# Import okresowy dokumentów PZ z KSeF

Okresowy import faktur pozwala na pobieranie dokumentów zakupu z bazy ministerialnej na podstawie określonego zakresu dat.

<p class="callout info">****Lokalizacja w programie:**** `FL5 > ZAKUPY > ZAKUPY > [→] > IMPORT > KSEF > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW`.</p>

### Wymagane uprawnienia

Aby operator mógł korzystać z tej funkcji, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli uprawnienie jest wyłączone, opcja w menu będzie widoczna, ale niedostępna.

Aby nadać uprawnienia:

1. Przejdź do: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; OPERATORZY**.
2. Wybierz operatora (**enter**) i przejdź do sekcji **UPRAWNIENIA**.
3. W kategorii **DOKUMENTY HANDLOWE** ustaw opcję **Przegląd dokumentów KSEF** na **TAK**.

### Zarządzanie listą dostawców (Whitelista)

Aby ułatwić i przyśpieszyć proces importu, można stworzyć listę dostawców, dla których będą pobierane dokumenty.

**Konfiguracja listy:**

- Ścieżka: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; PARAMETRY &gt; KSEF &gt; PARAMETRY &gt; PRZEGLĄD DOKUMENTÓW – FILTRUJ DOSTAWCÓW**.
- Ustaw opcję na **TAK.**
- Aby dodać dostawcę, przejdź do pozycji **- dostępni dostawcy**, użyj klawisza **\[end\]**, ustaw się na wybranym kontrahencie i zatwierdź go klawiszem **\[enter\]**.

**Działanie listy:**

- **Jeśli lista jest aktywna:** System wyświetli i pozwoli zaimportować wyłącznie dokumenty od kontrahentów znajdujących się na liście. Dokumenty spoza listy nie będą widoczne.
- **Jeśli lista jest pusta:** System będzie importować dokumenty od wszystkich kontrahentów.

### Instrukcja importu krok po kroku

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokumenty w bazie ministerialnej, należy przygotować odpowiednie dane.

**1. Określenie parametrów importu**

- Wskaż **zakres dat**.
- Wskaż **kontrahenta** (opcjonalnie) - w zależności od ustawień systemu, pole to może być obowiązkowe lub dobrowolne. Jeśli jest dobrowolne, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów z danego okresu (lub ograniczonych do whitelisty).
    
    
    - Pola obowiązkowe są oznaczone symbolem `*`.  
          
        [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/mwh8CN2pfsI4H9Q1-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/mwh8CN2pfsI4H9Q1-image.png)

**2. Pobieranie i wczytywanie dokumentów**

- Otwórz opcję **Przegląd dokumentów** w menu Importu KSeF.
- Wypełnij odpowiednie pola parametrów i zatwierdź okno. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
- W oknie przeglądu dokumentów wskaż strzałkami fakturę, którą chcesz pobrać.
    
    [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/dGsQKbiul8kFA4tv-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/dGsQKbiul8kFA4tv-image.png)

**2.1. Import ręczny**

Aby ręcznie przetworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności:

- Naciśnij klawisz **Enter**, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.
- W widoku **WCZYTYWANIE DOKUMENTÓW ZAKUPU** należy potwierdzić powiązanie kupowanego towaru z indeksem w magazynie lub wskazać nowe powiązanie.
- Każdą pozycję należy zatwierdzić klawiszem **\[spacja\]**.
- Do kolejnego kroku należy przejść za pomocą klawisza **\[F10\]**. Na tym etapie możliwa jest edycja lub potwierdzenie zaczytanych parametrów faktury.
- Proces należy zakończyć poprzez **zapisanie faktury**.  
      
    ![](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/zN71s1b3gOGKDSvN-image.png)

**2.2. Automatyczny import dokumentów**

Funkcja automatycznego importu, dostępna pod klawiszem **\[F5\]** w przeglądzie dokumentów KSEF służy do bezpośredniego zaciągania dokumentu z systemu KSEF bez konieczności dodatkowej ingerencji operatora.

- **Tworzenie nowych kartotek:** W przypadku braku dopasowania towaru lub kontrahenta w bazie danych, system automatycznie doda takie pozycje.
- **Wymagana konfiguracja:** Do poprawnego działania importu niezbędne jest wskazanie grupy towarowej dla nowo utworzonych towarów w menu: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; PARAMETRY &gt; KSEF &gt; GRUPA TOWAROWA** **IMPORT.**

**3. Finalizacja dokumentu**

- Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako **dokument niepotwierdzony**. Na tym etapie należy: 
    - Zweryfikować poprawność danych.
    - Zatwierdzić dokument PZ.

### Dodatkowe opcje w imporcie 

  
Do Importu zostały dodatkowe opcje takie jak sortowanie, tagowanie czy eksport dokumentu w formacie XML.

<p class="callout info">Informacja! W chwili obecnej nie ma możliwości pobierania z KSEF dokumentów w formacie PDF. Dlatego eksport jest możliwy tylko w formacie XML. Cirfmf jakiś czas temu udostępnił generator: [https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator](https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator) więc będziemy rozbudowywać import aby można było pobierać dokumenty w formacie PDF. </p>

##### 1. Sortowanie dokumentów

System pozwala na szybkie i precyzyjne porządkowanie widoku listy. Za pomocą funkcji **F7** możesz sortować dane według kluczowych parametrów dokumentu.

---

##### Dostępne kryteria sortowania (F7):

Możesz zarządzać kolejnością wyświetlania pozycji na podstawie następujących kolumn:

- **Nazwa KSeF** – porządkowanie według nazw systemowych KSeF.
- **Numer dokumentu** – sortowanie wg numeracji faktur.
- **Data wystawienia** – układanie dokumentów od najstarszych lub najnowszych.
- **Kwota brutto** – szeregowanie według wartości finansowej dokumentu.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/nYzzLGqtSiv1vK5D-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/nYzzLGqtSiv1vK5D-image.png)

#### 2. Zarządzanie tagami

System umożliwia kategoryzowanie dokumentów za pomocą tagów. Możliwe jest zarówno definiowanie nowych znaczników, jak i automatyczne przypisywanie ich do kontrahentów.

##### 1. Konfiguracja tagów (Słownik)

Zanim zaczniesz korzystać z oznaczeń, musisz zdefiniować ich listę:

- **Ścieżka:** `Administracja` &gt; `Słowniki` &gt; `Tagi`.
- **Działanie:** Dodaj nowe nazwy tagów, które będą dostępne w całym systemie.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/mN8KUq11SF8wErc4-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/mN8KUq11SF8wErc4-image.png)

##### 2. Przypisywanie domyślnego taga do kontrahenta

Możesz zautomatyzować proces, przypisując znacznik bezpośrednio do podmiotu. Będzie on podpowiadany zawsze, gdy operator nie wskaże taga ręcznie.

- **Ścieżka:** `Kontrahenci` &gt; wybór podmiotu &gt; `Dane ogólne`.
- **Pole:** `KSEF - DOMYŚLNY TAG` – wybierz odpowiedni znacznik z listy.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/wq8irQaV8Qxx2pfG-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/wq8irQaV8Qxx2pfG-image.png)

##### 3. Ręczne tagowanie dokumentu (Import)

Podczas importowania dokumentów masz możliwość nadania im indywidualnych oznaczeń:

- **Skrót:** Użyj klawisza **F9 TAG**.
- **Działanie:** Wybierz odpowiedni znacznik z wyświetlonego okna zdefiniowanych tagów.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/gXlZibjzYHLlPi7R-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/gXlZibjzYHLlPi7R-image.png)

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/YXwRb3QgdhXnDIRS-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/YXwRb3QgdhXnDIRS-image.png)

##### Priorytetyzacja tagów (Logika systemu)

System stosuje kaskadowy model wyboru znacznika, co gwarantuje poprawność danych przy zachowaniu automatyzacji:

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-hierarchia-%C5%B9r%C3%B3d%C5%82o-ta"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c4040429263="" class="table-block has-export-button"><div _ngcontent-ng-c4040429263="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahcKEwi5-pr5hLOSAxUAAAAAHQAAAAAQYg" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="15"><thead><tr><td><span data-path-to-node="15,0,0,0">Hierarchia</span></td><td><span data-path-to-node="15,0,1,0">Źródło taga</span></td><td><span data-path-to-node="15,0,2,0">Opis</span></td></tr></thead><tbody><tr><td><span data-path-to-node="15,1,0,0">**I (Pierwszeństwo)**</span></td><td><span data-path-to-node="15,1,1,0">**Ręczne ustawienie**</span></td><td><span data-path-to-node="15,1,2,0">Tag nadany bezpośrednio na dokumencie (np. przez F9).</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="15,2,0,0">**II (Zastępcze)**</span></td><td><span data-path-to-node="15,2,1,0">**Dane kontrahenta**</span></td><td><span data-path-to-node="15,2,2,0">Pobierany automatycznie, jeśli na dokumencie brak ręcznego taga.</span></td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div>##### 3. Filtrowanie widoku (Zaznaczanie według)

Widok przeglądu umożliwia precyzyjne filtrowanie listy dokumentów. W celu zaznaczenia dokumentów należy przejść do **Przeglądu dokumentów KSEF**, użyć skrótu **\[CTRL + LEFT\]**, wybrać opcję **ZAZNACZ WEDŁUG** i wprowadzić odpowiednie dane.

Filtrowanie jest możliwe według następujących kryteriów:

- Statusu: **zaimportowane/niezaimportowane**.
- **Taga** (możliwość wybrania znacznika ze słownika).
- **Nazwy kontrahenta** (możliwość wpisania nazwy).
- Wyboru **kontrahenta z listy** (wyszukiwanie po numerze NIP).
- **Numeru dokumentu**.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/lDbJqsXwfknAnfFV-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/lDbJqsXwfknAnfFV-image.png)

##### 4. Eksport XML

Dodatkowo, w przeglądzie dokumentów KSeF pod klawiszem **\[F10\]** dostępna jest opcja pobrania pliku **XML** wskazanego dokumentu. Opcja ta jest dostępna wyłącznie dla dokumentów oznaczonych tagiem **„KOSZT”**.   
Aby eksport działał poprawnie, należy wcześniej uzupełnić ścieżkę zapisu w parametrze `flparam KsefXMLPath`(np. `x:/nazwa_folderu`) w tym celu musisz się zgłosić do działu serwisu.


<p class="callout info">**Ograniczenia formatu PDF** Obecnie KSeF nie udostępnia dokumentów w formacie PDF, dlatego eksport jest możliwy **wyłącznie w formacie XML na wskazaną ścieżkę. Operator klikając F10 nie może jej zmienić. Ścieżka jest ustawiona przez serwis na życzenie klienta przez serwis.**    
  
**Plany rozwoju:** W związku z udostępnieniem przez CIRFMF oficjalnego generatora (ksef-pdf-generator), pracujemy nad rozbudową modułu importu. W przyszłości system będzie wspierał bezpośrednie pobieranie i obsługę dokumentów w formacie **PDF**</p>