Przejdź do treści głównej

Faktury w trybie Batch - uproszczona wysyłka dokumentów

Nowa funkcjonalność ma na celu maksymalne przyspieszenie procesu wystawiania faktur poprzez eliminację zbędnych okien dialogowych oraz automatyzację wysyłki elektronicznej w tle.

1. Warunki aktywacji automatyzacji

Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki:

  • KSeF: Jest aktywny.

  • Tryb pracy: Batch (wsadowy).

  • Parametr: „WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ” jest ustawiony na TAK.

W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru).

2. Zmiany w interfejsie i obsłudze

Po naciśnięciu klawisza TAB (Drukuj) na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków:

  • Brak Pop-upów: Nie pojawiają się okna wyboru „PDF/Ekran”, wyboru odbiorcy faktury ani okno wpisywania adresu e-mail.

  • Komunikat: System wyświetla jedynie nieinwazyjną informację: „Dokument przekazany do kolejki KSeF”.

  • Rozrachunki: Okna dotyczące rozrachunków, reszty i kasy pojawią się tylko wtedy, gdy klient nie posiada parametrów do ich automatycznego procesowania.

    image.png

3. Logika wysyłki i statusy dokumentów

Proces odbywa się w trzech krokach:

  1. Zatwierdzenie (Krok 1): Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status O (Oczekuje). Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie).

    image.png

  2. Oczekiwanie (Krok 2): System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu W (Wysłany) i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana.

  3. Wysyłka (Krok 3): Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta:

    • Dokumenty Elektroniczne = TAK: System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta.

    • Dokumenty Elektroniczne = NIE: Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta.

4. Ręczna wysyłka i kody QR

Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji „Wyślij dokument elektroniczny” (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR:

  • Status O (Oczekuje/Offline): PDF zawiera dwa kody QR.

    image.png

  • Status W (Wysłany/Online): PDF zawiera jeden kod QR.

    image.png

    Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia:

    1. Wejdź w zakładkę: TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF.

    2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać.

    3. Użyj klawisza F4 (WYŚLIJ) – opcja interaktywnej wysyłki.

    4. Potwierdź klikając TAK.

    5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF.

      image.png

      image.png

      image.png

      image.png

      image.png

      image.png

5. Obsługa klientów EWDT

Dla kontrahentów oznaczonych jako klienci EWDT obowiązują specjalne zasady:

  • Faktury nie są wysyłane mailowo automatycznie, niezależnie od innych ustawień.

  • Opcja „Wyślij dokument elektroniczny” jest domyślnie zablokowana.

  • Dokument trafia do KSeF, a klient może go pobrać przez portal B2B dopiero po potwierdzeniu odbioru dostawy.

  • Po potwierdzeniu dostawy w systemie, funkcja ręcznej wysyłki elektronicznej staje się dostępna dla operatora.

Tabela podsumowująca zachowanie systemu:

Dokumenty Elektroniczne Tylko E-forma Zachowanie systemu
TAK TAK Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Auto-wysyłka maila po uzyskaniu statusu 'W'.
NIE TAK Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Brak auto-wysyłki maila (możliwa tylko ręcznie).
TAK NIE Możliwość wyboru fizycznej drukarki. Dalszy proces zgodny ze standardem.
NIE NIE Standardowe działanie (ekran/drukarka).

 

Powrót na górę