oraz precyzyjną identyfikację dokumentów wystawionych poza systemem.

1. Nowe pola w strukturze XML

Poniższe znaczniki są dodawane do pliku dekretacji wyłącznie w przypadku aktywnego modułu KSeF:

Nazwa Taga XML Pole w ERP (oFak) Opis
KsefId ksefid Pełny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.
KsefAcquisitionDate ksef_create_dt Data przyjęcia dokumentu przez system KSeF (YYYY-MM-DD). W przypadku PZ oraz innych dokumentów, które nie posiadają ksef_create_dt, datę pobiera się z numeru ksefid.
KsefStatus ksefstatus Kod statusu dokumentu w systemie (np. 1-Wysłany, 2-Przyjęty).
KsefOffline is_ksef_offline Wartość logiczna: 1 (dokument wystawiony w trybie offline) lub 0 (online).

2. Oznaczenia dokumentów (BFK, DI)

W pliku dekretacji system stosuje następującą logikę oznaczeń, aby system księgowy mógł poprawnie zinterpretować pochodzenie dokumentu:

  • BFK (Bez Faktury KSeF): Oznaczenie nadawane dokumentom zatwierdzonym, które mają status KSeF równy 0 (dokumenty wystawione poza systemem KSeF).

    Przykład:
    <KsefStatus>0</KsefStatus>
    <KsefOffline>0</KsefOffline>
    <KsefBFK>1</KsefBFK>

  • DI (Dokument Inny): Oznaczenie dla dokumentów zatwierdzonych ze statusem KSeF > 0, ale nieposiadających jeszcze nadanego numeru KsefId (np. dokumenty w trybie offline lub oczekujące na przetworzenie przez bramkę MF).

  • Brak oznaczenia OFF: Ze względu na brak automatycznej detekcji awarii ogólnokrajowej, system nie nadaje znacznika OFF, lecz stosuje procedurę opisaną w punkcie 4.

3. Zachowanie systemu w różnych trybach

  • Tryb Online: Wszystkie powyższe pola są uzupełnione danymi z serwera MF.

  • Tryb Offline: Pole KsefId oraz KsefAcquisitionDate pozostaną puste do momentu pomyślnej wysyłki i przetworzenia dokumentu przez KSeF. Dokumenty te otrzymają oznaczenie DI.

  • Aktualizacja danych: Jeśli faktura zostanie wydekretowana w trybie offline, a następnie wysłana i zarejestrowana w KSeF, ponowna dekretacja zaktualizuje plik o dane KSeF.

  • Ważna informacja księgowa: W przypadku zmiany statusu faktury z Offline na Online (nadanie KSeF ID), zaleca się weryfikację spójności danych w systemie księgowym, jeśli pierwotny dekret został już zaimportowany przed wysyłką faktury do KSeF.

  • Zaliczki: Oznaczenia i pola KSeF są pomijane dla dokumentów zaliczkowych w dekretacji XML.

4. Komunikaty i kontrola operatora

Podczas generowania dekretacji XML, system weryfikuje status dokumentów. Jeżeli w wybranym zakresie znajdują się faktury wymagające wysyłki do KSeF, które nie posiadają jeszcze numeru identyfikacyjnego (status DI), pojawi się komunikat:

"W RAPORCIE ZNAJDĄ SIĘ DOKUMENTY NIEWYSŁANE DO KSEF"

Operator ma do wyboru dwie opcje:

  1. Przerwij: Pozwala wycofać się z generowania raportu, aby najpierw dokończyć proces wysyłki dokumentów do KSeF i uzyskać brakujące numery ID.

  2. Wygeneruj: Pozwala na wygenerowanie raportu z dokumentami bez numerów ID (zostaną one oznaczone jako DI).

5. Przykład sekcji XML

XML 


<Document>
    ...
    <KsefId>7393609427-20260113-0100C0371B65-00</KsefId>
    <KsefAcquisitionDate>2026-01-13</KsefAcquisitionDate>
    <KsefStatus>2</KsefStatus>
    <KsefOffline>0</KsefOffline>
    ...
</Document>
Powrót na górę