KSEF: Import okresowy dokumentów PZ z KSeF

Okresowy import faktur pozwala na pobieranie dokumentów zakupu z bazy ministerialnej na podstawie określonego zakresu dat.

Lokalizacja w programie:
FL5 > ZAKUPY > ZAKUPY > [→] > IMPORT > KSEF > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW.

Wymagane uprawnienia

Aby operator mógł korzystać z tej funkcji, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli uprawnienie jest wyłączone, opcja w menu będzie widoczna, ale niedostępna.

Aby nadać uprawnienia:

1. Przejdź do: FL5 > ADMINISTRACJA > OPERATORZY.

2. Wybierz operatora (enter) i przejdź do sekcji UPRAWNIENIA.

3. W kategorii DOKUMENTY HANDLOWE ustaw opcję Przegląd dokumentów KSEF na TAK.

Zarządzanie listą dostawców (Whitelista)

Aby ułatwić i przyśpieszyć proces importu, można stworzyć listę dostawców, dla których będą pobierane dokumenty.

Konfiguracja listy:

• Ścieżka: FL5 > ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF > PARAMETRY > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW – FILTRUJ DOSTAWCÓW.

• Ustaw opcję na TAK.

• Aby dodać dostawcę, przejdź do pozycji - dostępni dostawcy, użyj klawisza [end], ustaw się na wybranym kontrahencie i zatwierdź go klawiszem [enter].

Działanie listy:

• Jeśli lista jest aktywna: System wyświetli i pozwoli zaimportować wyłącznie dokumenty od kontrahentów znajdujących się na liście. Dokumenty spoza listy nie będą widoczne.

• Jeśli lista jest pusta: System będzie importować dokumenty od wszystkich kontrahentów.

Instrukcja importu krok po kroku

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokumenty w bazie ministerialnej, należy przygotować odpowiednie dane.

1. Określenie parametrów importu

• Wskaż zakres dat.

• Wskaż kontrahenta (opcjonalnie) - w zależności od ustawień systemu, pole to może być obowiązkowe lub dobrowolne. Jeśli jest dobrowolne, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów z danego okresu (lub ograniczonych do whitelisty).

  • Pola obowiązkowe są oznaczone symbolem *.
    
    

    

2. Pobieranie i wczytywanie dokumentów

• Otwórz opcję Przegląd dokumentów w menu Importu KSeF.

• Wypełnij odpowiednie pola parametrów i zatwierdź okno. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.

• W oknie przeglądu dokumentów wskaż strzałkami fakturę, którą chcesz pobrać.
  
  

  

   

2.1. Import ręczny 

Aby ręcznie przetworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności:

• Naciśnij klawisz Enter, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.

• W widoku WCZYTYWANIE DOKUMENTÓW ZAKUPU należy potwierdzić powiązanie kupowanego towaru z indeksem w magazynie lub wskazać nowe powiązanie.

• Każdą pozycję należy zatwierdzić klawiszem [spacja].

• Do kolejnego kroku należy przejść za pomocą klawisza [F10]. Na tym etapie możliwa jest edycja lub potwierdzenie zaczytanych parametrów faktury.

• Proces należy zakończyć poprzez zapisanie faktury.
  
  
  

2.2. Automatyczny import dokumentów

Funkcja automatycznego importu, dostępna pod klawiszem [F5] w przeglądzie dokumentów KSEF służy do bezpośredniego zaciągania dokumentu z systemu KSEF bez konieczności dodatkowej ingerencji operatora. 

• Tworzenie nowych kartotek: W przypadku braku dopasowania towaru lub kontrahenta w bazie danych, system automatycznie doda takie pozycje.

• Wymagana konfiguracja: Do poprawnego działania importu niezbędne jest wskazanie grupy towarowej dla nowo utworzonych towarów w menu: FL5 > ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF > GRUPA TOWAROWA IMPORT.

3. Finalizacja dokumentu

• Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako dokument niepotwierdzony. Na tym etapie należy:

  • Zweryfikować poprawność danych.
    

  • Zatwierdzić dokument PZ.

Dodatkowe opcje w imporcie 

Do Importu zostały dodatkowe opcje takie jak sortowanie, tagowanie czy eksport dokumentu w formacie XML.

Informacja! W chwili obecnej nie ma możliwości pobierania z KSEF dokumentów w formacie PDF. Dlatego eksport jest możliwy tylko w formacie XML. Cirfmf jakiś czas temu udostępnił generator: https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator więc będziemy rozbudowywać import aby można było pobierać dokumenty w formacie PDF. 

1. Sortowanie dokumentów

System pozwala na szybkie i precyzyjne porządkowanie widoku listy. Za pomocą funkcji F7 możesz sortować dane według kluczowych parametrów dokumentu.

---

Dostępne kryteria sortowania (F7):

Możesz zarządzać kolejnością wyświetlania pozycji na podstawie następujących kolumn:

• Nazwa KSeF – porządkowanie według nazw systemowych KSeF.

• Numer dokumentu – sortowanie wg numeracji faktur.

• Data wystawienia – układanie dokumentów od najstarszych lub najnowszych.

• Kwota brutto – szeregowanie według wartości finansowej dokumentu.

2. Zarządzanie tagami

System umożliwia kategoryzowanie dokumentów za pomocą tagów. Możliwe jest zarówno definiowanie nowych znaczników, jak i automatyczne przypisywanie ich do kontrahentów.

1. Konfiguracja tagów (Słownik)

Zanim zaczniesz korzystać z oznaczeń, musisz zdefiniować ich listę:

• Ścieżka: Administracja > Słowniki > Tagi.

• Działanie: Dodaj nowe nazwy tagów, które będą dostępne w całym systemie.

2. Przypisywanie domyślnego taga do kontrahenta

Możesz zautomatyzować proces, przypisując znacznik bezpośrednio do podmiotu. Będzie on podpowiadany zawsze, gdy operator nie wskaże taga ręcznie.

• Ścieżka: Kontrahenci > wybór podmiotu > Dane ogólne.

• Pole: KSEF - DOMYŚLNY TAG – wybierz odpowiedni znacznik z listy.

3. Ręczne tagowanie dokumentu (Import)

Podczas importowania dokumentów masz możliwość nadania im indywidualnych oznaczeń:

• Skrót: Użyj klawisza F9 TAG.

• Działanie: Wybierz odpowiedni znacznik z wyświetlonego okna zdefiniowanych tagów.

Priorytetyzacja tagów (Logika systemu)

System stosuje kaskadowy model wyboru znacznika, co gwarantuje poprawność danych przy zachowaniu automatyzacji:

3. Filtrowanie widoku (Zaznaczanie według)

Widok przeglądu umożliwia precyzyjne filtrowanie listy dokumentów. W celu zaznaczenia dokumentów należy przejść do Przeglądu dokumentów KSEF, użyć skrótu [CTRL + LEFT], wybrać opcję ZAZNACZ WEDŁUG i wprowadzić odpowiednie dane.

Filtrowanie jest możliwe według następujących kryteriów:

• Statusu: zaimportowane/niezaimportowane.

• Taga (możliwość wybrania znacznika ze słownika).

• Nazwy kontrahenta (możliwość wpisania nazwy).

• Wyboru kontrahenta z listy (wyszukiwanie po numerze NIP).

• Numeru dokumentu.

4. Eksport dokumentów

Do systemu została wprowadzona obsługa dokumentów w formacie XML. Funkcje te są dostępne po wybraniu opcji F10 na wskazanym dokumencie.

Ograniczenia formatu PDF Obecnie KSeF nie udostępnia dokumentów w formacie PDF, dlatego eksport jest możliwy wyłącznie w formacie XML na wskazaną ścieżkę. Operator klikając F10 nie może jej zmienić. Ścieżka jest ustawiona przez serwis na życzenie klienta przez serwis.  

Plany rozwoju: W związku z udostępnieniem przez CIRFMF oficjalnego generatora (ksef-pdf-generator), pracujemy nad rozbudową modułu importu. W przyszłości system będzie wspierał bezpośrednie pobieranie i obsługę dokumentów w formacie PDF