Co zmieni się przy fakturowaniu z aktywnym KSeF?

Włączenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powoduje kilka zmian w procesie fakturowania. Samo wystawienie dokumentu pozostaje intuicyjne i zbliżone do dotychczasowego, jednak pojawiają się nowe etapy oraz dodatkowe komunikaty wynikające z obsługi wysyłki ONLINE do KSeF.

Poniżej przedstawiamy, jak zmienia się cały proces – krok po kroku.

---

1. Tworzenie faktury – bez zmian

Proces wprowadzania faktury w systemie ERP pozostaje taki sam jak do tej pory.
Użytkownik:

• tworzy dokument,

• uzupełnia dane,

• zapisuje fakturę.

W tym zakresie nie zachodzą żadne zmiany funkcjonalne.

---

2. Wysyłka faktury do KSeF odbywa się przy wydruku

Po zapisaniu faktury:

1. przechodzimy do Wydruku FV,

2. naciskamy TAB (zgodnie z konfiguracją systemu),

3. system automatycznie uruchamia proces weryfikacji dokumentu z usługą CAIRO.KSEF.

To właśnie w tym kroku odbywa się weryfikacja ONLINE, czyli sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne KSeF.

---

3. Pojawia się komunikat o walidacji dokumentu

Po wybraniu opcji DRUKUJ, system wyświetla komunikat:

„Trwa walidacja FV z CAIRO.KSEF”

Oznacza to, że dokument jest sprawdzany pod kątem:

• poprawności danych,

• zgodności ze strukturą XML KSeF,

• kompletności wymaganych pól.

To nowy krok, który nie występował wcześniej przy standardowym wydruku.

---

4. Automatyczna weryfikacja i przygotowanie do wysyłki

Jeśli weryfikacja przejdzie pomyślnie, system:

✔ przekazuje dokument do rozrachunków,
✔ przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF,
✔ oznacza fakturę jako gotową do przesłania.

Użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie procesu.

---

5. Podgląd/wydruk faktury – jak wcześniej

Po walidacji następuje standardowy podgląd i wydruk faktury.
Na tym etapie nic się nie zmienia – nadal możesz wyświetlić fakturę na ekranie i przygotować ją w formie papierowej lub PDF.

---

6. Nowe oznaczenie dokumentu: „W” – wysłany do KSeF

Po pomyślnej wysyłce faktura otrzymuje w systemie nowy znacznik:

„W” – wysłano do KSeF

Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo ustalić, które dokumenty zostały już przekazane do systemu Ministerstwa Finansów.

Faktura trafia również do kategorii:

➡ Dokumenty potwierdzone

co oznacza, że proces wysyłki zakończył się prawidłowo.

---

7. Fakturę można odszukać w KSeF bezpośrednio po wysyłce

Po poprawnej wysyłce dokument znajdziesz:

• logując się do KSeF,

• wybierając listę wystawionych faktur.

System KSeF przypisze fakturze jej unikalny numer KSeF-ID.

---

8. Możliwość pobrania UPO

Po wysłaniu dokumentu użytkownik ma dostęp do:

➡ UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru

UPO można:

• podejrzeć w formacie XML,

• wysłać na e-mail.

To dodatkowy element procesu, który wcześniej nie występował.

---

Podsumowanie – co realnie się zmienia?

---

Najważniejsze korzyści z fakturowania z aktywnym KSeF

• automatyzacja procesu wysyłki,

• jeden spójny kanał przekazywania faktur,

• gwarancja, że faktura została poprawnie zarejestrowana,

• bezpieczeństwo danych i potwierdzenie UPO,

• możliwość szybszej wymiany dokumentów z kontrahentami.