Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów. 

 Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF. 

 

 1. Analiza obecnych procesów fakturowania 

 Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów: 

 

 

 gdzie wystawiane są faktury (działy, oddziały, punkty sprzedaży), 

 

 

 czy używane są różne systemy/filie, 

 

 

 które dokumenty są wysyłane do kontrahentów w formie elektronicznej, 

 

 

 jaki jest przepływ dokumentów między działem sprzedaży, magazynem i księgowością, 

 

 

 czy występują korekty, faktury zaliczkowe, duplikaty, faktury wewnętrzne. 

 

 

 Efekt: ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa. 

 

 2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów 

 Przed wdrożeniem KSeF warto: 

 

 

 sprawdzić poprawność danych NIP, 

 

 

 uporządkować rejestr kontrahentów, 

 

 

 uzupełnić dane klientów np. o adresy e-mail wykorzystywane do przekazywania numerów KSeF lub powiadomień, 

 

 

 sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT. 

 

 

 Dlaczego to ważne? W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF . Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze. 

 

 3. Ustalenie polityki uprawnień 

 W KSeF każda firma musi określić, kto: 

 

 

 wystawia faktury, 

 

 

 odbiera faktury, 

 

 

 pobiera je do systemu ERP, 

 

 

 nadaje uprawnienia innym osobom. 

 

 

 Warto z góry ustalić role użytkowników. Przykładowe role: 

 

 

 

 

 

 Rola 

 Funkcja 

 

 

 

 

 Administrator KSeF 

 zarządza uprawnieniami i integracją 

 

 

 Wystawca 

 wystawia i wysyła dokumenty 

 

 

 Odbiorca 

 pobiera faktury od kontrahentów 

 

 

 Księgowość 

 rozlicza dokumenty po pobraniu 

 

 

 

 

 

 

 4. Przygotowanie infrastruktury IT 

 Niezbędne elementy: 

 

 

 system ERP na SQL wraz z najnowszą wersją w innym wypadku prosimy o kontakt z serwisem CAIRO  

 

 

 certyfikat , pieczęć lub profil zaufany do nadawania uprawnień nadawany przez Ministerstwo Finansów  

 

 

 integracja z systemami dodatkowymi (np. dekretacje, programy księgowe), 

 

 

 

 5. Przygotowanie dokumentów i wydruków 

 Po wejściu KSeF: 

 

 

 PDF nie jest fakturą , a jedynie wizualizacją, 

 

 

 wydruk papierowy również nie jest dokumentem księgowym. 

 

 

 

 6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów 

 Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF: 

 

 

 ręcznie (przez portal KSeF), 

 

 

 automatycznie przez ERP - import wskazany lub import okresowy.  

 

 

 Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie.  

 Trzeba ustalić: 

 

 

 kto pobiera dokumenty, 

 

 

 jak są przekazywane do księgowości, 

 

 

 jak identyfikować pozycje na dokumentach (np. WZ → FV), 

 

 

 kiedy faktura może zostać zaksięgowana. 

 

 

 

 7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami 

 Wdrożenie KSeF wymaga: 

 

 

 przeszkolenia działów firmy (sprzedaż, księgowość, logistyka), 

 

 

 poinformowania kontrahentów o zmianach (np. brak wysyłki PDF). 

 

 

 Przykładowy komunikat: „Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.” 

 

 8. Testy przed uruchomieniem 

 Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać: 

 

 

 wysyłkę testowych faktur, sprawdzić tym samym limity wynikające z wielkości dokumentów przesyłanych do KSeF 

 

 

 przetestowanie integracji, kolejek i trybu awaryjnego, 

 

 

 symulację „normalnego dnia pracy” w KSeF.