Weryfikacja zgodności dokumentów ERP vs KSeF (Nowe zestawienie: NIEZGODNOŚCI KSEF)

Zestawienie służy do automatycznego sprawdzania i filtrowania dokumentów z Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) oraz zestawiania ich z danymi wprowadzonymi w systemie ERP Falcon5. Jest to narzędzie stworzone przede wszystkim dla działu księgowości, ułatwiające pełne rozliczenie wybranego miesiąca.

Zestawienie pobiera cały zbiór dokumentów z KSeF z wybranego okresu, a następnie dokleja do nich informacje z systemu Falcon5 (tagi oraz status obsłużenia). Użytkownik może swobodnie filtrować i analizować te dane na ekranie.

1. Uruchomienie zestawienia

W menu systemowym Falcon5 przejdź do listy zestawień i wybierz pozycję: NIEZGODNOŚCI KSEF.

2. Konfiguracja parametrów i filtrów

Po uruchomieniu zestawienia wskaż zakres danych do pobrania. System wyciągnie zbiór faktur z KSeF, który możesz następnie zawężać za pomocą filtrów.

• ZAKRES DAT KSEF: Przedział czasowy (daty dodania dokumentów do KSeF). Zazwyczaj wybiera się pełny zakres miesięczny w celu rozliczenia danego okresu.

• TAGI DO SPRAWDZENIA: Kontroluje wyświetlanie dokumentów na podstawie przypisanych im tagów:

  • Wskazany konkretny tag (np. ZAKUP, KOSZT) – system pokaże tylko dokumenty z tym konkretnym tagiem.

  • Wszystkie tagi – system wyświetli wyłącznie dokumenty, które mają przypisany jakikolwiek tag.

  • Pole pozostawione puste – system wyświetli tylko dokumenty bez żadnych tagów.

• KONTRAHENT: Pozwala zawęzić listę do jednego podmiotu (wyszukiwanie po nazwie lub NIP).

• OBSŁUŻONY: Filtruje dokumenty na podstawie ich statusu weryfikacji.

Jak system definiuje status "OBSŁUŻONY"?

Po ustawieniu filtrów użyj opcji W Y K O N A J, aby wygenerować raport.

3. Zarządzanie widokiem i funkcje zestawienia

W oknie wygenerowanego raportu masz pełną kontrolę nad prezentacją danych oraz możliwość szybkiej korekty błędów.

• Dostosowanie kolumn [CTRL] + [F12]: Skrót otwiera konfigurację widoku tabeli. Możesz tu włączyć lub ukryć dodatkowe kolumny (np. tag przypisany bezpośrednio do kontrahenta).

• Masowa korekta dat [F2]: Jeśli zestawienie wykaże rozbieżności w polach data_o oraz ksef_create_dt, zaznacz wybrane pozycje na liście i użyj klawisza [F2], aby zbiorczo zaktualizować i wyrównać daty w systemie.

• Eksport do pliku [TAB]: Umożliwia zrzut widocznej listy do pliku zewnętrznego (np. CSV).

•  

  ⚠️ Ważna zasada eksportu: Do pliku CSV trafią wyłącznie te kolumny, które są w tym momencie widoczne na ekranie (skonfigurowane pod [CTRL]+[F12]). Jeśli potrzebujesz dodatkowych danych w pliku, włącz ich widoczność w Falconie przed naciśnięciem [TAB].

4. Ważne zasady działania mechanizmów w tle

Wraz z przebudową zestawienia w programie uszczelniono procesy oznaczania dokumentów:

1. Bezpieczny eksport XML ([F10] na liście importu): Samo naciśnięcie klawisza [F10] nie oznacza automatycznie dokumentu jako wyeksportowany. System najpierw fizycznie sprawdza, czy plik XML został poprawnie utworzony w folderze docelowym. Dopiero po pozytywnej weryfikacji pliku flaga is_xml_exported w bazie danych (KSEFINFO) zmienia się na TAK.

2. Automatyczny reset statusu przy zmianie tagu: Jeśli dokument miał przypisany tag 'KOSZT' i został wyeksportowany, a Ty zmienisz jego tag na inny (np. 'ZAKUP'), system automatycznie zmieni znacznik wyeksportowania na NIE. Wynika to z faktu, że dokumenty typu 'ZAKUP' podlegają importowi bezpośrednio do bazy Falcona, więc dotychczasowy status eksportu XML staje się nieaktualny.