Import wskazanego dokumentu z KSEF

Nowa funkcjonalność umożliwia pobranie konkretnej faktury zakupu bezpośrednio z serwerów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pozwala to na wprowadzenie dokumentu do bazy na podstawie konkretnych identyfikatorów, bez konieczności przeszukiwania zbiorczych list faktur.

Lokalizacja w programie:
ZAKUPY > ZAKUPY/KOREKTY ZAKUPÓW > IMPORT > KSeF > WSKAZANY DOKUMENT

1. Wymagane dane do importu

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokument w bazie ministerialnej, użytkownik musi podać konkretne informacje. Można wykorzystać kombinację poniższych danych:

• KSeF ID – unikalny numer nadany przez system KSeF, jeżeli podamy tą informację nic więcej nie musimy podawać 

Lub drugi komplet informacji w postaci: 

• Numer dokumentu – numer faktury nadany przez sprzedawcę.
• NIP kontrahenta – numer identyfikacji podatkowej dostawcy.
• Data wystawienia – data widniejąca na dokumencie.

Ważne: Format numeru faktury
W polu „Numer dokumentu” należy wpisać pełną treść numeru wraz z przedrostkiem typu dokumentu(np. FV 123/2026). Podanie samego numeru bez prefiksu (np. 123/2026) może spowodować, że dokument nie zostanie odnaleziony.

2. Instrukcja krok po kroku

1. Otwórz opcję Wskazany dokument w menu Importu KSeF.
2. Wypełnij odpowiednie pola (KSEF ID lub komplet pozostałych informacji).
3. Zatwierdź okno parametrów. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
4. Pojawi się okno podglądu dokumentu.
   • Uwaga: Na tym etapie kolumna „Liczba pozycji” może wyświetlać wartość 0. Jest to zachowanie prawidłowe – pełne dane zostaną pobrane w następnym kroku.
5. Naciśnij klawisz Enter, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.
6. Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako dokument niepotwierdzony.
7. Zweryfikuj poprawność danych, przypisz indeksy towarowe i zatwierdź dokument PZ.

3. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego widzę komunikat „Brak danych” pomimo wpisania numeru?

Najczęstszą przyczyną jest brak prefiksu (np. „FV”) przed numerem faktury lub pomyłka w dacie wystawienia. KSeF wymaga bardzo precyzyjnego dopasowania danych zapytania.

Czy mogę importować w ten sposób zwroty (ZW)P-?

Obecnie mechanizm obsługuje import faktur zakupu (PZ). Obsługa zwrotów (P-) w tym trybie jest planowana w kolejnych aktualizacjach.

Na który magazyn zostanie pobrany dokument?

Import zawsze odbywa się na magazyn, na którym operator jest aktualnie zalogowany w systemie Falcon.

Co z fakturami w walutach obcych?

System pobiera ceny zgodnie z dokumentem źródłowym. Przy fakturach walutowych zaleca się dodatkową weryfikację kursu waluty w oknie zakupu przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu.