Jak dowiem się czy dokument został pomyślnie przesłany do KSEF?

Po wystawieniu faktury w systemie ERP możesz w prosty sposób zweryfikować, czy dokument został poprawnie wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur. System udostępnia dwa miejsca, w których można monitorować status wysyłki.

1. Podgląd statusu w przeglądzie faktur (kolumna „ksef status”)

Aby dodać kolumnę „ksef status”:

Otwórz Przegląd FAKTURY.

Wciśnij SHIFT + F12 – otworzy się okno konfiguracji widoku kolumn.

Dodaj kolumnę „ksef status” do widoku tabeli.

Po dodaniu kolumny status jest widoczny na liście faktur, dzięki czemu można na bieżąco monitorować, co dzieje się z dokumentem.

Znaczenie statusów:

Status	Znaczenie
“-”	Dokument nie miał jeszcze podjętej próby wysyłki do KSeF.
“O”	Dokument oczekuje na wysyłkę do KSeF.
“W”	Dokument został wysłany do KSeF (oczekuje na potwierdzenie).

2. Szczegółowe informacje w dokumencie (F10)

Dodatkowe, szczegółowe informacje o statusie wysyłki znajdziesz również bezpośrednio na fakturze:

Otwórz fakturę, której status chcesz sprawdzić.

Wciśnij F10 – system wyświetli dane dotyczące komunikacji z KSeF.

3. Potwierdzenie prawidłowej wysyłki

Jeśli faktura została poprawnie zarejestrowana w KSeF, w danych dokumentu pojawią się:

ksef id – unikalny identyfikator faktury w KSeF,

data zaksięgowania – data przyjęcia dokumentu przez system Ministerstwa Finansów,

odpowiedni status w kolumnie ksef status.

Te dwie informacje (ksef id + data zaksięgowania) są jednoznacznym potwierdzeniem, że faktura została prawidłowo przesłana do KSeF.