Weryfikacja zgodności dokumentów ERP vs KSeF (Nowe zestawienie: NIEZGODNOŚCI KSEF)

Zestawienie służy do automatycznego sprawdzania i filtrowania dokumentów z Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) oraz zestawiania ich z danymi wprowadzonymi w systemie ERP Falcon5. Jest to narzędzie stworzone przede wszystkim dla działu księgowości, ułatwiające pełne rozliczenie wybranego miesiąca.

Zestawienie pobiera cały zbiór dokumentów z KSeF z wybranego okresu, a następnie dokleja do nich informacje z systemu Falcon5 (tagi oraz status obsłużenia). Użytkownik może swobodnie filtrować i analizować te dane na ekranie.

1. Uruchomienie zestawienia

2. Konfiguracja parametrów i filtrów

Po uruchomieniu zestawienia wskaż zakres danych do pobrania. System wyciągnie zbiór faktur z KSeF, który możesz następnie zawężać za pomocą filtrów.

ZAKRES DAT KSEF: Przedział czasowy (daty dodania dokumentów do KSeF). Zazwyczaj wybiera się pełny zakres miesięczny w celu rozliczenia danego okresu.

TAGI DO SPRAWDZENIA: Kontroluje wyświetlanie dokumentów na podstawie przypisanych im tagów:
- Wskazany konkretny tag (np. ZAKUP, KOSZT) – system pokaże tylko dokumenty z tym konkretnym tagiem.
- Wszystkie tagi – system wyświetli wyłącznie dokumenty, które mają przypisany jakikolwiek tag.
- Pole pozostawione puste – system wyświetli tylko dokumenty bez żadnych tagów.

KONTRAHENT: Pozwala zawęzić listę do jednego podmiotu (wyszukiwanie po nazwie lub NIP).

OBSŁUŻONY: Filtruje dokumenty na podstawie ich statusu weryfikacji.

Jak system definiuje status "OBSŁUŻONY"?

Status	Kiedy dokument uznawany jest za...
OBSŁUŻONY (TAK)	Dokument został poprawnie zaimportowany z KSeF do ERP i wszystkie dane (kwota netto, brutto, waluta, typ dokumentu, daty) są w 100% zgodne.Dokument ma tag 'KOSZT', został poprawnie wyeksportowany do pliku XML i nie znajduje się w systemie ERP.
OBSŁUŻONY (NIE)	Dokument w ogóle nie został zaimportowany do systemu ERP.Dokument został zaimportowany, ale występują rozbieżności w danych (np. inne kwoty, waluta, typ lub daty między ERP a KSeF).Dokument ma tag 'KOSZT', ale nie został jeszcze wyeksportowany do pliku XML.Dokument ma tag 'KOSZT', ale został zaimportowany do ERP (co jest procedurą niepoprawną dla tego tagu).

Po ustawieniu filtrów użyj opcji W Y K O N A J, aby wygenerować raport.

3. Zarządzanie widokiem i funkcje zestawienia

W oknie wygenerowanego raportu masz pełną kontrolę nad prezentacją danych oraz możliwość szybkiej korekty błędów.

Dostosowanie kolumn [CTRL] + [F12]: Skrót otwiera konfigurację widoku tabeli. Możesz tu włączyć lub ukryć dodatkowe kolumny (np. tag przypisany bezpośrednio do kontrahenta).

Masowa korekta dat [F2]: Jeśli zestawienie wykaże rozbieżności w polach data_o oraz ksef_create_dt, zaznacz wybrane pozycje na liście i użyj klawisza [F2], aby zbiorczo zaktualizować i wyrównać daty w systemie.

Eksport do pliku [TAB]: Umożliwia zrzut widocznej listy do pliku zewnętrznego (np. CSV).

⚠️ Ważna zasada eksportu: Do pliku CSV trafią wyłącznie te kolumny, które są w tym momencie widoczne na ekranie (skonfigurowane pod [CTRL]+[F12]). Jeśli potrzebujesz dodatkowych danych w pliku, włącz ich widoczność w Falconie przed naciśnięciem [TAB].

4. Ważne zasady działania mechanizmów w tle

Wraz z przebudową zestawienia w programie uszczelniono procesy oznaczania dokumentów:

Bezpieczny eksport XML ([F10] na liście importu): Samo naciśnięcie klawisza [F10] nie oznacza automatycznie dokumentu jako wyeksportowany. System najpierw fizycznie sprawdza, czy plik XML został poprawnie utworzony w folderze docelowym. Dopiero po pozytywnej weryfikacji pliku flaga is_xml_exported w bazie danych (KSEFINFO) zmienia się na TAK.

Automatyczny reset statusu przy zmianie tagu: Jeśli dokument miał przypisany tag 'KOSZT' i został wyeksportowany, a Ty zmienisz jego tag na inny (np. 'ZAKUP'), system automatycznie zmieni znacznik wyeksportowania na NIE. Wynika to z faktu, że dokumenty typu 'ZAKUP' podlegają importowi bezpośrednio do bazy Falcona, więc dotychczasowy status eksportu XML staje się nieaktualny.