Faktury w trybie Batch - uproszczona wysyłka dokumentów

Nowa funkcjonalność ma na celu maksymalne przyspieszenie procesu wystawiania faktur poprzez eliminację zbędnych okien dialogowych oraz automatyzację wysyłki elektronicznej w tle. 

 Uwaga! Instrukcja dotyczy Faktur natomiast wysyłka korekt FV odbywa się w identyczny sposób z tym różnieniem że wystawimy dokument ZW  

 1. Warunki aktywacji automatyzacji 

 Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki: 

 

 

 KSeF: Jest aktywny. 

 

 

 Tryb pracy: Batch (wsadowy). 

 

 

 Parametr: „WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ” jest ustawiony na TAK . 

 

 

 W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru). 

 2. Zmiany w interfejsie i obsłudze 

 Po naciśnięciu klawisza TAB (Drukuj) na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków: 

 

 

 Brak Pop-upów: Nie pojawiają się okna wyboru „PDF/Ekran”, wyboru odbiorcy faktury ani okno wpisywania adresu e-mail. 

 

 

 Komunikat: System wyświetla jedynie nieinwazyjną informację: „Dokument przekazany do kolejki KSeF” . 

 

 

 Rozrachunki: Okna dotyczące rozrachunków, reszty i kasy pojawią się tylko wtedy, gdy klient nie posiada parametrów do ich automatycznego procesowania. 

 

 

 3. Logika wysyłki i statusy dokumentów 

 Proces odbywa się w trzech krokach: 

 

 

 Zatwierdzenie (Krok 1): Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status O (Oczekuje) . Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie). 

 

 

 Oczekiwanie (Krok 2): System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu W (Wysłany) i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana. 

 

 

 Wysyłka (Krok 3): Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta: 

 

 

 Dokumenty Elektroniczne = TAK: System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta. 

 

 

 Dokumenty Elektroniczne = NIE: Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta. 

 

 

 

 

 4. Ręczna wysyłka i kody QR 

 Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji „Wyślij dokument elektroniczny” (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR: 

 

 

 Status O (Oczekuje/Offline): PDF zawiera dwa kody QR . 

 

 

 Status W (Wysłany/Online): PDF zawiera jeden kod QR . 

 

 Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia: 

 

 

 Wejdź w zakładkę: TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF . 

 

 

 Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać. 

 

 

 Użyj klawisza F4 (WYŚLIJ) – opcja interaktywnej wysyłki. 

 

 

 Potwierdź klikając TAK . 

 

 

 Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF. 

 

 

 

 

 

 

 5. Obsługa klientów EWDT 

 Dla kontrahentów oznaczonych jako klienci EWDT obowiązują specjalne zasady: 

 

 

 Faktury nie są wysyłane mailowo automatycznie, niezależnie od innych ustawień. 

 

 

 Opcja „Wyślij dokument elektroniczny” jest domyślnie zablokowana . 

 

 

 Dokument trafia do KSeF, a klient może go pobrać przez portal B2B dopiero po potwierdzeniu odbioru dostawy. 

 

 

 Po potwierdzeniu dostawy w systemie, funkcja ręcznej wysyłki elektronicznej staje się dostępna dla operatora. 

 

 

 

 Tabela podsumowująca zachowanie systemu: 

 

 

 

 

 

 

 

 Dokumenty Elektroniczne 

 Tylko E-forma 

 Zachowanie systemu 

 

 

 

 

 TAK 

 TAK 

 Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Auto-wysyłka maila po uzyskaniu statusu 'W'. 

 

 

 NIE 

 TAK 

 Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Brak auto-wysyłki maila (możliwa tylko ręcznie). 

 

 

 TAK 

 NIE 

 Możliwość wyboru fizycznej drukarki. Dalszy proces zgodny ze standardem. 

 

 

 NIE 

 NIE 

 Standardowe działanie (ekran/drukarka).