KSEF

Jak aktywować KSEF w systemie?

Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku, jak przygotować i skonfigurować system ERP do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Obejmuje ona aktualizację systemu, włączenie parametrów oraz ustawienie autoryzacji za pomocą Tokenu Urzędowego KSeF lub Certyfikatu podpisanego.

1. Aktualizacja systemu ERP

Aby korzystać z funkcjonalności KSeF, upewnij się, że system ERP jest zaktualizowany do najnowszej stabilnej wersji oraz posiada migrację na SQL. 

Jeżeli program ERP nie posiada aktualnej wersji programu lub nie została jeszcze wykonana migracja na SQL prosimy o skontaktowanie się z działem helpdesk. Informujemy, że KSEF można testować również na lekcji systemu, w tym celu również wymagany jest kontakt z działem helpdesk w celu aktualizacji lekcji do najnowszej wersji. 

2. Włączenie parametrów KSeF

  1. Przejdź do menu:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Włącz parametry związane z obsługą KSeF.

3. Uzupełnienie parametrów w ERP

W module PARAMETRY → KSEF znajduje się główna konfiguracja:

image.png

4. Opis środowisk KSeF dostępnych do wyboru (F2)

W polu ADRES URZĘDOWY KSEF dostępna jest lista środowisk udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Poniżej wyszczególnienie tych środowisk oraz linki do udostępnionych przez Ministerstwo Finansów środowisk w których można się uwierzytelnić i uzyskać tokeny oraz certyfikaty, nadać uprawnienia. 

1) Środowisko przedprodukcyjne KSeF - https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ 
2) Środowisko testowe KSeF (demo / szkoleniowe) - https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/ 

3) Środowisko produkcyjne KSeF - https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ 

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.

Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) daje dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – użyj środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast jeżeli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – użyj środowiska przedprodukcyjnego (Demo). 

Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogujesz się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

W praktyce oznacza to, że aby zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego należy użyć prawdziwych danych uwierzytelniających i korzystać z nadanych uprawnień.

Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej (Demo) Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.

Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.

5. Logowanie za pomocą TOKENU URZĘDOWEGO KSEF (środowisko testowe)

Uwaga: Wybierając formę uwierzytelniania w KSeF warto pamiętać, że tokeny będą obowiązywały tylko do końca 2026 roku. Ich miejsce zastąpią certyfikaty, które będzie można generować już od 1 listopada 2026 roku. 

Instrukcja dostępna pod tym linkiem https://pomoc.cairo.pl/link/154#bkmrk-page-title 

6. Autoryzacja za pomocą CERTYFIKATU PODPISANEGO (środowisko testowe)

Metoda zalecana, stabilniejsza i obsługująca pełną integrację automatyczną.

Krok 1: Wygeneruj certyfikat KSeF

  1. Na stronie KSeF przejdź do zakładki Certyfikaty.

  2. Kliknij Wnioskuj o certyfikat.

  3. Wypełnij:

    • Nazwa certyfikatu

    • Hasło (potrzebne później w ERP)

  4. Pobierz wygenerowane pliki:

    • certyfikat .crt

    • klucz prywatny .key

Krok 2: Wprowadź certyfikat do ERP

  1. Przejdź do:
    ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF

  2. Otwórz pliki .crt i .key w edytorze tekstowym (np. Notepad) złącz je jako jeden ciąg znaków 

  3. Skopiuj całą ich zawartość i wklej w pole:
    CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY URZĘDOWY KSEF

  4. W polu:
    HASŁO DO KLUCZA PRYWATNEGO URZĘDOWEGO KSEF
    wpisz hasło ustawione podczas generowania certyfikatu.

  5. Zapisz konfigurację.

7. Test połączenia

Po skonfigurowaniu tokenu lub certyfikatu:

  1. Kliknij TEST POŁĄCZENIA.

  2. Oczekiwany wynik: STATUS: OK.

  3. W przypadku błędu sprawdź:

    • czy token/certyfikat został poprawnie wklejony,

    • czy konto w KSeF ma wymagane uprawnienia,

    • czy adresy KSeF są poprawne (środowisko testowe / przedprodukcyjne / produkcyjne),

    • czy w ERP został wpisany NIP:
      ADMINISTRACJA → PARAMETRY → FIRMA → NIP

8. Włączenie trybu KSeF dla kontrahentów

Aby dany kontrahent mógł pracować w trybie KSeF, należy włączyć dla niego odpowiedni parametr.
Jeśli parametr nie zostanie aktywowany, program będzie działał dla tego kontrahenta w starym trybie, bez obsługi KSeF.

Krok 1: Włącz tryb KSeF dla kontrahenta
Przejdź do:
KONTRAHENCI → DANE OGÓLNE → DZIAŁA W TRYBIE KSeF
Ustaw wartość: TAK

Krok 2: Upewnij się, że został uzupełniony adres KSeF dla magazynu
Przejdź do:
ADMINISTRACJA → LISTA MAGAZYNÓW → strzałka w prawo → EDYCJA ADRESU KSeF

Jeśli adres KSeF nie jest uzupełniony, dokumenty z tego magazynu nie będą mogły zostać wysłane.


Logowanie do KSeF – środowisko testowe

Aby móc korzystać z integracji z KSeF w systemie ERP, użytkownik musi najpierw uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur. Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku sposób logowania oraz generowania danych potrzebnych do autoryzacji w środowisku testowym KSeF.

1. Wejście na stronę KSeF

  1. Otwórz przeglądarkę internetową. https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/ 

  2. Przejdź na oficjalną stronę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

2. Uwierzytelnianie

Na ekranie startowym wybierz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

image.png

3. Uwierzytelnienie w środowisku testowym

Przed zalogowaniem do środowiska testowego pojawi się komunikat:

„Jestem świadomy(a), że uwierzytelniam się do ogólnodostępnego środowiska testowego KSeF, w którym należy posługiwać się zanonimizowanymi, fikcyjnymi danymi.”

image.png

Potwierdź zapoznanie się z informacją.
W środowisku testowym masz do wyboru kilka metod logowania:

Dostępne metody uwierzytelnienia:

5. Wprowadzenie kontekstu logowania

Po wybraniu metody logowania KSeF poprosi o:

image.png

8. Zakończenie logowania

Po przejściu powyższych kroków zobaczysz komunikat informujący, że jesteś zalogowany do środowiska testowego KSeF.

Od tego momentu możesz nadawać uprawnienia, przeglądać dokumenty oraz przygotować integrację z ERP.

Ile mam czasu na przesłanie dokumentu do KSEF?

Wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF zmieniają się zasady dotyczące momentu przesłania faktury do systemu. Podstawowa zasada jest prosta:

1. Faktura musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie – najpóźniej w dniu jej wystawienia

W praktyce:

  • faktura nie może „leżeć w buforze”, bliżej nieokreślony czas 

  • jej prawne wystawienie następuje dopiero po przyjęciu przez KSeF,

  • system ministerstwa decyduje o dacie wystawienia dokumentu.

2. Deadline dla przesłania faktury

✔ Dokument online – wysyłka tego samego dnia, automatycznie.

✔ Dokument offline – wysyłka nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Niedotrzymanie tego terminu oznacza, że dokument nie jest uznany za wystawiony.

3. Tryb ONLINE – standardowe działanie

  • System ERP wysyła fakturę automatycznie podczas zatwierdzania lub wydruku.

  • Dane są weryfikowane po stronie CAIRO.KSeF.

  • Brak ryzyka, że dokument zostanie pominięty.

4. Tryb OFFLINE

Na czym polega tryb OFFLINE?

  1. Wystawiasz fakturę zgodnie ze schemą KSeF.

  2. Dokument zapisuje się lokalnie w ERP jako oczekujący.

  3. Jesteś zobowiązany przesłać go do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

  4. Po wysyłce i akceptacji dokument otrzymuje numer KSeF (moment formalnego wystawienia).

5. Wysyłka BATCH (OFFLINE) – obsługiwana w naszym systemie

W naszym oprogramowaniu dostępna jest pełna obsługa wysyłki wsadowej (batch), która działa w trybie offline.

Oznacza to:

✔ Możesz ustawić CRON, który automatycznie wyśle wszystkie zaległe dokumenty.

System:

  • regularnie sprawdza listę faktur niewysłanych,

  • podejmuje próby wysyłki o ustalonych godzinach,

  • eliminuje ryzyko ręcznego pominięcia dokumentów,

  • automatycznie przesyła duże paczki faktur po awarii lub pracy offline,

  • działa zgodnie z limitem czasowym narzuconym przez ustawę (najpóźniej następnego dnia roboczego).

Dodatkowo CRON generuje raport mailowy z listą dokumentów, których nie udało się wysłać (np. z powodu błędów walidacji). Dzięki temu firma może samodzielnie kontrolować, czy wszystkie faktury zostały skutecznie przekazane do KSeF – CRON automatyzuje proces, ale nie eliminuje potrzeby weryfikacji przypadków błędnych.

To szczególnie ważne w firmach z dużą liczbą dokumentów lub działających w wielu lokalizacjach.

6. Praca podczas awarii KSeF

W przypadku oficjalnej awarii ministerstwa:

  • możesz wystawiać faktury offline bez ograniczeń,

  • musisz przesłać je w ciągu 7 dni od zakończenia awarii,

  • komunikat o awarii i jej zakończeniu publikuje MF.

CRON z wysyłką batch dodatkowo zabezpiecza, że wszystkie dokumenty trafią do KSeF bez Twojej ingerencji.

Podsumowanie

Tryb Kiedy FV jest uznana za wystawioną? Termin wysyłki Jak działa system ERP
ONLINE od razu po przyjęciu przez KSeF tego samego dnia wysyłka automatyczna
OFFLINE po nadaniu numeru KSeF następny dzień roboczy dokument oczekuje, wysyłka ręczna lub CRON
BATCH (OFFLINE) po akceptacji KSeF zgodnie z przepisami CRON automatycznie wysyła zaległe FV
Awarie KSeF po wysyłce po awarii do 7 dni CRON wysyła masowo po przywróceniu działania

Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF.

1. Analiza obecnych procesów fakturowania

Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów:

Efekt: ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa.

2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów

Przed wdrożeniem KSeF warto:

Dlaczego to ważne?
W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF. Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze.

3. Ustalenie polityki uprawnień

W KSeF każda firma musi określić, kto:

Warto z góry ustalić role użytkowników.
Przykładowe role:

Rola Funkcja
Administrator KSeF zarządza uprawnieniami i integracją
Wystawca wystawia i wysyła dokumenty
Odbiorca pobiera faktury od kontrahentów
Księgowość rozlicza dokumenty po pobraniu

4. Przygotowanie infrastruktury IT

Niezbędne elementy:

5. Przygotowanie dokumentów i wydruków

Po wejściu KSeF:

6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów

Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF:

Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie. 

Trzeba ustalić:

7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami

Wdrożenie KSeF wymaga:

Przykładowy komunikat:
„Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.”

8. Testy przed uruchomieniem

Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać:

Jak wysłać dokument do KSEF w trybie ONLINE?

1. Wystawienie faktury

Proces tworzenia faktury nie ulega zmianie.
Wprowadzamy dokument do systemu tak jak dotychczas, korzystając z tego samego formularza i ustawień.

2. Wydruk faktury = wysyłka do KSeF ONLINE

Po zapisaniu faktury:

  1. Przechodzimy do Wydruku FV.

  2. Naciskamy TAB (zgodnie z konfiguracją).

  3. W tym momencie system uruchamia proces wstępnej weryfikacji faktury z usługą CAIRO.KSEF – sprawdzane są wszystkie pola wymagane do wysyłki ONLINE.

Następnie:

System sprawdza zgodność dokumentu z parametrami wymaganymi przez KSeF.

image.png

3. Automatyczna weryfikacja dokumentu

Usługa CAIRO.KSEF wykonuje pełną walidację w tle:

Jeżeli wszystko jest poprawne — proces przechodzi do kolejnego etapu.

4. Przesłanie dokumentu do rozrachunków

Po pozytywnej weryfikacji system automatycznie wykonuje:

✔ przekazanie dokumentu do rozrachunków,
✔ przygotowanie i zapis dokumentu do wysyłki do KSeF.

Na ekranie pojawi się komunikat potwierdzający wysyłkę FV do KSEF; 

image.png

5. Wyświetlenie podglądu / wydruk faktury

Następuje standardowy podgląd lub wydruk faktury – dokładnie tak jak dotychczas.
Ten etap nie różni się niczym od wcześniejszej pracy z dokumentem.

image.png

6. Oznaczenie dokumentu jako wysłanego do KSeF

Po wykonaniu procesu faktura zostaje:

To wizualna informacja, że dokument został przekazany do systemu KSeF.

image.png

7. Sprawdzenie dokumentu w KSeF

Wysłaną fakturę można zobaczyć bezpośrednio w KSeF:

  1. Logujemy się na konto KSeF,

  2. Przechodzimy do listy dokumentów,

  3. Odnajdujemy wysłaną fakturę na liście (systemy synchronizują się automatycznie).

image.png

Jak dowiem się czy dokument został pomyślnie przesłany do KSEF?

Po wystawieniu faktury w systemie ERP możesz w prosty sposób zweryfikować, czy dokument został poprawnie wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur. System udostępnia dwa miejsca, w których można monitorować status wysyłki.

1. Podgląd statusu w przeglądzie faktur (kolumna „ksef status”)

Aby dodać kolumnę „ksef status”:

  1. Otwórz Przegląd FAKTURY.

  2. Wciśnij SHIFT + F12 – otworzy się okno konfiguracji widoku kolumn.

  3. Dodaj kolumnę „ksef status” do widoku tabeli.

Po dodaniu kolumny status jest widoczny na liście faktur, dzięki czemu można na bieżąco monitorować, co dzieje się z dokumentem.

image.png


Znaczenie statusów:

Status Znaczenie
“-” Dokument nie miał jeszcze podjętej próby wysyłki do KSeF.
“O” Dokument oczekuje na wysyłkę do KSeF.
“W” Dokument został wysłany do KSeF (oczekuje na potwierdzenie).

2. Szczegółowe informacje w dokumencie (F10)

Dodatkowe, szczegółowe informacje o statusie wysyłki znajdziesz również bezpośrednio na fakturze:

  1. Otwórz fakturę, której status chcesz sprawdzić.

  2. Wciśnij F10 – system wyświetli dane dotyczące komunikacji z KSeF.

image.png

3. Potwierdzenie prawidłowej wysyłki

Jeśli faktura została poprawnie zarejestrowana w KSeF, w danych dokumentu pojawią się:

Te dwie informacje (ksef id + data zaksięgowania) są jednoznacznym potwierdzeniem, że faktura została prawidłowo przesłana do KSeF.

image.png

Jak znajdę dokumenty które nie zostały wysłane do KSEF?

Przegląd dokumentów niewysłanych do KSeF

Po kliknięciu TAB na nagłówkach dostępna jest opcja:

„FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF”

image.png

Po jej wybraniu otworzy się dodatkowe okno, w którym wyświetlane jest zestawienie wszystkich faktur zatwierdzonych, ale niewysłanych do KSeF. 
Znajduję tam również kolumna TREŚĆ BŁĘDU która wskaże z jakiego powodu FV nie została wysłana. 

Dostęp do funkcji i uprawnienia

Dostęp do przeglądu jest kontrolowany przez uprawnienie:

KSEF – podgląd dokumentów niewysłanych do KSeF

Spójny widok przeglądu

Niezależnie od miejsca wejścia (np. z poziomu:

użytkownik widzi ten sam, spójny widok przeglądu, z identycznym zakresem danych, kolumn i filtrów.

Uwaga: Dokumenty zaliczkowe posiadają osobne okno przeglądu, ale działają według tych samych zasad (statusy, filtry, uprawnienia).

image.png

Zakres danych

Przegląd wyświetla:

Kolumna TREŚĆ BŁĘDU informuje, z jakiego powodu dany dokument nie został wysłany do KSeF.



Dla operatorów z odpowiednim uprawnieniem jest możliwość przeglądu dokumentów niewysłanych do KSEF z wszystkich magazynów.  Widok można filtrować per magazyn korzystając z opcji ZAZNACZ WEDŁUG. 

W tym celu należy zaznaczyć uprawnienie KSEF - dokumenty niewysłane - wszystkie magazyny. 

Filtrowanie i wyszukiwanie

F2 – Filtry

Pod klawiszem F2 dostępne są filtry umożliwiające wybór typu dokumentu:

HOME – wyszukiwanie po numerze dokumentu

Dodatkowo mamy możliwość wyszukania kontrahenta wpisując od razu w przeglądzie jego nazwę. 

Dostępne operacje na liście dokumentów

1. Wysyłka dokumentu do KSeF –

F4

2. Eksport dokumentu do XML –

F6

Po użyciu F6 możliwe jest:

Dostępne opcje:

Efekt końcowy

Użytkownik z odpowiednim uprawnieniem ma dostęp do:

Użytkownik bez uprawnień – otrzymuje jednoznaczną informację o braku dostępu do funkcji.

Jakie będą konsekwencje i blokady po przesłaniu dokumentu do KSeF?

Wraz z aktywną integracją systemu ERP z KSeF zmianie ulega sposób pracy na fakturach po ich wysłaniu do rządowego systemu. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze konsekwencje oraz blokady, które pojawią się po przesłaniu dokumentu do KSeF.

1. Brak możliwości edycji faktury po udanym wysłaniu po KSef

Po wysłaniu faktury do KSeF dokument staje się trwale zapisany i nie można w nim dokonywać edycji:

2. Blokada anulowania dokumentu

System nie pozwala na anulowanie faktury po jej wysłaniu do KSeF.

Jeśli dokument został omyłkowo wystawiony, możliwe jest uznanie go za pustą/wadliwą fakturę poprzez wystawienie korekty "do zera" zgodnie z zasadami księgowymi.
W ERP nie można już wykonać standardowej operacji anuluj dokument.

3. Faktura jest widoczna w KSeF natychmiast po wysyłce

Po poprawnym przesłaniu dokumentu:

Dokument jest uznany za urzędowo wystawiony – moment akceptacji przez KSeF stanowi datę wystawienia.

4. Ograniczenia na poziomie rozrachunków

Po przesłaniu dokumentu:

Rozrachunki mogą być realizowane tak jak dotychczas, ale nie ma możliwości zmiany samego dokumentu.

5. Kontrola spójności danych

Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF:

6. UPO staje się częścią dokumentacji

Po wysłaniu otrzymujemy UPO, które:

Brak UPO oznacza, że faktura nie została skutecznie przyjęta przez KSeF.

7. Możliwość monitorowania statusu faktury

W widoku listy faktur można dodać kolumnę “KSeF Status”, gdzie zobaczymy:

ERP automatycznie aktualizuje statusy w zależności od odpowiedzi z KSeF.

Limity wielkości pliku XML w KSeF – co warto wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza konkretne ograniczenia dotyczące wielkości faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. W przypadku firm wystawiających dokumenty z dużą liczbą pozycji towarowych znajomość tych limitów jest kluczowa, ponieważ może wpływać na możliwość poprawnego przesłania faktur do KSeF.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady i wnioski wynikające z analizy technicznej oraz testów.

1. Oficjalne limity KSeF dotyczące wielkości faktury XML

Bez załączników

Z załącznikiem (wysyłanym w strukturze faktury)

Limity te są narzucone przez Ministerstwo Finansów i obowiązują zarówno w wysyłce interaktywnej (ONLINE), jak i w przyszłych mechanizmach wsadowych (batch).

2. Ile pozycji mieści się w limicie 1 MB?

Na podstawie testów przeprowadzonych na rzeczywistych strukturach KSeF ustalono, że:

UWAGA!
Przy bardzo dużych fakturach ryzyko przekroczenia limitów KSeF jest pewne.

3. Czy limit można zwiększyć?

Tak, ale tylko w określonych granicach. Ministerstwo Finansów pozwala organizacjom wnioskować o indywidualne zwiększenie limitów technicznych.

4. Co to oznacza dla dużych firm?

Dla przedsiębiorstw wystawiających faktury:

UWAGA!
To oznacza, że w części firm konieczne będzie przeorganizowanie procesów fakturowania.

6. Co powinni zrobić klienci wystawiający bardzo duże faktury?

Rekomendujemy:

✔ Analizę wolumenów danych

✔ Podjęcie decyzji o docelowym modelu

✔ Rozważenie wniosku o zwiększenie limitu w KSeF

Ministerstwo Finansów umożliwia składanie wniosku o:

Dotyczy to jednak realnych potrzeb operacyjnych i wymaga uzasadnienia.

Automatyczne pobieranie faktur zakupowych w module NSS

Funkcjonalność ta pozwala na automatyczne pobieranie wystawionych  faktur i precyzyjne wiązanie ich z istniejącymi dokumentami PZ po stronie Spółki. Dzięki temu proces rozliczania dostaw i uzupełniania numerów KSeF staje się szybki i bezbłędny.

UWAGA! Instrukcja dotyczy tylko klientów korzystających z modułu NSS. 

1. Wymagania wstępne

2. Jak pobrać i powiązać fakturę?

  1. Wejdź do Zakupy po stronie Spółki. 

  2. Ustaw kursor na dokumencie PZ, który chcesz powiązać z fakturą.

  3. Kliknij ikonę strzałki w prawo (menu akcji) i wybierz opcję:

    POBIERZ FV Z IL do PZ

  4. System wyświetli listę faktur wystawionych przez Inter Land w ciągu ostatnich 7 dni.

    • Wskazówka: Dokumenty już wcześniej pobrane są oznaczone gwiazdką *.

  5. Zaznacz odpowiednią fakturę (lub kilka) i użyj klawisza F4 [WCZYTAJ].

  6. Potwierdź operację komunikatem „TAK”.

3. Automatyczna weryfikacja i podział dokumentów

Po wczytaniu danych system porównuje pozycje na fakturze z pozycjami na Twoim PZ:

4. Co zyskujesz?

FAQ – Najczęstsze pytania

Automatyczne tworzenie KP/KW

System umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów KP/KW podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, korekt oraz innych dokumentów magazynowych, zgodnie ze szczegółową konfiguracją parametrów.

Mechanizm wyzwalania

Parametryzacja (Automatyczne tworzenie KP/KW)

System umożliwia szczegółowe rozbicie automatyzacji na konkretne typy dokumentów:

Dodatkowe opcje konfiguracji obejmują potwierdzanie przesłania, automatyczny druk po utworzeniu oraz określenie formy płatności (karta/gotówka).

Parametry automatycznego tworzenia KP/KW znajdują się w lokalizacji: ./CSFL5 > ADMINISTRACJA > PARAMETRY OGÓLNE > KASA/BANK > PARAMETRY OGÓLNE.

Jeśli opcja POTWIERDZAJ PRZESYŁANIE jest ustawiona na TAK, każdorazowo po wydruku dokumentu pojawi się zapytanie: WPROWADZIĆ DOKUMENT DO KASY? TAK / NIE. Po wyborze TAK system wyświetla listę kas; po wskazaniu właściwej kasy można dokonać wydruku dokumentu kasowego.

Wygenerowane dokumenty są dostępne w ścieżce: ./CSFL5 > PŁATNOŚCI > KASA/BANKI > TECZKA > DOKUMENTY BIEŻĄCE: KASA GŁÓWNA.

Logika raportowania i znacznik is_autokpkw

Raport sprzedaży jest generowany w lokalizacji: ./CSFL5 > ZESTAWIENIA > KSIĘGOWE > RAPORT SPRZEDAŻY.

Znacznik is_autokpkw

Każdy dokument sprzedaży, który spowodował automatyczne wygenerowanie KP/KW, otrzymuje w bazie danych znacznik is_autokpkw. W polu FAK.status odpowiada to 18. znakowi o wartości *.

Raport Sprzedaży

Dokumenty posiadające znacznik is_autokpkw są automatycznie pomijane w podsumowaniach gotówki i kart w raporcie sprzedaży. Dokumenty rozliczone ręcznie (np. z poziomu przeglądu płatności kontrahenta) pozostają widoczne w raporcie i wchodzą do podsumowania.

Warianty raportu

Raport może pracować w dwóch trybach zależnie od parametru Flparam RaportSpBezFPlat:

Co to jest tryb wysyłki (Batch) w Cron?

Wprowadzenie trybu wsadowego jest kluczowe dla firm generujących duży wolumen dokumentów (powyżej 5 000 dziennie). Pozwala on na obejście limitów zapytań interaktywnych narzuconych przez Ministerstwo Finansów poprzez pakowanie wielu faktur w jedną paczkę. 

Włączenie tego trybu jest możliwe tylko przez serwis Cairo. 

1. Kluczowe zmiany techniczne

  • Nowa metoda wysyłki: System wykorzystuje funkcję która przesyła paczki dokumentów w formacie ZIP zakodowanym w Base64.

  • Struktura paczki: Każdy request zawiera:

    • Unikalny identyfikator paczki.

    • Liczba dokumentów wewnątrz (domyślnie 50).

    • Skrót SHA256 do weryfikacji integralności danych.

  • Obsługa mieszana: Paczka ZIP może zawierać zarówno faktury Offline (XML), jak i oczekujące dokumenty Online (JSON).

2. Nowe Parametry Konfiguracyjne (Cron)

W sekcji [KSEF_SAFE_MODE] lub dedykowanych ustawieniach Cron dodano parametry sterujące nową logiką:

Parametr Wartość domyślna Opis
time
 1234567:*1 Ustawienie jak często cron ma się wykonać i przesyłać paczki
delayed_sending:
 0
 <liczba minut> (domyślnie: 0 - wysyłka natychmiastowa; > 0 - wysyłka z opóźnieniem). Opóźnienie daje czas na uzupełnienie błędnych danych lub diagnozę problemu. Zatwierdzony dokument zostanie wysłany przez crona po zadeklarowanym czasie. Wstępna walidacja jest szczelna, ale w przypadku braku połączenia system będzie ponawiał próbę po zadeklarowanym czasie (np. 5-10 minut).
email
 pusty Adres, na który będą wysyłane raporty o niewysłanych dokumentach.
max_package 50 Maksymalna liczba faktur w jednej paczce ZIP.
try_count 2 Liczba prób wysyłki dla dokumentów z błędami merytorycznymi.

3. Logika działania Crona

  1. Grupowanie: Cron zbiera dokumenty oczekujące na wysyłkę.

  2. Paczkowanie: Jeśli liczba dokumentów przekracza max_package, są one dzielone na kilka paczek ZIP.

  3. Weryfikacja: Po wysłaniu ZIPa, system zamyka sesję i czeka do 30 sekund na przydzielenie numerów KSeF ID.

  4. Błędy: Dokumenty z błędami merytorycznymi są blokowane po przekroczeniu try_count, aby nie wstrzymywać kolejnych paczek. Błędy komunikacyjne (brak internetu) nie zwiększają licznika prób.

Scenariusz Przykładowy

  • Stan: Oczekuje 230 faktur.

  • Działanie: * System generuje 4 paczki po 50 faktur oraz 1 paczkę po 30 faktur.

    • Wszystkie paczki są wysyłane w jednej sesji Crona, co zużywa tylko kilka requestów do API zamiast 230.

Kod QR OFFLINE24 na wydrukach

Tryb Offline24 został wprowadzony, aby umożliwić nieprzerwaną pracę i wydawanie dokumentów sprzedaży w sytuacjach braku dostępności ministerialnego systemu KSeF (awarie, prace serwisowe) lub problemów z łączem internetowym po stronie użytkownika.

Uwaga: Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, tryb Offline powinien być używany wyłącznie w uzasadnionych przypadkach awaryjnych. Dokumenty wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF niezwłocznie po przywróceniu łączności (maksymalnie w ciągu 24h).

1. Działanie systemu w trybie awaryjnym

W przypadku problemów z połączeniem, podczas próby zatwierdzenia i wydruku dokumentu, system ERP wyświetli komunikat:

"Dokument nie został przesłany do KSeF. Czy chcesz go wydrukować jako Offline24?"

Blokada edycji: Faktura oznaczona jako Offline24, która została już wydrukowana, posiada zablokowaną możliwość odtwierdzania i modyfikacji (analogicznie jak dokumenty z nadanym numerem KSeF ID).

2. Kody QR na wydruku Offline

Faktura wystawiona w trybie Offline24 różni się od standardowej obecnością dwóch kodów QR (wyłącznie na wydrukach PDF):

Rodzaj kodu Funkcja
KOD I (Weryfikacyjny) Służy do identyfikacji i pobrania faktury. Po wysłaniu dokumentu do KSeF, ten sam kod będzie kierował do oficjalnej faktury w systemie ministerialnym.
KOD II (Certyfikat) Służy do weryfikacji wiarygodności wystawcy. Potwierdza, że dokument pochodzi z autoryzowanego źródła mimo braku numeru KSeF ID w momencie wydruku.

3. Konfiguracja i wymagania

Aby tryb Offline24 działał prawidłowo, konieczne jest uzupełnienie danych certyfikatu podpisu linku (generowanego w Aplikacji Podatnika lub MCU):

4. Proces wysyłki dokumentów Offline

Dokumenty wystawione jako Offline24 nie "znikają" z kolejki. Muszą zostać przesłane do KSeF po ustaniu awarii:

  1. Tryb ręczny: Dokumenty są widoczne w przeglądzie faktur niewysłanych ze statusem "Offline". Można je wysłać korzystając z opcji F4 po przywróceniu internetu.
  2. Tryb Batch (Cron): W systemach zintegrowanych (np. duże hurtownie), system automatycznie podejmie próbę wysłania dokumentów w najbliższym oknie harmonogramu (Cron).

Ważne: Po pomyślnej wysyłce dokumentu Offline do KSeF, kod QR znajdujący się na wcześniejszym wydruku pozostaje ważny i będzie kierował do właściwej faktury online. Nie ma potrzeby ponownego drukowania dokumentu dla klienta.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę wydrukować dokument Offline na drukarce igłowej (tekstowej)?
Wydruk tekstowy (TXT) nie obsługuje kodów graficznych QR. W takim przypadku na wydruku pojawi się jedynie skrót tekstowy umożliwiający późniejszą weryfikację faktury.

Co jeśli zapomnę wysłać dokumenty Offline w ciągu 24h?
Niedopełnienie obowiązku wysyłki w terminie ustawowym może skutkować sankcjami skarbowymi. Zaleca się regularne sprawdzanie statusu "Niewysłane" w menu KSeF.

Kod QR ONLINE na wydrukach

W ramach integracji z KSeF API 2.0, wprowadzono mechanizm automatycznego generowania i umieszczania kodu QR ONLINE na wydrukach dokumentów sprzedaży. Kod ten umożliwia natychmiastową weryfikację faktury w systemie ministerialnym za pomocą urządzenia mobilnego.

Działanie: Po pomyślnej wysyłce dokumentu do KSeF i nadaniu mu numeru KSeF ID, system generuje unikalny kod QR, który zostaje naniesiony na wydruk PDF.

Charakterystyka kodu QR na wydruku

image.png

Warunki pojawienia się kodu QR

Aby kod QR został naniesiony na dokument, muszą zostać spełnione następujące warunki:

  1. Dokument musi zostać poprawnie przetworzony przez bramkę KSeF (status: Wysłany).
  2. Dokument musi posiadać nadany numer KSeF ID.
  3. Wydruk musi być realizowany w formacie obsługującym grafikę (np. PDF, cairo.desk).

Uwaga! Kod QR nie pojawi się na dokumentach:

Konfiguracja czasu oczekiwania (Timeout)

W związku z tym, że kod QR jest generowany na podstawie danych z systemu KSeF, system ERP musi poczekać na odpowiedź z serwerów ministerstwa przed wygenerowaniem wydruku. Procesem tym steruje parametr:

Parametr: KsefSendTimeout (Maksymalny czas oczekiwania na wysyłkę faktury w sekundach - uzyskania ksefid) 
Wartość domyślna: 30 sekund.

Procedura odpytywania o status wygląda następująco:

Co to jest UPO i gdzie je znaleźć w systemie?

W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) każda wysłana faktura otrzymuje UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jest to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura została:

UPO pełni rolę potwierdzenia wysyłki. Dzięki niemu mamy pewność, że dokument trafił do KSeF i może zostać dalej przetwarzany.

Jak pobrać UPO w systemie?

UPO można pobrać bezpośrednio z poziomu faktur. Proces jest bardzo prosty:

  1. Przejdź do podglądu Faktury VAT.

  2. Użyj strzałki w prawo na pasku opcji.

  3. Wybierz funkcję „KSEF – Pobierz UPO”.

image.png

Po wybraniu tej opcji otrzymasz dwie możliwości:

1. Podgląd UPO

Wyświetli się UPO w formacie XML – jest to oficjalna struktura dostarczana przez Ministerstwo Finansów.
Taki podgląd pozwala zweryfikować najważniejsze informacje, m.in. datę odbioru czy numer identyfikacyjny dokumentu w KSeF.

2. Wysyłka UPO na e-mail

System może przesłać UPO na wskazany adres email.
Opcja przydatna, jeśli dokument potrzebujesz udostępnić księgowości lub przechować poza systemem.

image.png

Dlaczego UPO jest ważne?

Czy muszę ręcznie oznaczać kontrahentów jako „wysyłka do KSeF – TAK/NIE”?

W programie dostępne są dwa sposoby zarządzania wysyłką dokumentów do KSeF, dzięki czemu można elastycznie dostosować działanie systemu do etapu wdrożenia oraz potrzeb firmy.

1. Ustawienie globalne – KSeF dla wszystkich kontrahentów

W parametrach globalnych KSeF można określić, czy system ma działać w trybie KSeF globalnie dla wszystkich kontrahentów.

To rozwiązanie rekomendowane jest w momencie, gdy:

W takim scenariuszu:

image.png

2. Ustawienie na kartotece kontrahenta – KSeF per kontrahent

Drugą możliwością jest ustawianie trybu KSeF bezpośrednio na kontrahencie.

Ten wariant sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

W tym przypadku:

image.png

Masowa zmiana ustawień dla kontrahentów

Dodatkowo system umożliwia szybką, zbiorczą zmianę ustawień bez wchodzenia w każdą kartotekę osobno.

W przeglądzie katalogu kontrahentów dostępna jest opcja:

Zaznacz według → DZIAŁA W TRYBIE KSeF

Dzięki niej można:

image.png

Podsumowanie

Co zmieni się przy fakturowaniu z aktywnym KSeF?

Włączenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powoduje kilka zmian w procesie fakturowania. Samo wystawienie dokumentu pozostaje intuicyjne i zbliżone do dotychczasowego, jednak pojawiają się nowe etapy oraz dodatkowe komunikaty wynikające z obsługi wysyłki ONLINE do KSeF.

Poniżej przedstawiamy, jak zmienia się cały proces – krok po kroku.

1. Tworzenie faktury – bez zmian

Proces wprowadzania faktury w systemie ERP pozostaje taki sam jak do tej pory.
Użytkownik:

W tym zakresie nie zachodzą żadne zmiany funkcjonalne.

2. Wysyłka faktury do KSeF odbywa się przy wydruku

Po zapisaniu faktury:

  1. przechodzimy do Wydruku FV,

  2. naciskamy TAB (zgodnie z konfiguracją systemu),

  3. system automatycznie uruchamia proces weryfikacji dokumentu z usługą CAIRO.KSEF.

To właśnie w tym kroku odbywa się weryfikacja ONLINE, czyli sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne KSeF.

3. Pojawia się komunikat o walidacji dokumentu

Po wybraniu opcji DRUKUJ, system wyświetla komunikat:

„Trwa walidacja FV z CAIRO.KSEF”

Oznacza to, że dokument jest sprawdzany pod kątem:

To nowy krok, który nie występował wcześniej przy standardowym wydruku.

4. Automatyczna weryfikacja i przygotowanie do wysyłki

Jeśli weryfikacja przejdzie pomyślnie, system:

✔ przekazuje dokument do rozrachunków,
✔ przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF,
✔ oznacza fakturę jako gotową do przesłania.

Użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie procesu.

5. Podgląd/wydruk faktury – jak wcześniej

Po walidacji następuje standardowy podgląd i wydruk faktury.
Na tym etapie nic się nie zmienia – nadal możesz wyświetlić fakturę na ekranie i przygotować ją w formie papierowej lub PDF.

6. Nowe oznaczenie dokumentu: „W” – wysłany do KSeF

Po pomyślnej wysyłce faktura otrzymuje w systemie nowy znacznik:

„W” – wysłano do KSeF

Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo ustalić, które dokumenty zostały już przekazane do systemu Ministerstwa Finansów.

Faktura trafia również do kategorii:

➡ Dokumenty potwierdzone

co oznacza, że proces wysyłki zakończył się prawidłowo.

7. Fakturę można odszukać w KSeF bezpośrednio po wysyłce

Po poprawnej wysyłce dokument znajdziesz:

System KSeF przypisze fakturze jej unikalny numer KSeF-ID.

8. Możliwość pobrania UPO

Po wysłaniu dokumentu użytkownik ma dostęp do:

➡ UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru

UPO można:

To dodatkowy element procesu, który wcześniej nie występował.

Podsumowanie – co realnie się zmienia?

Etap Było Jest po aktywacji KSeF
Tworzenie faktury standardowo bez zmian
Wydruk faktury wydruk PDF/papier wydruk + wysyłka do KSeF
Walidacja danych brak obowiązkowa walidacja z CAIRO.KSEF
Status dokumentu standardowy status „W” – wysłano do KSeF
Potwierdzenia brak UPO dostępne do pobrania
Widoczność w systemach tylko ERP również w KSeF

Najważniejsze korzyści z fakturowania z aktywnym KSeF

Czy jest ślad/log wysyłki?

Tak – każda wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pozostawia ślad w systemie, który można monitorować w ERP.

1. Gdzie znaleźć logi KSeF?

Logi związane z wysyłką dokumentów do KSeF znajdują się w Dzienniku Zdarzeń, tak jak dotychczas przy innych operacjach systemowych.

Dzięki temu możesz:

2. Jak wyglądają wpisy w logach?

Przykładowy wpis w dzienniku:

image.png

Dekretacja XML a KSEF

W celu zapewnienia pełnej zgodności z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur, mechanizm dekretacji XML w systemie Falcon5 został rozszerzony o kluczowe identyfikatory KSeF oraz system oznaczeń statusu dokumentów. Umożliwia to zewnętrznym systemom finansowo-księgowym automatyczne wiązanie dekretów z fakturami w portalu ministerialnym oraz precyzyjną identyfikację dokumentów wystawionych poza systemem.

1. Nowe pola w strukturze XML

Poniższe znaczniki są dodawane do pliku dekretacji wyłącznie w przypadku aktywnego modułu KSeF:

Nazwa Taga XML Pole w ERP (oFak) Opis
KsefId ksefid Pełny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.
KsefAcquisitionDate ksef_create_dt Data przyjęcia dokumentu przez system KSeF (YYYY-MM-DD). W przypadku PZ oraz innych dokumentów, które nie posiadają ksef_create_dt, datę pobiera się z numeru ksefid.
KsefStatus ksefstatus Kod statusu dokumentu w systemie (np. 1-Wysłany, 2-Przyjęty).
KsefOffline is_ksef_offline Wartość logiczna: 1 (dokument wystawiony w trybie offline) lub 0 (online).

2. Oznaczenia dokumentów (BFK, DI)

W pliku dekretacji system stosuje następującą logikę oznaczeń, aby system księgowy mógł poprawnie zinterpretować pochodzenie dokumentu:

3. Zachowanie systemu w różnych trybach

4. Komunikaty i kontrola operatora

Podczas generowania dekretacji XML, system weryfikuje status dokumentów. Jeżeli w wybranym zakresie znajdują się faktury wymagające wysyłki do KSeF, które nie posiadają jeszcze numeru identyfikacyjnego (status DI), pojawi się komunikat:

"W RAPORCIE ZNAJDĄ SIĘ DOKUMENTY NIEWYSŁANE DO KSEF"

Operator ma do wyboru dwie opcje:

  1. Przerwij: Pozwala wycofać się z generowania raportu, aby najpierw dokończyć proces wysyłki dokumentów do KSeF i uzyskać brakujące numery ID.

  2. Wygeneruj: Pozwala na wygenerowanie raportu z dokumentami bez numerów ID (zostaną one oznaczone jako DI).

5. Przykład sekcji XML

XML 


<Document>
    ...
    <KsefId>7393609427-20260113-0100C0371B65-00</KsefId>
    <KsefAcquisitionDate>2026-01-13</KsefAcquisitionDate>
    <KsefStatus>2</KsefStatus>
    <KsefOffline>0</KsefOffline>
    ...
</Document>

Import wskazanego dokumentu z KSEF

Nowa funkcjonalność umożliwia pobranie konkretnej faktury zakupu bezpośrednio z serwerów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pozwala to na wprowadzenie dokumentu do bazy na podstawie konkretnych identyfikatorów, bez konieczności przeszukiwania zbiorczych list faktur.

Lokalizacja w programie:
ZAKUPY > ZAKUPY/KOREKTY ZAKUPÓW > IMPORT > KSeF > WSKAZANY DOKUMENT

1. Wymagane dane do importu

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokument w bazie ministerialnej, użytkownik musi podać konkretne informacje. Można wykorzystać kombinację poniższych danych:

Lub drugi komplet informacji w postaci: 

image.png

Ważne: Format numeru faktury
W polu „Numer dokumentu” należy wpisać pełną treść numeru wraz z przedrostkiem typu dokumentu(np. FV 123/2026). Podanie samego numeru bez prefiksu (np. 123/2026) może spowodować, że dokument nie zostanie odnaleziony.

2. Instrukcja krok po kroku

  1. Otwórz opcję Wskazany dokument w menu Importu KSeF.
  2. Wypełnij odpowiednie pola (KSEF ID lub komplet pozostałych informacji).
  3. Zatwierdź okno parametrów. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
  4. Pojawi się okno podglądu dokumentu.
    • Uwaga: Na tym etapie kolumna „Liczba pozycji” może wyświetlać wartość 0. Jest to zachowanie prawidłowe – pełne dane zostaną pobrane w następnym kroku.
  5. Naciśnij klawisz Enter, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.
  6. Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako dokument niepotwierdzony.
  7. Zweryfikuj poprawność danych, przypisz indeksy towarowe i zatwierdź dokument PZ.

3. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego widzę komunikat „Brak danych” pomimo wpisania numeru?

Najczęstszą przyczyną jest brak prefiksu (np. „FV”) przed numerem faktury lub pomyłka w dacie wystawienia. KSeF wymaga bardzo precyzyjnego dopasowania danych zapytania.

Czy mogę importować w ten sposób P-?

Obecnie mechanizm obsługuje import faktur zakupu (PZ). Obsługa zwrotów (P-) w tym trybie jest planowana w kolejnych aktualizacjach.

Na który magazyn zostanie pobrany dokument?

Import zawsze odbywa się na magazyn, na którym operator jest aktualnie zalogowany w systemie Falcon.

Co z fakturami w walutach obcych?

System pobiera ceny zgodnie z dokumentem źródłowym. Przy fakturach walutowych zaleca się dodatkową weryfikację kursu waluty w oknie zakupu przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu.

Import okresowy dokumentów PZ z KSeF

Okresowy import faktur pozwala na pobieranie dokumentów zakupu z bazy ministerialnej na podstawie określonego zakresu dat.

Lokalizacja w programie:
FL5 > ZAKUPY > ZAKUPY > [→] > IMPORT > KSEF > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW.

Wymagane uprawnienia

Aby operator mógł korzystać z tej funkcji, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli uprawnienie jest wyłączone, opcja w menu będzie widoczna, ale niedostępna.

Aby nadać uprawnienia:

  1. Przejdź do: FL5 > ADMINISTRACJA > OPERATORZY.

  2. Wybierz operatora (enter) i przejdź do sekcji UPRAWNIENIA.

  3. W kategorii DOKUMENTY HANDLOWE ustaw opcję Przegląd dokumentów KSEF na TAK.

Zarządzanie listą dostawców (Whitelista)

Aby ułatwić i przyśpieszyć proces importu, można stworzyć listę dostawców, dla których będą pobierane dokumenty.

Konfiguracja listy:

Działanie listy:

Instrukcja importu krok po kroku

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokumenty w bazie ministerialnej, należy przygotować odpowiednie dane.

1. Określenie parametrów importu

2. Pobieranie i wczytywanie dokumentów

2.1. Import ręczny 

Aby ręcznie przetworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności:

2.2. Automatyczny import dokumentów

Funkcja automatycznego importu, dostępna pod klawiszem [F5] w przeglądzie dokumentów KSEF służy do bezpośredniego zaciągania dokumentu z systemu KSEF bez konieczności dodatkowej ingerencji operatora. 

3. Finalizacja dokumentu

Dodatkowe opcje w imporcie 


Do Importu zostały dodatkowe opcje takie jak sortowanie, tagowanie czy eksport dokumentu w formacie XML.

Informacja! W chwili obecnej nie ma możliwości pobierania z KSEF dokumentów w formacie PDF. Dlatego eksport jest możliwy tylko w formacie XML. Cirfmf jakiś czas temu udostępnił generator: https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator więc będziemy rozbudowywać import aby można było pobierać dokumenty w formacie PDF. 

1. Sortowanie dokumentów

System pozwala na szybkie i precyzyjne porządkowanie widoku listy. Za pomocą funkcji F7 możesz sortować dane według kluczowych parametrów dokumentu.

Dostępne kryteria sortowania (F7):

Możesz zarządzać kolejnością wyświetlania pozycji na podstawie następujących kolumn:

image.png

2. Zarządzanie tagami

System umożliwia kategoryzowanie dokumentów za pomocą tagów. Możliwe jest zarówno definiowanie nowych znaczników, jak i automatyczne przypisywanie ich do kontrahentów.

1. Konfiguracja tagów (Słownik)

Zanim zaczniesz korzystać z oznaczeń, musisz zdefiniować ich listę:

image.png

2. Przypisywanie domyślnego taga do kontrahenta

Możesz zautomatyzować proces, przypisując znacznik bezpośrednio do podmiotu. Będzie on podpowiadany zawsze, gdy operator nie wskaże taga ręcznie.

image.png

3. Ręczne tagowanie dokumentu (Import)

Podczas importowania dokumentów masz możliwość nadania im indywidualnych oznaczeń:

image.png

image.png

Priorytetyzacja tagów (Logika systemu)

System stosuje kaskadowy model wyboru znacznika, co gwarantuje poprawność danych przy zachowaniu automatyzacji:

Hierarchia Źródło taga Opis
I (Pierwszeństwo) Ręczne ustawienie Tag nadany bezpośrednio na dokumencie (np. przez F9).
II (Zastępcze) Dane kontrahenta Pobierany automatycznie, jeśli na dokumencie brak ręcznego taga.
3. Filtrowanie widoku (Zaznaczanie według)

Widok przeglądu umożliwia precyzyjne filtrowanie listy dokumentów. W celu zaznaczenia dokumentów należy przejść do Przeglądu dokumentów KSEF, użyć skrótu [CTRL + LEFT], wybrać opcję ZAZNACZ WEDŁUG i wprowadzić odpowiednie dane.

Filtrowanie jest możliwe według następujących kryteriów:

image.png

4. Eksport XML

Dodatkowo, w przeglądzie dokumentów KSeF pod klawiszem [F10] dostępna jest opcja pobrania pliku XML wskazanego dokumentu. Opcja ta jest dostępna wyłącznie dla dokumentów oznaczonych tagiem „KOSZT”.
Aby eksport działał poprawnie, należy wcześniej uzupełnić ścieżkę zapisu w parametrze flparam KsefXMLPath(np. x:/nazwa_folderu) w tym celu musisz się zgłosić do działu serwisu. 

Ograniczenia formatu PDF Obecnie KSeF nie udostępnia dokumentów w formacie PDF, dlatego eksport jest możliwy wyłącznie w formacie XML na wskazaną ścieżkę. Operator klikając F10 nie może jej zmienić. Ścieżka jest ustawiona przez serwis na życzenie klienta przez serwis.  

Plany rozwoju: W związku z udostępnieniem przez CIRFMF oficjalnego generatora (ksef-pdf-generator), pracujemy nad rozbudową modułu importu. W przyszłości system będzie wspierał bezpośrednie pobieranie i obsługę dokumentów w formacie PDF

Mechanizm ostrzegania o dużej liczbie pozycji

Opis funkcjonalności

Wprowadzono mechanizm ostrzegający operatora o ryzyku problemów z wysyłką dokumentów do systemu KSeF w przypadku wystawiania faktur sprzedaży (FV) zawierających bardzo dużą liczbę pozycji. Komunikat ma charakter informacyjny i nie blokuje dalszych operacji w systemie.

Uwaga: Wysoka liczba pozycji w pliku XML może powodować utrudnienia w komunikacji z bramką KSeF lub odrzucenie dokumentu ze względu na jego rozmiar. Więcej na ten temat przeczytasz w  artykule o limitach

Warunki wyświetlenia komunikatu

Komunikat ostrzegawczy pojawia się wyłącznie przy jednoczesnym spełnieniu poniższych warunków:

Zakres działania mechanizmu

Weryfikacja ilości pozycji odbywa się w następujących miejscach systemu:

Parametry konfiguracyjne

Mechanizm jest sterowany za pomocą nowego parametru w konfiguracji FLPARAM:

Parametr: KsefDocumentItemsLimit
Wartość domyślna: 2000
Opis: Określa próg liczby pozycji, powyżej którego system wyświetli ostrzeżenie. Wartość ta może być zmieniana przez serwis (np. na 5000). 

Treść komunikatu

W przypadku przekroczenia limitu operator zobaczy komunikat o treści:

Uwaga: Dokument [NR_DOKUMENTU] zawiera pozycje ponad [LIMIT]. Wysyłka do KSeF może być utrudniona.

Gdzie [LIMIT] to wartość pobrana z FLPARAM, a [NR_DOKUMENTU] to numer procesowanej faktury (jeśli jest już znany na danym etapie). Numer dokumentu pokaże się w przypadku powstałej FV, nie będzie informował o numerze asygnaty/asygnat z której następuje próba wykonania konwersji.

Automatyczne zaznaczanie z limitem

Wprowadzono ułatwienie zaznaczania dokumentów z poziomu: Kontrahenci -> Dokumenty -> Asygnaty nierozliczone.

Wykonując opcję Zaznacz według, system umożliwia automatyczne zaznaczenie dokumentów z uwzględnieniem parametru:

System automatycznie zaznaczy dokumenty, których suma ilości pozycji nie przekracza wartości ustawionej w tym parametrze. Wystarczy zaznaczyć opcje UWZGLĘDNIJ LIMIT POZYCJI KSEF. 

image.png

Weryfikacja ilości pozycji

W celu bieżącej kontroli danych dodano nową kolumnę: ILOŚĆ POZYCJI: Wyświetlana przy liście dokumentów, wskazuje sumę pozycji dla danej pozycji oraz podsumowanie do listy zaznaczonych dokumentów. 

image.png

System pilnuje zdefiniowanych ograniczeń również podczas ręcznej edycji listy. Jeżeli system zaznaczy określoną liczbę dokumentów, a operator doda kolejne i suma pozycji przekroczy zdefiniowaną wartość, podczas konwersji wyświetlony zostanie stosowny komunikat ostrzegający.

image.png

Dodatkowe informacje techniczne

Nowe pola w kartotece kontrahenta: JST i GV (KSeF FA(3))

W strukturze KSeF dla faktur w formacie FA(3) pojawiły się nowe wymagane informacje dotyczące typu podmiotu — należy wskazać, czy nabywca:

Informacje te muszą być przekazywane wraz z fakturą do KSeF.

Co oznaczają nowe pola?

Nazwa pola Skrót Co oznacza? Wartości
Jednostka samorządowa JST Określa, czy kontrahent jest jednostką samorządu terytorialnego (np. gmina, szkoła, urząd). Tak / Nie
Członek grupy VAT GV Określa, czy kontrahent należy do grupy VAT. Tak / Nie

Domyślnie dla nowych i istniejących kontrahentów ustawiana jest wartość Nie (2).

Gdzie ustawić JST i GV?

Nowe parametry znajdują się w kartotece kontrahenta:
Kontrahenci → Edycja kontrahenta → KSeF → Ustawienia JST / GV

Przy dodawaniu nowego kontrahenta wyświetlany jest komunikat przypominający o konieczności świadomego ustawienia JST i GV.

Dla kontrahentów już istniejących wartości można uzupełniać ręcznie, wtedy zostaną prawidłowo wysłane do KSeF.

Wysyłka do KSeF – jak działa?

WSTAW i ZAZNACZ WG

Nowe pola zostały również dodane do operacji:

Dzięki temu można szybko odfiltrować lub oznaczyć kontrahentów JST / GV.

Dodatkowe informacje

Parametry KSEF - wydruk dokumentów tylko w formie elektronicznej

Wprowadzono mechanizm umożliwiający całkowitą rezygnację z fizycznego wydruku dokumentów sprzedaży podlegających systemowi KSeF. Po aktywacji funkcji, system wymusza generowanie dokumentów do pliku (PDF) oraz ich wysyłkę drogą elektroniczną, blokując operatorowi możliwość skierowania wydruku na drukarkę fizyczną.

Cel: Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów FV w relacjach objętych obowiązkiem KSeF.

Konfiguracja parametru

Funkcjonalność jest sterowana globalnie za pomocą nowego parametru w konfiguracji systemu:

Lokalizacja: Administracja → Parametry → KSEF
Nazwa: WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
Wartość: TAK / NIE (Domyślnie: NIE)

Zachowanie systemu przy włączonym parametrze

Jeśli parametr został ustawiony na TAK, system wprowadza następujące zmiany w procesie wystawiania faktur:

1. Menu wydruku i blokady

2. Wysyłka e-mail

Po wygenerowaniu dokumentu do pliku, system automatycznie przygotowuje proces wysyłki mailowej:

Zakres obowiązywania i wyjątki

Działanie parametru jest ściśle powiązane z konfiguracją KSeF oraz typem dokumentu:

Typ dokumentu / Konfiguracja Działanie mechanizmu
Faktury Sprzedaży (FV) Wymuszony wydruk elektroniczny (jeśli KSeF aktywny dla klienta).
Asygnaty (DD) Brak zmian. Drukują się normalnie na drukarkę fizyczną.
Korekty (ZW) Obecnie pozostawione bez wymuszenia (zależne od ogólnych ustawień eFV).
Faktury Zaliczkowe Pozostawione bez zmian (standardowy wydruk).

Ważne: Jeżeli system pracuje w trybie ZAKRES OBOWIĄZYWANIA KSEF = KONTRAHENT, a dany kontrahent ma wyłączoną obsługę KSeF w swoich danych ogólnych, system nie będzie wymuszał formy elektronicznej (chyba że klient ma standardowo włączoną opcję "Dokument elektroniczny").

Logika zależności

Wymuszanie eFV przy włączonym parametrze globalnym zależy od ustawień kontrahenta:

Pobieranie i generowanie plików XML KSeF bezpośrednio z dokumentu

Wprowadziliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia szybki podgląd i pobranie pliku XML (struktury logicznej faktury) bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Opcja ta jest dostępna niezależnie od tego, czy korzystasz z trybu wysyłki online, czy Batch, oraz czy faktura została już wysłana do KSeF.

Gdzie znaleźć nową funkcję?

Funkcja dostępna jest w modułach sprzedażowych dla dokumentów podlegających wysyłce do KSeF (Faktury VAT, Korekty, Faktury Zaliczkowe itp.).

Ścieżka dostępu:

  1. Zaloguj się do systemu.

  2. Przejdź do modułu Sprzedaż.

  3. Otwórz listę faktur (lub innych dokumentów sprzedaży).

  4. Następnie strzałka w prawo i skorzystaj z opcji KSEF WYGENERUJ XML 

image.png

Dostępne opcje

W menu kontekstowym pojawią się nowe opcje, w zależności od statusu dokumentu w KSeF:

1. Opcja: „KSEF WYGENERUJ XML”

2. Opcja: „KSEF POBIERZ XML”

Sposób zapisu pliku

Po wybraniu jednej z powyższych opcji, system umożliwi wykonanie następujących akcji z plikiem XML:

image.png

Najważniejsze korzyści

 

Faktury w trybie Batch - uproszczona wysyłka dokumentów

Nowa funkcjonalność ma na celu maksymalne przyspieszenie procesu wystawiania faktur poprzez eliminację zbędnych okien dialogowych oraz automatyzację wysyłki elektronicznej w tle.

Uwaga! Instrukcja dotyczy Faktur natomiast wysyłka korekt FV odbywa się w identyczny sposób z tym różnieniem że wystawimy dokument ZW 

1. Warunki aktywacji automatyzacji

Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki:

W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru).

2. Zmiany w interfejsie i obsłudze

Po naciśnięciu klawisza TAB (Drukuj) na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków:

3. Logika wysyłki i statusy dokumentów

Proces odbywa się w trzech krokach:

  1. Zatwierdzenie (Krok 1): Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status O (Oczekuje). Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie).

    image.png

  2. Oczekiwanie (Krok 2): System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu W (Wysłany) i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana.

  3. Wysyłka (Krok 3): Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta:

    • Dokumenty Elektroniczne = TAK: System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta.

    • Dokumenty Elektroniczne = NIE: Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta.

4. Ręczna wysyłka i kody QR

Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji „Wyślij dokument elektroniczny” (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR:

5. Obsługa klientów EWDT

Dla kontrahentów oznaczonych jako klienci EWDT obowiązują specjalne zasady:

Tabela podsumowująca zachowanie systemu:

Dokumenty Elektroniczne Tylko E-forma Zachowanie systemu
TAK TAK Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Auto-wysyłka maila po uzyskaniu statusu 'W'.
NIE TAK Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Brak auto-wysyłki maila (możliwa tylko ręcznie).
TAK NIE Możliwość wyboru fizycznej drukarki. Dalszy proces zgodny ze standardem.
NIE NIE Standardowe działanie (ekran/drukarka).

Wystawianie Faktur w trybie Batch

Tryb Batch jest dedykowany firmom wystawiającym bardzo dużą ilość dokumentów. Poniższa instrukcja opisuje proces od wystawienia asygnaty, poprzez konwersję na fakturę, aż po wysyłkę do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur).

I. Proces Konwersji: Od Asygnaty do Faktury

Procedurę rozpoczynamy od standardowego wystawienia dokumentu asygnaty.

  1. Przygotowanie Asygnaty:

    • Wystaw Asygnatę w systemie Falkon (standardowa procedura).

    • Przekaż asygnatę do wydania.

    • Wydrukuj asygnatę (Tab).

    • Status: Gotową asygnatę ze statusem OK można konwertować.

  2. Konwersja na Fakturę (FV):

    • Uruchom konwersję. Pojawi się komunikat: "Czy wykonujemy konwersję na asygnatę?" – Wybierz TAK.

    • Opcjonalnie (zależne od ustawień): Mogą pojawić się okna wyboru grupy dokumentów handlowych oraz wyboru sprzedaży netto/brutto.

  3. Wydruk i Rozrachunki:

    • Pojawi się okno DRUKUJ.

    • Przesłanie do rozrachunków:

      • Jeżeli parametr ROZRACHUNKI >> PRZESŁANIE DO ROZRACHUNKÓW >> PRZESYŁAJ BEZ PYTANIA jest ustawiony na TAK, dokument zostanie przesłany automatycznie (okno się nie pojawi).

      • W przeciwnym razie należy zatwierdzić przesłanie ręcznie.

        image.png

  4. Wybór Formy Dokumentu:

    • Pojawi się okno wydruku zależne od parametrów kontrahenta:

      • Kontrahent dokument elektroniczny: TAK lub NIE

      • Wydruk dokumentów tylko w formie elektronicznej: NIE lub TAK

    • Domyślna forma wysyłki to e-faktura, ale można zmienić ją na Ekran.

      image.png

      image.png

⚠️ WAŻNE OSTRZEŻENIE: Wybór opcji Ekran również powoduje nieodwracalną konwersję na Fakturę VAT. Nie jest to tylko "podgląd" – dokument zostaje formalnie wystawiony.

  1. Zatwierdzenie i PDF:

    • Po zatwierdzeniu generuje się e-dokument w formacie PDF.

    • Pojawi się pytanie o wysyłkę dokumentu. Opcje do wyboru:

      • Płatnik

      • Odbiorca

      • Płatnik + Odbiorca

      • Wskazany inny adres

      • Opcja: Nie wysyłaj

    • Zatwierdź wysyłkę w oknie potwierdzenia.

      image.png

  2. Finalizacja lokalna:

    • System wyświetli komunikat potwierdzający wysłanie wiadomości.

    • Może pojawić się pytanie o wprowadzenie dokumentu kasy (zależne od parametrów Falkona).

      image.png

      image.png

II. Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Po zatwierdzeniu faktura trafia do bufora ze statusem OCZEKUJĄCY.

image.png

Statusy i Kody QR

Metody Wysyłki do KSeF

Metoda A: Automatyczna (CRON) Mechanizm Cron wysyła faktury w paczkach (np. co 5 minut). System samoistnie wyśle paczkę faktur niewysłanych do KSeF. Po wysyłce status zmieni się na W.

Metoda B: Ręczna (Interaktywna) Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia:

  1. Wejdź w zakładkę: TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF.

  2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać.

  3. Użyj klawisza F4 (WYŚLIJ) – opcja interaktywnej wysyłki.

  4. Potwierdź klikając TAK.

  5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF.

    image.png

    image.png

    image.png

    image.png

    image.png

    image.png

ℹ️ Informacja: Szczegółowe dane KSeF dla danego dokumentu można znaleźć pod klawiszem F10.

III. Scenariusze Konfiguracji (Układ Parametrów)

Zachowanie systemu zależy od konfiguracji parametrów dla danego kontrahenta lub stanowiska.

Parametry Zachowanie Systemu

Wariant 1: 


- Dokument elektroniczny: TAK


- Wydruk tylko elektr.: TAK/NIE

 Domyślnie podstawia się wysyłka e-faktury. Wywołanie na ekran finalizuje dokument. Generuje się PDF. Pytanie o wysyłkę email.

Wariant 2: 


- Dokument elektroniczny: NIE


- Wydruk tylko elektr.: NIE

Dostępne różne formy: Ekran, Drukarka itp.


Faktura od razu po wydruku (np. na ekran) trafia do bufora.

 

Instrukcja obsługi Podmiotu3 oraz parametrów JST i GV w systemie ERP (KSeF)

Wprowadzone zmiany pozwalają na prawidłowe raportowanie danych w formacie FA(3), w tym obsługę jednostek samorządu terytorialnego, grup VAT oraz dodatkowych uczestników transakcji (odbiorców).

1. Konfiguracja parametrów JST i GV w kartotece kontrahenta

W danych nabywcy (Podmiot2) w strukturze KSeF wymagane jest określenie statusu jednostki samorządowej oraz przynależności do grupy VAT.

2. Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji

Sekcja Podmiot3 jest polem opcjonalnym, generowanym automatycznie w określonych przypadkach, najczęściej gdy odbiorca towaru jest innym podmiotem niż płatnik.

Kiedy generowana jest sekcja Podmiot3?

Sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy odbiorca (klient pomocniczy na fakturze) jest różny od płatnika (głównego nabywcy). Jeśli odbiorca i płatnik są identyczni, sekcja Podmiot3 nie jest wysyłana.

Dane identyfikacyjne Podmiotu3:

System wybiera identyfikator według następującego priorytetu:

  1. KSEF IDENTYFIKATOR WEWNĘTRZNY (IDWew): Jeśli w kartotece odbiorcy uzupełniono pole custom.ksef_idwew.

  2. NIP: Jeśli brak IDWew, wysyłany jest numer NIP. Zawsze wysyłany jest tylko jeden identyfikator.

Przekazywane dane adresowe:

W sekcji Podmiot3 wysyłane są dane odbiorcy:

3. Automatyczne nadpisywanie Roli Podmiotu3

Rola, jaką pełni Podmiot3, jest ustawiana automatycznie na podstawie parametrów przypisanych do płatnika (Podmiot2):

Parametr na płatniku (Podmiot2) Wartość Roli w Podmiocie3
Brak JST / Brak GV 2 (Odbiorca - rola domyślna)
Ustawione JST (custom.jst = 1) 8
Ustawione GV (custom.gv = 1) 10

4. Struktura uczestników transakcji w KSeF (Podmiot 1, 2 i 3)

Poniższy schemat przedstawia obieg danych w systemie ERP podczas generowania faktury do KSeF:

                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 1         │
                  │        Sprzedawca        │
                  │   (Twoja firma – FAK.SPR)│
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 2         │
                  │      Nabywca / Płatnik   │
                  │       (fak.kl – JST)     │
                  │--------------------------│
                  │  Ustawienia kontrahenta: │
                  │   ✔ JST = TAK            │
                  │   ✔ (opc.) GV = TAK      │
                  │                          │
                  │  Identyfikacja:          │
                  │   • NIP                  │
                  │   • Adres                │
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │  Jeśli odbiorca ≠ płatnik
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 3         │
                  │         Odbiorca         │
                  │     (fak.kl1 – jednostka │
                  │      podległa JST)       │
                  │--------------------------│
                  │  Dane wysyłane do KSeF:  │
                  │   • NIP lub IDWew        │
                  │   • Nazwa odbiorcy       │
                  │   • Adres (pełny)        │
                  │   • Numer zamówienia     │
                  │                          │
                  │  ROLA (ustawiana auto):  │
                  │   2  = zwykły odbiorca   │
                  │   8  = JST (gdy płatnik  │
                  │        ma JST=TAK)       │
                  │   10 = GV (gdy płatnik   │
                  │        ma GV=TAK)        │
                  └──────────────────────────┘

5. Kluczowe zasady działania w skrócie

  • PODMIOT 1 (Sprzedawca): Twoja firma. Występuje na każdej fakturze.

  • PODMIOT 2 (Płatnik / Nabywca): Główny kontrahent (np. Gmina). Aby system prawidłowo rozpoznał strukturę samorządową, w kartotece kontrahenta musi być ustawione JST = TAK. Dzięki temu system wie, że w przypadku pojawienia się Podmiotu 3, należy mu przypisać odpowiednią rolę (np. 8).

  • PODMIOT 3 (Odbiorca): Faktyczna jednostka korzystająca z towaru lub usługi (np. Szkoła).

    • Dane pobierane są z pola fak.kl1.

    • Sekcja jest tworzona wyłącznie wtedy, gdy odbiorca jest inny niż płatnik.

    • Odbiorca może być identyfikowany numerem NIP lub specjalnym identyfikatorem wewnętrznym (IDWew), jeśli został on uzupełniony w jego kartotece.

Wskazówka dla użytkownika: Jeśli wystawiasz fakturę dla Gminy (Płatnik), gdzie odbiorcą jest Szkoła Podstawowa (Odbiorca), upewnij się, że Gmina ma w systemie zaznaczony parametr JST = TAK. System automatycznie zadba o to, by Szkoła została wysłana do KSeF jako Podmiot 3 z prawidłową Rolą 8.


Raportowanie JPK a system KSeF

W związku z wejściem w życie nowych schematów raportowania JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3), system ERP został dostosowany do wymogów Ministerstwa Finansów w zakresie oznaczania statusu dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Nowe znaczniki statusu dokumentu

W najnowszej wersji struktur JPK, każdy zatwierdzony dokument musi posiadać określony status względem systemu KSeF. System ERP wykonuje tę operację automatycznie, przypisując jeden z trzech znaczników:

Procedura weryfikacji przy generowaniu JPK

Podczas generowania raportu JPK_V7M lub JPK_V7K, system automatycznie weryfikuje, czy wszystkie dokumenty objęte raportem posiadają już nadane numery KSeF ID.

Jeśli system wykryje dokumenty "ksefowe", które nie mają jeszcze pobranego numeru identyfikacyjnego, wyświetli komunikat ostrzegawczy. W tym momencie operator ma dwie ścieżki postępowania:

  1. Kontynuuj wysyłkę: System wygeneruje plik JPK w obecnej formie (używając znaczników DI dla brakujących numerów).

    • Uwaga: Może to wiązać się z koniecznością późniejszego złożenia korekty JPK po uzyskaniu brakujących numerów KSeF.

  2. Wycofaj się: Pozwala to na wstrzymanie generowania raportu, przesłanie brakujących faktur do KSeF i ponowne uruchomienie raportu już z kompletem numerów identyfikacyjnych.

Zalecenia dla Użytkownika

Aby uniknąć konieczności korygowania plików JPK, zalecamy:

Obsługa dopisku "Duplikat" w dobie KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia tradycyjne podejście do wystawiania duplikatów dokumentów. Ponieważ w systemie KSeF faktura ustrukturyzowana (XML) jest zawsze dostępna w jednej, niezmiennej formie, pojęcie „duplikatu” w ujęciu fizycznym przestaje istnieć dla dokumentów objętych tym systemem.

Poniżej przedstawiamy zasady, według których system Falcon zarządza dopiskiem „Duplikat” na wydrukach (fizycznych oraz PDF) w zależności od konfiguracji i daty wystawienia dokumentu.

Kluczowe parametry konfiguracyjne

Działanie systemu jest uzależnione od dat granicznych zdefiniowanych w parametrach:

Zasady generowania dopisku na wydrukach

Logika pojawiania się dopisku „Duplikat” zależy od tego, czy dokument został wystawiony w okresie obowiązywania KSeF oraz czy nabywca korzysta z tej formy odbierania faktur.

Szczegółowe wyjaśnienie przypadków:

  1. Globalne działanie KSeF: Jeśli data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza niż data ustawiona w parametrach KsefStartDate, system uznaje fakturę za dokument KSeF-owy. Na takim dokumencie dopisek „duplikat” nie pojawi się na żadnym typie wydruku.

  2. Aktywny nabywca w KSeF(ustawienie na kontrahencie, że DZIAŁA W TRYBIE KSEF): Jeżeli kontrahent jest oznaczony jako odbierający faktury przez KSeF, wydruki pomocnicze (wizualizacje) są generowane zawsze bez dopisku „duplikat”, niezależnie od tego, czy drukujemy je na papierze, czy generujemy PDF.

  3. Brak trybu KSeF u nabywcy (Model hybrydowy): Jest to sytuacja przejściowa.

    • Wydruk na drukarkę fizyczną: System doda napis „Duplikat”, aby zachować zgodność z tradycyjnymi obiegami dokumentów papierowych.

    • Generowanie pliku PDF: Plik pozostaje bez dopisku, traktowany jako elektroniczna wizualizacja faktury ustrukturyzowanej.

Automatyczne dołączanie UPO do wydruków PDF

W systemie Falcon wprowadzono funkcjonalność automatycznego łączenia faktury z jej Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Pozwala to na generowanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej nie tylko treść sprzedaży, ale również jej skuteczne dostarczenie do Krajowego Systemu e-Faktur.

Lokalizacja parametru

Aby zarządzać tą funkcją, przejdź do sekcji: ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF > DOŁĄCZAJ UPO DO WYDRUKU

Opis działania parametru: "Dołączaj UPO do wydruku"

Parametr ten decyduje o strukturze generowanego pliku PDF w momencie, gdy dokument został już przetworzony przez system ministerialny.

Kluczowe informacje dla użytkownika


Wskazówka: Dołączanie UPO do pliku PDF jest szczególnie przydatne przy wysyłce faktur drogą mailową do kontrahentów, którzy nie odbierają dokumentów bezpośrednio przez bramkę KSeF, a wymagają formalnego potwierdzenia rejestracji sprzedaży.


image.png

Pełna kontrola nad datą rozpoczęcia wysyłki do KSeF

Z myślą o nadchodzących zmianach i kolejnym terminie dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz dbając o bezpieczeństwo Państwa rozliczeń, wprowadziliśmy istotną aktualizację w systemie cairo.ERP Falcon5.

Dzięki nowemu parametrowi zyskują Państwo precyzyjną kontrolę nad tym, od którego momentu system ma zacząć przekazywać faktury do bramki rządowej.

Co się zmieniło?

W konfiguracji modułu KSeF pojawiło się nowe pole edycyjne: „Data startu wysyłki faktur”.

Wcześniej system mógł operować na sztywnych datach domyślnych. Teraz to Państwo decydują o punkcie zero dla swojego systemu.

Gdzie znaleźć nową opcję?

Parametr jest dostępny dla administratorów systemu w następującej ścieżce:

Administracja ➔ Parametry ➔ KSeF ➔ Parametry

Kluczowe korzyści dla Państwa firmy:

Czy muszę coś zrobić?

Zalecamy, aby przy najbliższej okazji zweryfikować ustawienia w panelu administracyjnym. Jeśli Państwa system jest już zaktualizowany do wersji 5.712.17468 lub nowszej, nowa funkcja jest już aktywna i gotowa do użycia.

Wyjaśnienie rozbieżności podatku i instrukcja postępowania

Rozbieżności w kwotach VAT między KSeF a systemem Falcon wynikają najczęściej ze sposobu liczenia podatku przez wystawcę faktury. KSeF dopuszcza dwie metody liczenia VAT: od sumy wartości netto pozycji lub jako sumę kwot VAT z poszczególnych wierszy. Jeśli wystawca stosuje inne zaokrąglenia niż algorytm Falcona, powstają różnice (zazwyczaj rzędu 1-2 groszy).

Jak postąpić w takiej sytuacji?

Jeżeli po zaimportowaniu dokumentu kwota VAT nie zgadza się z fakturą źródłową, należy ją skorygować ręcznie przed zatwierdzeniem dokumentu:

  1. Otwórz dokument niepotwierdzony (pobrany przez F10/import).

  2. Edytuj pozycję: Ustaw się na konkretnej pozycji towarowej, na której występuje rozbieżność, i użyj klawisza F10.

    image.png

  3. Popraw VAT: W oknie edycji wejdź w pole stawki VAT i wpisz wartość taką, jaka widnieje na dokumencie od dostawcy (zgodnie z KSeF).

    image.png

  4. Zapisz: Po poprawieniu kwot na pozycjach, sumaryczna wartość dokumentu w Falconie zrówna się z wartością z KSeF.

Zasada: W przypadku błędnych wyliczeń po stronie wystawcy lub różnic w zaokrągleniach, jedyną skuteczną metodą jest ręczna korekta wartości VAT bezpośrednio na pozycjach dokumentu (F10) przed jego ostatecznym zaksięgowaniem/zatwierdzeniem.