Uwaga! Instrukcja dotyczy Faktur natomiast wysyłka korekt FV odbywa się w identyczny sposób z tym różnieniem że wystawimy dokument ZW
### 1. Warunki aktywacji automatyzacji Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki: - **KSeF:** Jest aktywny. - **Tryb pracy:** Batch (wsadowy). - **Parametr:** „WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ” jest ustawiony na **TAK**. *W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru).* ### 2. Zmiany w interfejsie i obsłudze Po naciśnięciu klawisza **TAB (Drukuj)** na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków: - **Brak Pop-upów:** Nie pojawiają się okna wyboru „PDF/Ekran”, wyboru odbiorcy faktury ani okno wpisywania adresu e-mail. - **Komunikat:** System wyświetla jedynie nieinwazyjną informację: **„Dokument przekazany do kolejki KSeF”**. - **Rozrachunki:** Okna dotyczące rozrachunków, reszty i kasy pojawią się tylko wtedy, gdy klient nie posiada parametrów do ich automatycznego procesowania. [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/DBsalpW2vDmr0mNn-image.png) ### 3. Logika wysyłki i statusy dokumentów Proces odbywa się w trzech krokach: 1. **Zatwierdzenie (Krok 1):** Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status **O (Oczekuje)**. Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie). [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/YnCb3kpnoNIJ6ckR-image.png) 2. **Oczekiwanie (Krok 2):** System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu **W (Wysłany)** i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana. 3. **Wysyłka (Krok 3):** Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta: - **Dokumenty Elektroniczne = TAK:** System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta. - **Dokumenty Elektroniczne = NIE:** Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta. ### 4. Ręczna wysyłka i kody QR Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji **„Wyślij dokument elektroniczny”** (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR: - **Status O (Oczekuje/Offline):** PDF zawiera **dwa kody QR**. [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MMJjmJqnnJVGZ3Tj-image.png) - **Status W (Wysłany/Online):** PDF zawiera **jeden kod QR**. [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MV42TE6X7OW76KYx-image.png) Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia: 1. Wejdź w zakładkę: **TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF**. 2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać. 3. Użyj klawisza **F4 (WYŚLIJ)** – opcja interaktywnej wysyłki. 4. Potwierdź klikając **TAK**. 5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF. [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/X6QOusue9IUcT9kU-image.png) [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/Ubl4Ku99I5fQxpAj-image.png) [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/OiLDevKOCGSom8ny-image.png) [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/vthXTDe19uOOYUCc-image.png) [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/ecXWZ21W5NRh5wct-image.png) [](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/pzOvwaDfRy8OIRqw-image.png) ## 5. Obsługa klientów EWDT Dla kontrahentów oznaczonych jako **klienci EWDT** obowiązują specjalne zasady: - Faktury **nie są wysyłane** mailowo automatycznie, niezależnie od innych ustawień. - Opcja „Wyślij dokument elektroniczny” jest domyślnie **zablokowana**. - Dokument trafia do KSeF, a klient może go pobrać przez portal B2B dopiero po potwierdzeniu odbioru dostawy. - Po potwierdzeniu dostawy w systemie, funkcja ręcznej wysyłki elektronicznej staje się dostępna dla operatora. --- **Tabela podsumowująca zachowanie systemu:**