Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF.

1. Analiza obecnych procesów fakturowania

Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów:

• gdzie wystawiane są faktury (działy, oddziały, punkty sprzedaży),

• czy używane są różne systemy/filie,

• które dokumenty są wysyłane do kontrahentów w formie elektronicznej,

• jaki jest przepływ dokumentów między działem sprzedaży, magazynem i księgowością,

• czy występują korekty, faktury zaliczkowe, duplikaty, faktury wewnętrzne.

Efekt: ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa.

2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów

Przed wdrożeniem KSeF warto:

• sprawdzić poprawność danych NIP,

• uporządkować rejestr kontrahentów,

• uzupełnić dane klientów np. o adresy e-mail wykorzystywane do przekazywania numerów KSeF lub powiadomień,

• sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT.

Dlaczego to ważne?
W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF. Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze.

3. Ustalenie polityki uprawnień

W KSeF każda firma musi określić, kto:

• wystawia faktury,

• odbiera faktury,

• pobiera je do systemu ERP,

• nadaje uprawnienia innym osobom.

Warto z góry ustalić role użytkowników.
Przykładowe role:

4. Przygotowanie infrastruktury IT

Niezbędne elementy:

• system ERP na SQL wraz z najnowszą wersją w innym wypadku prosimy o kontakt z serwisem CAIRO 

• certyfikat , pieczęć lub profil zaufany do nadawania uprawnień nadawany przez Ministerstwo Finansów 

• integracja z systemami dodatkowymi (np. dekretacje, programy księgowe),
  

5. Przygotowanie dokumentów i wydruków

Po wejściu KSeF:

• PDF nie jest fakturą, a jedynie wizualizacją,

• wydruk papierowy również nie jest dokumentem księgowym.

6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów

Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF:

• ręcznie (przez portal KSeF),

• automatycznie przez ERP - import wskazany lub import okresowy. 

Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie. 

Trzeba ustalić:

• kto pobiera dokumenty,

• jak są przekazywane do księgowości,

• jak identyfikować pozycje na dokumentach (np. WZ → FV),

• kiedy faktura może zostać zaksięgowana.

7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami

Wdrożenie KSeF wymaga:

• przeszkolenia działów firmy (sprzedaż, księgowość, logistyka),

• poinformowania kontrahentów o zmianach (np. brak wysyłki PDF).

Przykładowy komunikat:
„Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.”

8. Testy przed uruchomieniem

Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać:

• wysyłkę testowych faktur, sprawdzić tym samym limity wynikające z wielkości dokumentów przesyłanych do KSeF
  

• przetestowanie integracji, kolejek i trybu awaryjnego,

• symulację „normalnego dnia pracy” w KSeF.