Jak skonfigurować skrzynkę pocztową?

Ten artykuł pokaże Ci, jak krok po kroku skonfigurować swoją pocztę e-mail w programie cairo.ERP. Dzięki temu będziesz mógł wysyłać dokumenty prosto z programu, co oszczędzi Twój czas i usprawni pracę! 

 

 Korzyści z ustawienia poczty w cairo.ERP 

 Ustawienie poczty e-mail w systemie cairo.ERP to duża wygoda. Dzięki temu możesz: 

 

 

 

 Szybko wysyłać dokumenty : Nie musisz już zapisywać faktur czy innych dokumentów na dysku, a potem ręcznie dołączać ich do e-maili. Wyślesz je prosto z programu! 

 

 

 Wysyłać różne rodzaje wiadomości : Opcja wysyłki e-maili w cairo.ERP to nie tylko faktury! Możesz jej użyć do: 

 

 

 Wysyłki dokumentów dla klienta (np. faktury, zamówienia). 

 

 

 Wysyłki wydruków zestawień wewnątrz firmy (np. dla księgowej, osób zarządzających). 

 

 

 Wysyłki ogólnych wiadomości do klienta. 

 

 

 Wysyłki potwierdzeń salda z klientem. 

 

 

 Wysyłki raportów płatności. 

 

 

 

 

 Oszczędzać czas : Wszystko jest w jednym miejscu. Koniec z przełączaniem się między programami pocztowymi a ERP. 

 

 

 Poprawić porządek : Masz pewność, że wysyłasz poprawne dokumenty bezpośrednio z systemu, co zmniejsza ryzyko pomyłek. 

 

 

 Automatyczne podpowiadanie adresów e-mail : Jeśli w danych kontrahenta uzupełnisz jego adres e-mail (w  ERP  >  KONTRAHENCI  >  [Enter]  >  DANE OGÓLNE > E-MAIL ), program automatycznie podpowie ten adres przy wysyłce dokumentów, co jeszcze bardziej przyspieszy Twoją pracę! 

 

 

 

 Ustawienie danych konta pocztowego 

 Aby ustawić swoją pocztę w cairo.ERP, zrób tak: 

 

 

 

 Wejdź do  ADMINISTRACJI  w programie ERP. 

 

 

 Wybierz  PARAMETRY . 

 

 

 Przejdź do zakładki  MAIL , a potem  DANE KONTA . 

 

 

 

 Teraz uzupełnij te pola: 

 

 

 

 STATUS : Tutaj włączasz lub wyłączasz obsługę poczty e-mail. 

 

 

 KATALOG Z CERTYFIKATAMI : To miejsce, gdzie program znajdzie potrzebne pliki z certyfikatami. 

 

 

 HOST : To adres serwera pocztowego. Przykłady: 

 

 

 WP:  smtp.wp.pl:465 

 

 

 O2:  smtp.poczta.o2.pl:465 

 

 

 Onet:  smtp.poczta.onet.pl:465 

 Jeśli masz pocztę u innego dostawcy, adres SMTP (to taki specjalny adres do wysyłania poczty) znajdziesz na jego stronie internetowej. 

 

 

 

 

 LOGIN : Twój login do poczty. 

 

 

 HASŁO : Hasło do Twojej poczty. 

 

 

 FROM : Adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości. 

 

 

 FROMNAME : Nazwa, która będzie widoczna dla odbiorcy. 

 

 

 CERTYFIKAT : Tutaj wybierasz certyfikat (jeśli jest potrzebny). 

 

 

 

 Program nie obsługuje poczty Gmail. 

 

 

 Wysyłanie e-mail i dokumentów mailem 

 Kiedy już wszystko dobrze ustawisz, możesz wysyłać dokumenty e-mailem prosto z cairo.ERP. 

 Przykład, jak wysłać fakturę: 

 

 

 Przejdź do  ERP  >  SPRZEDAŻ  >  FAKTURY . 

 

 

 Naciśnij  [Enter] , a potem  [Tab] . 

 

 

 Wybierz  DRUKUJ . Pojawią się opcje  drukuj na - do pliku / email . 

 

 

 Wysyłka na e-mail 

 Jeśli wybierzesz opcję e-mail , program wyśle wybrany dokument lub inny wydruk jako załącznik w formacie  TXT . Uzupełnij wtedy następujące pola: 

 

 

 DO : Adres e-mail, na który ma pójść wiadomość. Pamiętaj, że jeśli adres e-mail kontrahenta jest uzupełniony w jego  danych ogólnych , program automatycznie go podpowie. 

 

 

 TEMAT : Temat Twojego maila. 

 

 

 TREŚĆ WIADOMOŚCI : To, co chcesz napisać w mailu. 

 

 

 ZAŁĄCZNIKI : Nazwa pliku, który dołączasz. 

 

 

 POTWIERDZENIE : Czy chcesz dostać informację, że wiadomość doszła do odbiorcy. 

 

 

 Wysyłka do pliku 

 Jeśli wybierzesz opcję do pliku , będziesz mieć możliwość zapisania dokumentu jako plik w formacie  PDF . Po wybraniu formatu  PDF , zaznacz opcję  WYSŁAĆ NA MAIL?  na  TAK . Wówczas również będziesz musiał uzupełnić te same parametry wysyłki, co w przypadku bezpośredniego wyboru opcji "e-mail". 

 Wysyłanie e-maili z poziomu kontrahenta 

 Możesz również wysłać e-mail bezpośrednio do klienta, jeśli jego adres jest uzupełniony w danych kontrahenta: 

 

 

 Przejdź do  ERP  >  KONTRAHENCI . 

 

 

 Wybierz konkretnego kontrahenta (naciśnij  [->] ). 

 

 

 Wybierz opcję  WYŚLIJ EMAIL . 

 

 

 

 Szablony wiadomości e-mail 

 Aby jeszcze bardziej przyspieszyć wysyłkę, możesz zdefiniować szablony wiadomości e-mail: 

 

 

 Przejdź do  ERP  >  ADMINISTRACJA  >  PARAMETRY . 

 

 

 Wybierz zakładkę  MAIL , a potem  SZABLONY MAIL . 

 

 

 Tutaj możesz tworzyć i edytować swoje szablony. 

 

 

 Podczas wysyłki wiadomości, w polu  TREŚĆ WIADOMOŚCI , możesz wczytać gotowy szablon, naciskając klawisz  [F2] . 

 

 Co zrobić, gdy coś nie działa? 

 Błąd: NIE ZOSTAŁY WPROWADZONE WSZYSTKIE DANE KONTA POCZTOWEGO 

 To znaczy, że nie wypełniłeś wszystkich potrzebnych pól z danymi do poczty. Wróć do sekcji Ustawienie danych konta pocztowego (Punkt 1) i sprawdź, czy wszystkie obowiązkowe dane są uzupełnione. 

 Błąd: NIE UDAŁO SIĘ WYSŁAĆ WIADOMOŚCI 

 Jeśli mail nie chce się wysłać, sprawdź te rzeczy: 

 

 

 

 Login i hasło : Upewnij się, że wpisałeś poprawne dane logowania do swojej poczty. 

 

 

 Włączone SMTP (IMAP) : Sprawdź, czy na Twoim koncie pocztowym jest włączona usługa  SMTP (czasem nazywana IMAP). Niektórzy dostawcy poczty wymagają, żeby to ręcznie włączyć. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, albo takiej opcji nie ma, skontaktuj się z obsługą klienta swojej poczty.