Faktury w trybie Batch - uproszczona wysyłka dokumentów

Nowa funkcjonalność ma na celu maksymalne przyspieszenie procesu wystawiania faktur poprzez eliminację zbędnych okien dialogowych oraz automatyzację wysyłki elektronicznej w tle.

Uwaga! Instrukcja dotyczy Faktur natomiast wysyłka korekt FV odbywa się w identyczny sposób z tym różnieniem że wystawimy dokument ZW 

1. Warunki aktywacji automatyzacji

Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki:

• KSeF: Jest aktywny.

• Tryb pracy: Batch (wsadowy).

• Parametr: „WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ” jest ustawiony na TAK.

W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru).

2. Zmiany w interfejsie i obsłudze

Po naciśnięciu klawisza TAB (Drukuj) na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków:

• Brak Pop-upów: Nie pojawiają się okna wyboru „PDF/Ekran”, wyboru odbiorcy faktury ani okno wpisywania adresu e-mail.

• Komunikat: System wyświetla jedynie nieinwazyjną informację: „Dokument przekazany do kolejki KSeF”.

• Rozrachunki: Okna dotyczące rozrachunków, reszty i kasy pojawią się tylko wtedy, gdy klient nie posiada parametrów do ich automatycznego procesowania.
  
  
  

3. Logika wysyłki i statusy dokumentów

Proces odbywa się w trzech krokach:

1. Zatwierdzenie (Krok 1): Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status O (Oczekuje). Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie).
   
   
   
   

2. Oczekiwanie (Krok 2): System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu W (Wysłany) i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana.

3. Wysyłka (Krok 3): Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta:

   • Dokumenty Elektroniczne = TAK: System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta.

   • Dokumenty Elektroniczne = NIE: Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta.

4. Ręczna wysyłka i kody QR

Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji „Wyślij dokument elektroniczny” (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR:

• Status O (Oczekuje/Offline): PDF zawiera dwa kody QR.
  
  
  
  

• Status W (Wysłany/Online): PDF zawiera jeden kod QR.
  
  

  
  
  

  Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia:

  1. Wejdź w zakładkę: TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF.

  2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać.

  3. Użyj klawisza F4 (WYŚLIJ) – opcja interaktywnej wysyłki.

  4. Potwierdź klikając TAK.

  5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

     

5. Obsługa klientów EWDT

Dla kontrahentów oznaczonych jako klienci EWDT obowiązują specjalne zasady:

• Faktury nie są wysyłane mailowo automatycznie, niezależnie od innych ustawień.

• Opcja „Wyślij dokument elektroniczny” jest domyślnie zablokowana.

• Dokument trafia do KSeF, a klient może go pobrać przez portal B2B dopiero po potwierdzeniu odbioru dostawy.

• Po potwierdzeniu dostawy w systemie, funkcja ręcznej wysyłki elektronicznej staje się dostępna dla operatora.

Tabela podsumowująca zachowanie systemu: