Instrukcja obsługi Podmiotu3 oraz parametrów JST i GV w systemie ERP (KSeF)

Wprowadzone zmiany pozwalają na prawidłowe raportowanie danych w formacie FA(3), w tym obsługę jednostek samorządu terytorialnego, grup VAT oraz dodatkowych uczestników transakcji (odbiorców).

1. Konfiguracja parametrów JST i GV w kartotece kontrahenta

W danych nabywcy (Podmiot2) w strukturze KSeF wymagane jest określenie statusu jednostki samorządowej oraz przynależności do grupy VAT.

Lokalizacja: Kontrahenci -> Dane ogólne
Dostępne pola:
- Jednostka samorządowa (JST): określa, czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego.
- Członek grupy VAT (GV): określa, czy faktura dotyczy członka grupy VAT.
Wartości: Pola przyjmują wartości Tak (kod 1 w strukturze KSeF) lub Nie (kod 2 w strukturze KSeF). Domyślnie system ustawia wartość „Nie”.
Ważne: Przy dodawaniu nowego kontrahenta system wyświetli komunikat wymuszający świadomy wybór tych wartości, aby uniknąć błędów w raportowaniu.

2. Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji

Sekcja Podmiot3 jest polem opcjonalnym, generowanym automatycznie w określonych przypadkach, najczęściej gdy odbiorca towaru jest innym podmiotem niż płatnik.

Kiedy generowana jest sekcja Podmiot3?

Sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy odbiorca (klient pomocniczy na fakturze) jest różny od płatnika (głównego nabywcy). Jeśli odbiorca i płatnik są identyczni, sekcja Podmiot3 nie jest wysyłana.

Dane identyfikacyjne Podmiotu3:

System wybiera identyfikator według następującego priorytetu:

KSEF IDENTYFIKATOR WEWNĘTRZNY (IDWew): Jeśli w kartotece odbiorcy uzupełniono pole custom.ksef_idwew.
NIP: Jeśli brak IDWew, wysyłany jest numer NIP. Zawsze wysyłany jest tylko jeden identyfikator.

Przekazywane dane adresowe:

W sekcji Podmiot3 wysyłane są dane odbiorcy:

Nazwa
Adres w strukturze KSeF: Kod kraju, AdresL1, AdresL2.

3. Automatyczne nadpisywanie Roli Podmiotu3

Rola, jaką pełni Podmiot3, jest ustawiana automatycznie na podstawie parametrów przypisanych do płatnika (Podmiot2):

Parametr na płatniku (Podmiot2)	Wartość Roli w Podmiocie3
Brak JST / Brak GV	2 (Odbiorca - rola domyślna)
Ustawione JST (`custom.jst = 1`)	8
Ustawione GV (`custom.gv = 1`)	10

4. Struktura uczestników transakcji w KSeF (Podmiot 1, 2 i 3)

Poniższy schemat przedstawia obieg danych w systemie ERP podczas generowania faktury do KSeF:

                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 1         │
                  │        Sprzedawca        │
                  │   (Twoja firma – FAK.SPR)│
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 2         │
                  │      Nabywca / Płatnik   │
                  │       (fak.kl – JST)     │
                  │--------------------------│
                  │  Ustawienia kontrahenta: │
                  │   ✔ JST = TAK            │
                  │   ✔ (opc.) GV = TAK      │
                  │                          │
                  │  Identyfikacja:          │
                  │   • NIP                  │
                  │   • Adres                │
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │  Jeśli odbiorca ≠ płatnik
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 3         │
                  │         Odbiorca         │
                  │     (fak.kl1 – jednostka │
                  │      podległa JST)       │
                  │--------------------------│
                  │  Dane wysyłane do KSeF:  │
                  │   • NIP lub IDWew        │
                  │   • Nazwa odbiorcy       │
                  │   • Adres (pełny)        │
                  │   • Numer zamówienia     │
                  │                          │
                  │  ROLA (ustawiana auto):  │
                  │   2  = zwykły odbiorca   │
                  │   8  = JST (gdy płatnik  │
                  │        ma JST=TAK)       │
                  │   10 = GV (gdy płatnik   │
                  │        ma GV=TAK)        │
                  └──────────────────────────┘

5. Kluczowe zasady działania w skrócie

PODMIOT 1 (Sprzedawca): Twoja firma. Występuje na każdej fakturze.
PODMIOT 2 (Płatnik / Nabywca): Główny kontrahent (np. Gmina). Aby system prawidłowo rozpoznał strukturę samorządową, w kartotece kontrahenta musi być ustawione JST = TAK. Dzięki temu system wie, że w przypadku pojawienia się Podmiotu 3, należy mu przypisać odpowiednią rolę (np. 8).
PODMIOT 3 (Odbiorca): Faktyczna jednostka korzystająca z towaru lub usługi (np. Szkoła).
- Dane pobierane są z pola fak.kl1.
- Sekcja jest tworzona wyłącznie wtedy, gdy odbiorca jest inny niż płatnik.
- Odbiorca może być identyfikowany numerem NIP lub specjalnym identyfikatorem wewnętrznym (IDWew), jeśli został on uzupełniony w jego kartotece.

Wskazówka dla użytkownika: Jeśli wystawiasz fakturę dla Gminy (Płatnik), gdzie odbiorcą jest Szkoła Podstawowa (Odbiorca), upewnij się, że Gmina ma w systemie zaznaczony parametr JST = TAK. System automatycznie zadba o to, by Szkoła została wysłana do KSeF jako Podmiot 3 z prawidłową Rolą 8.