Przejdź do treści głównej

Jak skonfigurować skrzynkę pocztową?

Ten artykuł pokaże Ci, jak krok po kroku skonfigurować swoją pocztę e-mail w programie cairo.ERP. Dzięki temu będziesz mógł wysyłać dokumenty prosto z programu, co oszczędzi Twój czas i usprawni pracę!

Korzyści z ustawienia poczty w cairo.ERP

Ustawienie poczty e-mail w systemie cairo.ERP to duża wygoda. Dzięki temu możesz:

  • Szybko wysyłać dokumenty: Nie musisz już zapisywać faktur czy innych dokumentów na dysku, a potem ręcznie dołączać ich do e-maili. Wyślesz je prosto z programu!

  • Wysyłać różne rodzaje wiadomości: Opcja wysyłki e-maili w cairo.ERP to nie tylko faktury! Możesz jej użyć do:

    • Wysyłki dokumentów dla klienta (np. faktury, zamówienia).

    • Wysyłki wydruków zestawień wewnątrz firmy (np. dla księgowej, osób zarządzających).

    • Wysyłki ogólnych wiadomości do klienta.

    • Wysyłki potwierdzeń salda z klientem.

    • Wysyłki raportów płatności.

  • Oszczędzać czas: Wszystko jest w jednym miejscu. Koniec z przełączaniem się między programami pocztowymi a ERP.

  • Poprawić porządek: Masz pewność, że wysyłasz poprawne dokumenty bezpośrednio z systemu, co zmniejsza ryzyko pomyłek.

  • Automatyczne podpowiadanie adresów e-mail: Jeśli w danych kontrahenta uzupełnisz jego adres e-mail (w ERP > KONTRAHENCI > [Enter] > DANE OGÓLNE > E-MAIL), program automatycznie podpowie ten adres przy wysyłce dokumentów, co jeszcze bardziej przyspieszy Twoją pracę!

Ustawienie danych konta pocztowego

Aby ustawić swoją pocztę w cairo.ERP, zrób tak:

  1. Wejdź do ADMINISTRACJI w programie ERP.

  2. Wybierz PARAMETRY.

  3. Przejdź do zakładki MAIL, a potem DANE KONTA.

Teraz uzupełnij te pola:

  • STATUS: Tutaj włączasz lub wyłączasz obsługę poczty e-mail.

  • KATALOG Z CERTYFIKATAMI: To miejsce, gdzie program znajdzie potrzebne pliki z certyfikatami.

  • HOST: To adres serwera pocztowego. Przykłady:

    • WP: smtp.wp.pl:465

    • O2: smtp.poczta.o2.pl:465

    • Onet: smtp.poczta.onet.pl:465

      Jeśli masz pocztę u innego dostawcy, adres SMTP (to taki specjalny adres do wysyłania poczty) znajdziesz na jego stronie internetowej.

  • LOGIN: Twój login do poczty.

  • HASŁO: Hasło do Twojej poczty.

  • FROM: Adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości.

  • FROMNAME: Nazwa, która będzie widoczna dla odbiorcy.

  • CERTYFIKAT: Tutaj wybierasz certyfikat (jeśli jest potrzebny).

Program nie obsługuje poczty Gmail.

Wysyłanie e-mail i dokumentów mailem

Kiedy już wszystko dobrze ustawisz, możesz wysyłać dokumenty e-mailem prosto z cairo.ERP.

Przykład, jak wysłać fakturę:

  1. Przejdź do ERP > SPRZEDAŻ > FAKTURY.

  2. Naciśnij [Enter], a potem [Tab].

  3. Wybierz DRUKUJ. Pojawią się opcje drukuj na - do pliku / email.

Wysyłka na e-mail

Jeśli wybierzesz opcję e-mail, program wyśle wybrany dokument lub inny wydruk jako załącznik w formacie TXT. Uzupełnij wtedy następujące pola:

  • DO: Adres e-mail, na który ma pójść wiadomość. Pamiętaj, że jeśli adres e-mail kontrahenta jest uzupełniony w jego danych ogólnych, program automatycznie go podpowie.

  • TEMAT: Temat Twojego maila.

  • TREŚĆ WIADOMOŚCI: To, co chcesz napisać w mailu.

  • ZAŁĄCZNIKI: Nazwa pliku, który dołączasz.

  • POTWIERDZENIE: Czy chcesz dostać informację, że wiadomość doszła do odbiorcy.

Wysyłka do pliku

Jeśli wybierzesz opcję do pliku, będziesz mieć możliwość zapisania dokumentu jako plik w formacie PDF. Po wybraniu formatu PDF, zaznacz opcję WYSŁAĆ NA MAIL? na TAK. Wówczas również będziesz musiał uzupełnić te same parametry wysyłki, co w przypadku bezpośredniego wyboru opcji "e-mail".

Wysyłanie e-maili z poziomu kontrahenta

Możesz również wysłać e-mail bezpośrednio do klienta, jeśli jego adres jest uzupełniony w danych kontrahenta:

  1. Przejdź do ERP > KONTRAHENCI.

  2. Wybierz konkretnego kontrahenta (naciśnij [->]).

  3. Wybierz opcję WYŚLIJ EMAIL.

Szablony wiadomości e-mail

Aby jeszcze bardziej przyspieszyć wysyłkę, możesz zdefiniować szablony wiadomości e-mail:

  1. Przejdź do ERP > ADMINISTRACJA > PARAMETRY.

  2. Wybierz zakładkę MAIL, a potem SZABLONY MAIL.

  3. Tutaj możesz tworzyć i edytować swoje szablony.

Podczas wysyłki wiadomości, w polu TREŚĆ WIADOMOŚCI, możesz wczytać gotowy szablon, naciskając klawisz [F2].

Co zrobić, gdy coś nie działa?

Błąd: NIE ZOSTAŁY WPROWADZONE WSZYSTKIE DANE KONTA POCZTOWEGO

To znaczy, że nie wypełniłeś wszystkich potrzebnych pól z danymi do poczty. Wróć do sekcji Ustawienie danych konta pocztowego (Punkt 1) i sprawdź, czy wszystkie obowiązkowe dane są uzupełnione.

Błąd: NIE UDAŁO SIĘ WYSŁAĆ WIADOMOŚCI

Jeśli mail nie chce się wysłać, sprawdź te rzeczy:

  • Login i hasło: Upewnij się, że wpisałeś poprawne dane logowania do swojej poczty.

  • Włączone SMTP (IMAP): Sprawdź, czy na Twoim koncie pocztowym jest włączona usługa SMTP (czasem nazywana IMAP). Niektórzy dostawcy poczty wymagają, żeby to ręcznie włączyć. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, albo takiej opcji nie ma, skontaktuj się z obsługą klienta swojej poczty.

Powrót na górę