Jakie będą konsekwencje i blokady po przesłaniu dokumentu do KSeF?

Wraz z aktywną integracją systemu ERP z KSeF zmianie ulega sposób pracy na fakturach po ich wysłaniu do rządowego systemu. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze konsekwencje oraz blokady, które pojawią się po przesłaniu dokumentu do KSeF.

1. Brak możliwości edycji faktury po udanym wysłaniu po KSef

Po wysłaniu faktury do KSeF dokument staje się trwale zapisany i nie można w nim dokonywać edycji:

• brak możliwości zmiany treści faktury,

• brak możliwości korekty danych bezpośrednio w tej samej FV,

• brak możliwości odtwierdzenia FV - pojawi się komunikat NIE MOŻNA ODTWIERDZIĆ DOKUMENTU FV DOKUMENT ZOSTAŁ JUŻ PRZESŁANY DO KSEF   

• każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej zgodnie z przepisami KSeF.
  
  

2. Blokada anulowania dokumentu

System nie pozwala na anulowanie faktury po jej wysłaniu do KSeF.

Jeśli dokument został omyłkowo wystawiony, możliwe jest uznanie go za pustą/wadliwą fakturę poprzez wystawienie korekty "do zera" zgodnie z zasadami księgowymi.
W ERP nie można już wykonać standardowej operacji anuluj dokument.

3. Faktura jest widoczna w KSeF natychmiast po wysyłce

Po poprawnym przesłaniu dokumentu:

• otrzymuje on numer KSeF oraz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),

• staje się dostępny dla:

  ✔ podatnika
  ✔ biura rachunkowego
  ✔ uprawnionych użytkowników KSeF

Dokument jest uznany za urzędowo wystawiony – moment akceptacji przez KSeF stanowi datę wystawienia.

4. Ograniczenia na poziomie rozrachunków

Po przesłaniu dokumentu:

• faktura automatycznie trafia do rozrachunków,

• otrzymuje status W – wysłany do KSeF,

• nie można już jej usuwać ani modyfikować wartości związanych z płatnościami.

Rozrachunki mogą być realizowane tak jak dotychczas, ale nie ma możliwości zmiany samego dokumentu.

5. Kontrola spójności danych

Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF:

• wszelkie dane na dokumencie muszą pozostać zgodne z tym, co znajduje się w rządowym systemie,

• ERP blokuje jakiekolwiek operacje, które mogłyby spowodować rozbieżność między dokumentacją lokalną a KSeF.

6. UPO staje się częścią dokumentacji

Po wysłaniu otrzymujemy UPO, które:

• potwierdza, że dokument został przyjęty przez KSeF,

• ma pełną moc prawną,

• jest dostępne z poziomu FV → strzałka w prawo → „KSEF – POBIERZ UPO”.

Brak UPO oznacza, że faktura nie została skutecznie przyjęta przez KSeF.

7. Możliwość monitorowania statusu faktury

W widoku listy faktur można dodać kolumnę “KSeF Status”, gdzie zobaczymy:

• czy dokument został wysłany,

• czy został odebrany przez KSeF,

• czy pojawił się błąd przy wysyłce.

ERP automatycznie aktualizuje statusy w zależności od odpowiedzi z KSeF.