Przejdź do treści głównej

Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF.

1. Analiza obecnych procesów fakturowania

Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów:

  • gdzie wystawiane są faktury (działy, oddziały, punkty sprzedaży),

  • czy używane są różne systemy/filie,

  • które dokumenty są wysyłane do kontrahentów w formie elektronicznej,

  • jaki jest przepływ dokumentów między działem sprzedaży, magazynem i księgowością,

  • czy występują korekty, faktury zaliczkowe, duplikaty, faktury wewnętrzne.

Efekt: ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa.

2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów

Przed wdrożeniem KSeF warto:

  • sprawdzić poprawność danych NIP,

  • uporządkować rejestr kontrahentów,

  • uzupełnić dane klientów np. o adresy e-mail wykorzystywane do przekazywania numerów KSeF lub powiadomień,

  • sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT.

Dlaczego to ważne?
W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF. Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze.

3. Ustalenie polityki uprawnień

W KSeF każda firma musi określić, kto:

  • wystawia faktury,

  • odbiera faktury,

  • pobiera je do systemu ERP,

  • nadaje uprawnienia innym osobom.

Warto z góry ustalić role użytkowników.
Przykładowe role:

Rola Funkcja
Administrator KSeF zarządza uprawnieniami i integracją
Wystawca wystawia i wysyła dokumenty
Odbiorca pobiera faktury od kontrahentów
Księgowość rozlicza dokumenty po pobraniu

4. Przygotowanie infrastruktury IT

Niezbędne elementy:

  • system ERP na SQL wraz z najnowszą wersją w innym wypadku prosimy o kontakt z serwisem CAIRO 

  • certyfikat , pieczęć lub profil zaufany do nadawania uprawnień nadawany przez Ministerstwo Finansów 

  • integracja z systemami dodatkowymi (np. dekretacje, programy księgowe),

5. Przygotowanie dokumentów i wydruków

Po wejściu KSeF:

  • PDF nie jest fakturą, a jedynie wizualizacją,

  • wydruk papierowy również nie jest dokumentem księgowym.

6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów

Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF:

  • ręcznie (przez portal KSeF),

  • automatycznie przez ERP - import wskazany lub import okresowy. 

Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie. 

Trzeba ustalić:

  • kto pobiera dokumenty,

  • jak są przekazywane do księgowości,

  • jak identyfikować pozycje na dokumentach (np. WZ → FV),

  • kiedy faktura może zostać zaksięgowana.

7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami

Wdrożenie KSeF wymaga:

  • przeszkolenia działów firmy (sprzedaż, księgowość, logistyka),

  • poinformowania kontrahentów o zmianach (np. brak wysyłki PDF).

Przykładowy komunikat:
„Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.”

8. Testy przed uruchomieniem

Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać:

Powrót na górę