Automatyczne pobieranie faktur zakupowych w module NSS

Funkcjonalność ta pozwala na automatyczne pobieranie wystawionych  faktur i precyzyjne wiązanie ich z istniejącymi dokumentami PZ po stronie Spółki. Dzięki temu proces rozliczania dostaw i uzupełniania numerów KSeF staje się szybki i bezbłędny.

UWAGA! Instrukcja dotyczy tylko klientów korzystających z modułu NSS. 

1. Wymagania wstępne

• Posiadanie uprawnienia do funkcji: „POBIERZ FV Z IL do PZ”.

• Aktywne parametry globalne dotyczące obsługi KSeF.

• PZ musi pochodzić z procesu Nowej Szybkiej Sprzedaży (Zakupy po stronie Spółki).

2. Jak pobrać i powiązać fakturę?

1. Wejdź do Zakupy po stronie Spółki. 

2. Ustaw kursor na dokumencie PZ, który chcesz powiązać z fakturą.

3. Kliknij ikonę strzałki w prawo (menu akcji) i wybierz opcję:

   POBIERZ FV Z IL do PZ

4. System wyświetli listę faktur wystawionych przez Inter Land w ciągu ostatnich 7 dni.

   • Wskazówka: Dokumenty już wcześniej pobrane są oznaczone gwiazdką *.

5. Zaznacz odpowiednią fakturę (lub kilka) i użyj klawisza F4 [WCZYTAJ].

6. Potwierdź operację komunikatem „TAK”.

3. Automatyczna weryfikacja i podział dokumentów

Po wczytaniu danych system porównuje pozycje na fakturze z pozycjami na Twoim PZ:

• Pełna zgodność (100%): Tworzony jest nowy dokument PZ, który otrzymuje numer KSeF oraz załącznik (plik XML). Pierwotny, „stary” nagłówek PZ zostaje automatycznie anulowany.

• Częściowa zgodność: System „wycina” z PZ tylko te pozycje, które widnieją na fakturze i przenosi je do nowego dokumentu PZ (z przypisanym KSeF). Pozostałe, niedopasowane pozycje zostają na starym dokumencie PZ do wyjaśnienia.

• Brak zgodności: Jeśli system wykryje różnice w ilościach lub cenach, wyświetli raport o błędzie. Żadne zmiany w dokumentach nie zostaną wprowadzone do czasu wyjaśnienia rozbieżności.

4. Co zyskujesz?

• Automatyczne załączniki: Do każdego powiązanego PZ system automatycznie podpina plik XML z który został wysłany przez IL do KSeF oraz uzupełnia urzędowy numer identyfikacyjny.

• Kontrola duplikatów: System posiada blokadę, która uniemożliwia dwukrotne zaimportowanie tej samej faktury KSeF do bazy, co zapobiega dublowaniu kosztów. Pojawi się wówczas komunikat: 
  
  

  
  
  

• Bezpieczeństwo stanów: Mechanizm dba o poprawność stanów magazynowych (rezerwacji i obrotów) podczas dzielenia lub przenoszenia pozycji między dokumentami.

---

FAQ – Najczęstsze pytania

• Dlaczego nie widzę faktury na liście? Sprawdź, czy faktura została już wysłana przez Inter Land do KSeF. System pobiera tylko dokumenty przetworzone przez platformę krajową.

• Czy mogę zaimportować fakturę do pustego PZ? Nie, system wymaga obecności pozycji na PZ źródłowym w celu weryfikacji zgodności towarowej.

• Co jeśli na fakturze są inne ceny niż na PZ? System zgłosi błąd. W takim przypadku należy skontaktować się z serwisem lub wyjaśnić rozbieżność z dostawcą przed ponowną próbą parowania.