Czy muszę ręcznie oznaczać kontrahentów jako „wysyłka do KSeF – TAK/NIE”?

W programie dostępne są dwa sposoby zarządzania wysyłką dokumentów do KSeF, dzięki czemu można elastycznie dostosować działanie systemu do etapu wdrożenia oraz potrzeb firmy.

1. Ustawienie globalne – KSeF dla wszystkich kontrahentów

W parametrach globalnych KSeF można określić, czy system ma działać w trybie KSeF globalnie dla wszystkich kontrahentów.

To rozwiązanie rekomendowane jest w momencie, gdy:

• firma jest już gotowa na pełne korzystanie z KSeF,

• większość (lub wszyscy) kontrahenci powinni mieć dokumenty wysyłane do KSeF,

• chcemy uniknąć ręcznego ustawiania trybu KSeF na każdym kontrahencie osobno.

W takim scenariuszu:

• KSeF działa domyślnie dla wszystkich kontrahentów,

• dla pojedynczych kontrahentów, którzy nie wymagają wysyłki dokumentów do KSeF, można na ich kartach wyłączyć ten parametr indywidualnie.

2. Ustawienie na kartotece kontrahenta – KSeF per kontrahent

Drugą możliwością jest ustawianie trybu KSeF bezpośrednio na kontrahencie.

Ten wariant sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

• rozpoczynamy testy produkcyjne KSeF,

• chcemy wysyłać dokumenty do KSeF stopniowo, np. tylko dla wybranych klientów,

• nie wszyscy kontrahenci są jeszcze gotowi na obsługę dokumentów przez KSeF.

W tym przypadku:

• globalnie KSeF może być wyłączony,

• a tryb KSeF włączany jest ręcznie tylko na wybranych kontrahentach.
  

Masowa zmiana ustawień dla kontrahentów

Dodatkowo system umożliwia szybką, zbiorczą zmianę ustawień bez wchodzenia w każdą kartotekę osobno.

W przeglądzie katalogu kontrahentów dostępna jest opcja:

Zaznacz według → DZIAŁA W TRYBIE KSeF

Dzięki niej można:

• zaznaczyć większą liczbę kontrahentów jednocześnie,

• hurtowo zmienić znacznik „działa w trybie KSeF” na TAK lub NIE,

• znacząco przyspieszyć konfigurację przy większych bazach kontrahentów.

Podsumowanie

• Nie zawsze trzeba ręcznie oznaczać każdego kontrahenta.

• Przy testach najlepiej korzystać z ustawień per kontrahent.

• Przy pełnym wdrożeniu wygodniejsze jest ustawienie globalne, z ewentualnymi wyjątkami.

• Masowe operacje w katalogu kontrahentów pozwalają szybko zarządzać dużą liczbą rekordów.