!!!Dopisanie nowego kontrahenta do katalogu
W tym artykule dowiesz się o sposobach dodawania nowego kontrahenta do systemu. Przedstawimy wymagane dane, parametry konfiguracyjne oraz różne metody wprowadzania kontrahentów. Dzięki temu łatwiej i szybciej uzupełnisz bazę kontrahentów.
Dodanie nowego kontrahenta
W systemie cairo.ERP dopisanie nowego kontrahenta można wykonać na dwa sposoby – ręcznie, poprzez samodzielne wprowadzenie danych, lub automatycznie, korzystając z wyszukiwarki GUS, która umożliwia pobranie danych firmy na podstawie numeru NIP. Po wybraniu odpowiedniego trybu edycji użytkownik ma dostęp do pełnej definicji pól, w których można uzupełnić lub skorygować dane kontrahenta.
UWAGA! Edycja części danych kontrahent może wymagać dodatkowych uprawnień.
Dane kontrahenta
Poniżej opisujemy podstawowe dane kontrahenta.
UWAGA!
Zakres edytowanych danych można określić w parametrach systemu:
ADMINISTRACJA -> PARAMETRY -> KATALOG KONTRAHENTÓW -> EDYCJA DANYCH KONTRAHENTA
Dane ogólne
W tej sekcji uzupełniamy podstawowe informacje identyfikujące i opisujące kontrahenta. Znajdują się tu pola dotyczące zarówno danych firmowych, jak i kontaktowych oraz ustawień związanych z obsługą klienta w systemie.
Wprowadzamy tu m.in. nazwę i numer kontrahenta, dane adresowe i identyfikacyjne (NIP, REGON, PESEL), informacje o opiekunie, rodzaju klienta i rozpoczęciu współpracy. Można też dodać dane kontaktowe (telefon, e-mail, fax), dane bankowe, oznaczyć klienta jako należącego do filii lub klienta z UE, przypisać odpowiednią grupę dokumentów handlowych czy określić szczegółowe ustawienia dotyczące wydruków i powiadomień.
Sekcja ta pozwala zarejestrować wszystkie kluczowe dane niezbędne do prawidłowej obsługi kontrahenta w systemie, dlatego warto uzupełniać ją starannie i zgodnie z posiadanymi informacjami.
Warunki handlowe
W tym miejscu określamy zasady współpracy z danym kontrahentem. Uzupełniane tu informacje wpływają na sposób realizacji sprzedaży, wystawiania dokumentów oraz kontrolę rozliczeń.
Można tutaj wskazać walutę rozliczeniową, rodzaj dokumentów sprzedaży i ewentualne upusty lub narzuty. W tym miejscu przypisujemy także grupę cenową, formę płatności oraz limity kredytowe, a w razie potrzeby – ustalamy, czy sprzedaż po terminie lub po przekroczeniu limitu ma być blokowana.
Sekcja pozwala również zdefiniować szczegółowe parametry dotyczące rezerwacji, fakturowania, asygnat, potwierdzeń odbioru dostawy czy autokonwersji dokumentów. Można tu także określić częstotliwość zamówień, minimalną wartość lub ilość zamówienia, a także ustawienia dotyczące systemu lojalnościowego czy targetów sprzedażowych.
Dzięki poprawnemu uzupełnieniu tej sekcji system będzie automatycznie stosował odpowiednie warunki sprzedaży i rozliczeń, co ułatwi codzienną obsługę klienta i zminimalizuje ryzyko pomyłek.
Upusty do grup
Ta zakładka umożliwia definiowanie warunków cenowych obowiązujących dla poszczególnych grup towarowych przypisanych do klienta. Umożliwia ona ustalenie indywidualnych upustów lub narzutów, które system automatycznie uwzględni przy tworzeniu dokumentów sprzedaży.
Można tutaj określić, w jakim okresie obowiązuje dany upust lub narzut oraz wskazać, do jakiej ceny ma się on odnosić (np. do ceny bazowej, kalkulacyjnej lub ostatniej ceny zakupu). Dodatkowe opcje pozwalają kontrolować maksymalną lub minimalną wartość przyznanego rabatu, a także ograniczyć jego działanie do określonych progów.
Sekcja ta jest szczególnie przydatna przy pracy z klientami posiadającymi indywidualne warunki handlowe, ponieważ pozwala elastycznie dopasować politykę cenową i zapewnić spójność z ustaleniami handlowymi.
Grupy Kontrahentów
Sekcja ta pozwala na przypisanie kontrahentów do określonych grup, tworzonych według dowolnych kryteriów zdefiniowanych przez operatora. Dzięki temu możliwe jest szybkie filtrowanie, wyszukiwanie i analizowanie klientów według wybranych cech lub typów działalności.
Grupy kontrahentów mogą mieć różny charakter — na przykład wskazywać rodzaj prowadzonej działalności (warsztat, sklep, hurtownia), numer trasy dostaw, region, czy osobę odpowiedzialną za obsługę danego klienta. Jeden kontrahent może należeć do kilku grup jednocześnie, co daje dużą elastyczność w zarządzaniu bazą klientów.
Tak zdefiniowane grupy mogą być później wykorzystywane w różnych analizach, zestawieniach oraz przy wysyłce ofert czy korespondencji – wystarczy wskazać interesującą grupę, a system automatycznie zaznaczy przypisanych do niej kontrahentów.
Dzięki temu rozwiązaniu praca z dużą liczbą klientów staje się prostsza, bardziej przejrzysta i pozwala szybciej dotrzeć do właściwej grupy odbiorców.
Opis
Ta część formularza służy do wprowadzenia krótkiej notatki dotyczącej kontrahenta. Pole Opis wykorzystywane jest do wpisania wewnętrznych informacji, które mogą być przydatne dla pracowników podczas obsługi klienta.
Warto umieścić tu np. dodatkowe uwagi o współpracy, specyficzne wymagania klienta, informacje o sposobie kontaktu czy inne praktyczne spostrzeżenia, które nie są widoczne w oficjalnych dokumentach, ale pomagają w codziennej pracy.
Dzięki temu sekcja pełni rolę wewnętrznego źródła wiedzy o kontrahencie, ułatwiając komunikację między działami i zapewniając spójność obsługi.
Programy zamówieniowe
Ta część formularza służy do konfiguracji ustawień związanych z obsługą klienta w programach zamówieniowych, takich jak platformy B2B czy połączenia API. Umożliwia powiązanie kontrahenta z odpowiednim numerem klienta, zdefiniowanie danych logowania oraz określenie sposobu prezentacji stanów magazynowych i cen.
W sekcji można wskazać, czy kontrahent korzysta z połączenia bezpośredniego lub API. Istnieje możliwość określenia formatu wyświetlania stanów magazynowych, masek ilości, sposobu zdalnego zamawiania oraz zasad dotyczących typów i poziomów cen sprzedaży.
Dodatkowo można zdefiniować magazyny dostępne do zamawiania i podglądu stanów, a także aktywować opcje pobierania ofert, danych katalogowych (np. TecDoc) czy informacji o indeksach. Sekcja obejmuje również parametry rozliczeń, metody szybkiego zakupu i zwrotu, a także mechanizmy kontroli aktywności klienta – np. blokadę po określonym czasie bez zakupów.
Dzięki prawidłowej konfiguracji tej sekcji system automatycznie dopasowuje działanie programów zamówieniowych do konkretnego klienta, co ułatwia obsługę i zapewnia spójność danych między systemami.
Pliki
Sekcja ta pozwala na przeglądanie i zarządzanie plikami przypisanymi do wybranego kontrahenta. Zgromadzone tutaj dokumenty mogą obejmować m.in. umowy, oferty, korespondencję czy inne materiały powiązane z danym klientem.
Dostępne opcje umożliwiają podgląd lub pobranie plików poprzez ich skopiowanie do folderu wymiany bądź przesłanie ich bezpośrednio na adres e-mail. Każdy dodany plik jest opatrzony informacją o operatorze, który go dodał, co pozwala łatwo zidentyfikować autora lub źródło dokumentu.
Dzięki tej sekcji wszystkie materiały dotyczące kontrahenta są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do potrzebnych danych i usprawnia współpracę pomiędzy pracownikami.
Sposoby na dodanie nowego kontrahenta do katalogu
Dodanie kontrahenta w systemie
Aby dodać nowego kontrahenta w systemie cairo.ERP, przejdź do:
KONTRAHENCI > Następnie naciśnij klawisz End, aby dopisać nową pozycję. Pojawi się komunikat z pytaniem, w jaki sposób chcesz dodać nowego kontrahenta – możesz wybrać: ręczne wprowadzenie danych, lub pobranie informacji z bazy GUS (Główny Urząd Statystyczny) – funkcja ta umożliwia automatyczne uzupełnienie pól na podstawie numeru NIP.
Jeśli wybierzesz ręczne dodanie, wypełnij wszystkie wymagane pola w formularzu nazwane jako dane ogólne. Po wprowadzeniu danych wybierz ZAPISZ.
Gotowe! Nowy kontrahent został dopisany do katalogu i jest gotowy do wykorzystania w dokumentach handlowych oraz księgowych.
Definicja pól do edycji
Istotne dane kontrahenta
Nie znalazłeś rozwiązania?
Jeśli w artykule nie znalazłeś pomocy skontaktuj się z naszym serwisem - www.cairo.pl.