# Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF.

---

### **1. Analiza obecnych procesów fakturowania**

Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów:

- gdzie wystawiane są faktury (działy, oddziały, punkty sprzedaży),
- czy używane są różne systemy/filie,
- które dokumenty są wysyłane do kontrahentów w formie elektronicznej,
- jaki jest przepływ dokumentów między działem sprzedaży, magazynem i księgowością,
- czy występują korekty, faktury zaliczkowe, duplikaty, faktury wewnętrzne.

**Efekt:** ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa.

---

### **2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów**

Przed wdrożeniem KSeF warto:

- sprawdzić poprawność danych NIP,
- uporządkować rejestr kontrahentów,
- uzupełnić dane klientów np. o adresy e-mail wykorzystywane do przekazywania numerów KSeF lub powiadomień,
- sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT.

**Dlaczego to ważne?**  
W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i **nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF**. Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze.

---

### **3. Ustalenie polityki uprawnień**

W KSeF każda firma musi określić, kto:

- wystawia faktury,
- odbiera faktury,
- pobiera je do systemu ERP,
- nadaje uprawnienia innym osobom.

**Warto z góry ustalić role użytkowników.**  
Przykładowe role:

<div class="TyagGW_tableContainer" id="bkmrk-rola-funkcja-adminis"><div class="group TyagGW_tableWrapper flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="2273" data-start="2037"><thead data-end="2055" data-start="2037"><tr data-end="2055" data-start="2037"><th data-col-size="sm" data-end="2044" data-start="2037">Rola</th><th data-col-size="sm" data-end="2055" data-start="2044">Funkcja</th></tr></thead><tbody data-end="2273" data-start="2075"><tr data-end="2135" data-start="2075"><td data-col-size="sm" data-end="2096" data-start="2075">Administrator KSeF</td><td data-col-size="sm" data-end="2135" data-start="2096">zarządza uprawnieniami i integracją</td></tr><tr data-end="2178" data-start="2136"><td data-col-size="sm" data-end="2147" data-start="2136">Wystawca</td><td data-col-size="sm" data-end="2178" data-start="2147">wystawia i wysyła dokumenty</td></tr><tr data-end="2225" data-start="2179"><td data-col-size="sm" data-end="2190" data-start="2179">Odbiorca</td><td data-col-size="sm" data-end="2225" data-start="2190">pobiera faktury od kontrahentów</td></tr><tr data-end="2273" data-start="2226"><td data-col-size="sm" data-end="2239" data-start="2226">Księgowość</td><td data-col-size="sm" data-end="2273" data-start="2239">rozlicza dokumenty po pobraniu</td></tr></tbody></table>

</div></div>---

### **4. Przygotowanie infrastruktury IT**

Niezbędne elementy:

- system ERP na SQL wraz z najnowszą wersją w innym wypadku prosimy o kontakt z serwisem CAIRO
- certyfikat , pieczęć lub profil zaufany do nadawania uprawnień nadawany przez Ministerstwo Finansów
- integracja z systemami dodatkowymi (np. dekretacje, programy księgowe),

---

### **5. Przygotowanie dokumentów i wydruków**

Po wejściu KSeF:

- **PDF nie jest fakturą**, a jedynie wizualizacją,
- wydruk papierowy również nie jest dokumentem księgowym.

---

### **6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów**

Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF:

- ręcznie (przez portal KSeF),
- automatycznie przez ERP - [import wskazany](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/import-wskazanego-dokumentu-z-ksef) lub import okresowy.

<p class="callout info">Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie. </p>

Trzeba ustalić:

- kto pobiera dokumenty,
- jak są przekazywane do księgowości,
- jak identyfikować pozycje na dokumentach (np. WZ → FV),
- kiedy faktura może zostać zaksięgowana.

---

### **7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami**

Wdrożenie KSeF wymaga:

- przeszkolenia działów firmy (sprzedaż, księgowość, logistyka),
- poinformowania kontrahentów o zmianach (np. brak wysyłki PDF).

**Przykładowy komunikat:**  
„Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.”

---

### 8. Testy przed uruchomieniem

Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać:

- wysyłkę testowych faktur, sprawdzić tym samym [limity wynikające z wielkości dokumentów ](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/limity-wielkosci-pliku-xml-w-ksef-co-warto-wiedziec)przesyłanych do KSeF
- przetestowanie integracji, kolejek i trybu awaryjnego,
- symulację „normalnego dnia pracy” w KSeF.