Wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF zmieniają się zasady dotyczące momentu **przesłania faktury** do systemu. Podstawowa zasada jest prosta:

---

### **1. Faktura musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie – najpóźniej w dniu jej wystawienia** W praktyce:

- faktura nie może „leżeć w buforze”, bliżej nieokreślony czas - jej prawne wystawienie następuje dopiero **po przyjęciu przez KSeF**, - system ministerstwa decyduje o dacie wystawienia dokumentu. ---

### **2. Deadline dla przesłania faktury** #### ✔ **Dokument online** – wysyłka tego samego dnia, automatycznie. #### ✔ **Dokument offline** – wysyłka **nie później niż następnego dnia roboczego** po jej wystawieniu. Niedotrzymanie tego terminu oznacza, że dokument **nie jest uznany za wystawiony**.

---

### **3. Tryb ONLINE – standardowe działanie**

- System ERP wysyła fakturę automatycznie podczas zatwierdzania lub wydruku. - Dane są weryfikowane po stronie CAIRO.KSeF. - Brak ryzyka, że dokument zostanie pominięty. ---

### **4. Tryb OFFLINE** #### **Na czym polega tryb OFFLINE?**

1. Wystawiasz fakturę zgodnie ze schemą KSeF. 2. Dokument zapisuje się lokalnie w ERP jako *oczekujący*. 3. Jesteś zobowiązany przesłać go do KSeF **nie później niż następnego dnia roboczego**. 4. Po wysyłce i akceptacji dokument otrzymuje numer KSeF (moment formalnego wystawienia). ---

### **5. Wysyłka BATCH (OFFLINE) – obsługiwana w naszym systemie** W naszym oprogramowaniu dostępna jest pełna obsługa wysyłki wsadowej (batch), która działa w trybie offline. Oznacza to: ✔ Możesz ustawić CRON, który automatycznie wyśle wszystkie zaległe dokumenty. System:

- regularnie sprawdza listę faktur niewysłanych, - podejmuje próby wysyłki o ustalonych godzinach, - eliminuje ryzyko ręcznego pominięcia dokumentów, - automatycznie przesyła duże paczki faktur po awarii lub pracy offline, - działa zgodnie z limitem czasowym narzuconym przez ustawę (najpóźniej następnego dnia roboczego).

**Dodatkowo CRON generuje raport mailowy z listą dokumentów, których nie udało się wysłać (np. z powodu błędów walidacji). Dzięki temu firma może samodzielnie kontrolować, czy wszystkie faktury zostały skutecznie przekazane do KSeF – CRON automatyzuje proces, ale nie eliminuje potrzeby weryfikacji przypadków błędnych.** To szczególnie ważne w firmach z dużą liczbą dokumentów lub działających w wielu lokalizacjach.

---

### **6. Praca podczas awarii KSeF** W przypadku oficjalnej awarii ministerstwa:

- możesz wystawiać faktury offline bez ograniczeń, - musisz przesłać je **w ciągu 7 dni** od zakończenia awarii, - komunikat o awarii i jej zakończeniu publikuje MF.

CRON z wysyłką batch dodatkowo zabezpiecza, że wszystkie dokumenty trafią do KSeF bez Twojej ingerencji.

---

### **Podsumowanie**

Tryb	Kiedy FV jest uznana za wystawioną?	Termin wysyłki	Jak działa system ERP
ONLINE	od razu po przyjęciu przez KSeF	tego samego dnia	wysyłka automatyczna
OFFLINE	po nadaniu numeru KSeF	następny dzień roboczy	dokument oczekuje, wysyłka ręczna lub CRON
BATCH (OFFLINE)	po akceptacji KSeF	zgodnie z przepisami	CRON automatycznie wysyła zaległe FV
Awarie KSeF	po wysyłce po awarii	do 7 dni	CRON wysyła masowo po przywróceniu działania