Co to jest UPO i gdzie je znaleźć w systemie?

W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) każda wysłana faktura otrzymuje UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jest to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura została:

prawidłowo dostarczona do KSeF,

zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów,

oznaczona unikalnym numerem identyfikacyjnym KSeF.

UPO pełni rolę potwierdzenia wysyłki. Dzięki niemu mamy pewność, że dokument trafił do KSeF i może zostać dalej przetwarzany.

Jak pobrać UPO w systemie?

UPO można pobrać bezpośrednio z poziomu faktur. Proces jest bardzo prosty:

Przejdź do podglądu Faktury VAT.

Użyj strzałki w prawo na pasku opcji.

Wybierz funkcję „KSEF – Pobierz UPO”.

Po wybraniu tej opcji otrzymasz dwie możliwości:

1. Podgląd UPO

Wyświetli się UPO w formacie XML – jest to oficjalna struktura dostarczana przez Ministerstwo Finansów.
Taki podgląd pozwala zweryfikować najważniejsze informacje, m.in. datę odbioru czy numer identyfikacyjny dokumentu w KSeF.

2. Wysyłka UPO na e-mail

System może przesłać UPO na wskazany adres email.
Opcja przydatna, jeśli dokument potrzebujesz udostępnić księgowości lub przechować poza systemem.

Dlaczego UPO jest ważne?

potwierdza skuteczną wysyłkę faktury do KSeF,

stanowi dowód rejestracji dokumentu,

pozwala rozwiązywać ewentualne reklamacje lub niejasności podatkowe,

bywa wymagane przez księgowość jako potwierdzenie poprawności procesu.