Limity wielkości pliku XML w KSeF – co warto wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza konkretne ograniczenia dotyczące wielkości faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. W przypadku firm wystawiających dokumenty z dużą liczbą pozycji towarowych znajomość tych limitów jest kluczowa, ponieważ może wpływać na możliwość poprawnego przesłania faktur do KSeF.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady i wnioski wynikające z analizy technicznej oraz testów.

1. Oficjalne limity KSeF dotyczące wielkości faktury XML

Bez załączników

• Maksymalny rozmiar pliku XML: 1 MB

Z załącznikiem (wysyłanym w strukturze faktury)

• Maksymalna wielkość całkowita: 3 MB

Limity te są narzucone przez Ministerstwo Finansów i obowiązują zarówno w wysyłce interaktywnej (ONLINE), jak i w przyszłych mechanizmach wsadowych (batch).

2. Ile pozycji mieści się w limicie 1 MB?

Na podstawie testów przeprowadzonych na rzeczywistych strukturach KSeF ustalono, że:

• 1 MB to w praktyce około 2000–3000 pozycji
  (w zależności od długości symbolu, nazwy, opisów oraz wypełnienia pól)

UWAGA!
Przy bardzo dużych fakturach ryzyko przekroczenia limitów KSeF jest pewne.

3. Czy limit można zwiększyć?

Tak, ale tylko w określonych granicach. Ministerstwo Finansów pozwala organizacjom wnioskować o indywidualne zwiększenie limitów technicznych.

4. Co to oznacza dla dużych firm?

Dla przedsiębiorstw wystawiających faktury:

• do 2000 pozycji – proces powinien działać prawidłowo,

• powyżej 2000 pozycji - potencjalne problemy z wysyłaniem danych do KSeF w zależności od ilości danych zawartych w pliku XML

• ponad 10 000 pozycji – pewne ograniczenia techniczne po stronie KSeF, niezależne od systemu ERP,
  

UWAGA!
To oznacza, że w części firm konieczne będzie przeorganizowanie procesów fakturowania.

6. Co powinni zrobić klienci wystawiający bardzo duże faktury?

Rekomendujemy:

✔ Analizę wolumenów danych

• Sprawdzenie maksymalnej liczby pozycji występującej na fakturach.

• Audyt historycznych dokumentów (ile miały MB, ile pozycji).

✔ Podjęcie decyzji o docelowym modelu

• Jaki maksymalny wolumen dokumentu zaakceptuje firma?
  

✔ Rozważenie wniosku o zwiększenie limitu w KSeF

Ministerstwo Finansów umożliwia składanie wniosku o:

• zwiększenie rozmiaru faktury,

• zwiększenie wybranych limitów API.

Dotyczy to jednak realnych potrzeb operacyjnych i wymaga uzasadnienia.