KSEF: Import okresowy dokumentów PZ z KSeF

Okresowy import faktur pozwala na pobieranie dokumentów zakupu z bazy ministerialnej na podstawie określonego zakresu dat.

Lokalizacja w programie:
FL5 > ZAKUPY > ZAKUPY > [→] > IMPORT > KSEF > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW.

Wymagane uprawnienia

Aby operator mógł korzystać z tej funkcji, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli uprawnienie jest wyłączone, opcja w menu będzie widoczna, ale niedostępna.

Aby nadać uprawnienia:

Przejdź do: FL5 > ADMINISTRACJA > OPERATORZY.
Wybierz operatora (enter) i przejdź do sekcji UPRAWNIENIA.
W kategorii DOKUMENTY HANDLOWE ustaw opcję Przegląd dokumentów KSEF na TAK.

Zarządzanie listą dostawców (Whitelista)

Aby ułatwić i przyśpieszyć proces importu, można stworzyć listę dostawców, dla których będą pobierane dokumenty.

Konfiguracja listy:

Ścieżka: FL5 > ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF > PARAMETRY > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW – FILTRUJ DOSTAWCÓW.
Ustaw opcję na TAK.
Aby dodać dostawcę, przejdź do pozycji - dostępni dostawcy, użyj klawisza [end], ustaw się na wybranym kontrahencie i zatwierdź go klawiszem [enter].

Działanie listy:

Jeśli lista jest aktywna: System wyświetli i pozwoli zaimportować wyłącznie dokumenty od kontrahentów znajdujących się na liście. Dokumenty spoza listy nie będą widoczne.
Jeśli lista jest pusta: System będzie importować dokumenty od wszystkich kontrahentów.

Instrukcja importu krok po kroku

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokumenty w bazie ministerialnej, należy przygotować odpowiednie dane.

1. Określenie parametrów importu

Wskaż zakres dat.
Wskaż kontrahenta (opcjonalnie) - w zależności od ustawień systemu, pole to może być obowiązkowe lub dobrowolne. Jeśli jest dobrowolne, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów z danego okresu (lub ograniczonych do whitelisty).
- Pola obowiązkowe są oznaczone symbolem *.

2. Pobieranie i wczytywanie dokumentów

Otwórz opcję Przegląd dokumentów w menu Importu KSeF.
Wypełnij odpowiednie pola parametrów i zatwierdź okno. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
W oknie przeglądu dokumentów wskaż strzałkami fakturę, którą chcesz pobrać.
Naciśnij klawisz Enter, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.

3. Finalizacja dokumentu

Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako dokument niepotwierdzony. Na tym etapie należy:
- Zweryfikować poprawność danych.
- Przypisać odpowiednie indeksy towarowe.
- Zatwierdzić dokument PZ.