Jakie będą konsekwencje i blokady po przesłaniu dokumentu do KSeF?

Wraz z aktywną integracją systemu ERP z KSeF zmianie ulega sposób pracy na fakturach po ich wysłaniu do rządowego systemu. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze konsekwencje oraz blokady, które pojawią się po  przesłaniu dokumentu do KSeF . 

 

 1. Brak możliwości edycji faktury po udanym wysłaniu po KSef 

 Po wysłaniu faktury do KSeF dokument staje się  trwale zapisany  i nie można w nim dokonywać edycji: 

 

 

 brak możliwości zmiany treści faktury, 

 

 

 brak możliwości korekty danych bezpośrednio w tej samej FV, 

 

 brak możliwości odtwierdzenia FV - pojawi się komunikat NIE MOŻNA ODTWIERDZIĆ DOKUMENTU FV DOKUMENT ZOSTAŁ JUŻ PRZESŁANY DO KSEF    

 

 każda zmiana wymaga wystawienia  faktury korygującej  zgodnie z przepisami KSeF. 

 

 

 

 2. Blokada anulowania dokumentu 

 System nie pozwala na anulowanie faktury po jej wysłaniu do KSeF. 

 Jeśli dokument został omyłkowo wystawiony, możliwe jest  uznanie go za pustą/wadliwą fakturę  poprzez wystawienie korekty "do zera" zgodnie z zasadami księgowymi. W ERP nie można już wykonać standardowej operacji  anuluj dokument . 

 

 3. Faktura jest widoczna w KSeF natychmiast po wysyłce 

 Po poprawnym przesłaniu dokumentu: 

 

 

 otrzymuje on numer KSeF oraz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), 

 

 

 staje się dostępny dla: 

 ✔ podatnika ✔ biura rachunkowego ✔ uprawnionych użytkowników KSeF 

 

 

 Dokument jest uznany za  urzędowo wystawiony  – moment akceptacji przez KSeF stanowi datę wystawienia. 

 

 4. Ograniczenia na poziomie rozrachunków 

 Po przesłaniu dokumentu: 

 

 

 faktura automatycznie trafia do rozrachunków, 

 

 

 otrzymuje status  W – wysłany do KSeF , 

 

 

 nie można już jej usuwać ani modyfikować wartości związanych z płatnościami. 

 

 

 Rozrachunki mogą być realizowane tak jak dotychczas, ale nie ma możliwości zmiany samego dokumentu. 

 

 5. Kontrola spójności danych 

 Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF: 

 

 

 wszelkie dane na dokumencie muszą pozostać zgodne z tym, co znajduje się w rządowym systemie, 

 

 

 ERP blokuje jakiekolwiek operacje, które mogłyby spowodować rozbieżność między dokumentacją lokalną a KSeF. 

 

 

 

 6. UPO staje się częścią dokumentacji 

 Po wysłaniu otrzymujemy  UPO , które: 

 

 

 potwierdza, że dokument został przyjęty przez KSeF, 

 

 

 ma pełną moc prawną, 

 

 

 jest dostępne z poziomu FV → strzałka w prawo → „KSEF – POBIERZ UPO”. 

 

 

 Brak UPO oznacza, że faktura  nie została skutecznie przyjęta  przez KSeF. 

 

 7. Możliwość monitorowania statusu faktury 

 W widoku listy faktur można dodać kolumnę  “KSeF Status” , gdzie zobaczymy: 

 

 

 czy dokument został wysłany, 

 

 

 czy został odebrany przez KSeF, 

 

 

 czy pojawił się błąd przy wysyłce. 

 

 

 ERP automatycznie aktualizuje statusy w zależności od odpowiedzi z KSeF.