Co zmieni się przy fakturowaniu z aktywnym KSeF?

Włączenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powoduje kilka zmian w procesie fakturowania. Samo wystawienie dokumentu pozostaje intuicyjne i zbliżone do dotychczasowego, jednak pojawiają się nowe etapy oraz dodatkowe komunikaty wynikające z obsługi wysyłki ONLINE do KSeF. 

 Poniżej przedstawiamy, jak zmienia się cały proces – krok po kroku. 

 

 1. Tworzenie faktury – bez zmian 

 Proces wprowadzania faktury w systemie ERP pozostaje taki sam jak do tej pory. Użytkownik: 

 

 

 tworzy dokument, 

 

 

 uzupełnia dane, 

 

 

 zapisuje fakturę. 

 

 

 W tym zakresie  nie zachodzą żadne zmiany funkcjonalne . 

 

 2. Wysyłka faktury do KSeF odbywa się przy wydruku 

 Po zapisaniu faktury: 

 

 

 przechodzimy do  Wydruku FV , 

 

 

 naciskamy  TAB  (zgodnie z konfiguracją systemu), 

 

 

 system automatycznie uruchamia proces weryfikacji dokumentu z usługą  CAIRO.KSEF . 

 

 

 To właśnie w tym kroku odbywa się  weryfikacja ONLINE , czyli sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne KSeF. 

 

 3. Pojawia się komunikat o walidacji dokumentu 

 Po wybraniu opcji  DRUKUJ , system wyświetla komunikat: 

 „Trwa walidacja FV z CAIRO.KSEF” 

 Oznacza to, że dokument jest sprawdzany pod kątem: 

 

 

 poprawności danych, 

 

 

 zgodności ze strukturą XML KSeF, 

 

 

 kompletności wymaganych pól. 

 

 

 To nowy krok, który nie występował wcześniej przy standardowym wydruku. 

 

 4. Automatyczna weryfikacja i przygotowanie do wysyłki 

 Jeśli weryfikacja przejdzie pomyślnie, system: 

 ✔ przekazuje dokument do rozrachunków, ✔ przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF, ✔ oznacza fakturę jako gotową do przesłania. 

 Użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie procesu. 

 

 5. Podgląd/wydruk faktury – jak wcześniej 

 Po walidacji następuje standardowy podgląd i wydruk faktury. Na tym etapie  nic się nie zmienia  – nadal możesz wyświetlić fakturę na ekranie i przygotować ją w formie papierowej lub PDF. 

 

 6. Nowe oznaczenie dokumentu: „W” – wysłany do KSeF 

 Po pomyślnej wysyłce faktura otrzymuje w systemie nowy znacznik: 

 „W” – wysłano do KSeF 

 Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo ustalić, które dokumenty zostały już przekazane do systemu Ministerstwa Finansów. 

 Faktura trafia również do kategorii: 

 ➡  Dokumenty potwierdzone 

 co oznacza, że proces wysyłki zakończył się prawidłowo. 

 

 7. Fakturę można odszukać w KSeF bezpośrednio po wysyłce 

 Po poprawnej wysyłce dokument znajdziesz: 

 

 

 logując się do KSeF, 

 

 

 wybierając listę wystawionych faktur. 

 

 

 System KSeF przypisze fakturze jej unikalny numer KSeF-ID. 

 

 8. Możliwość pobrania UPO 

 Po wysłaniu dokumentu użytkownik ma dostęp do: 

 ➡  UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru 

 UPO można: 

 

 

 podejrzeć w formacie XML, 

 

 

 wysłać na e-mail. 

 

 

 To dodatkowy element procesu, który wcześniej nie występował. 

 

 Podsumowanie – co realnie się zmienia? 

 

 

 

 

 

 Etap 

 Było 

 Jest po aktywacji KSeF 

 

 

 

 

 Tworzenie faktury 

 standardowo 

 bez zmian 

 

 

 Wydruk faktury 

 wydruk PDF/papier 

 wydruk + wysyłka do KSeF 

 

 

 Walidacja danych 

 brak 

 obowiązkowa walidacja z CAIRO.KSEF 

 

 

 Status dokumentu 

 standardowy 

 status „W” – wysłano do KSeF 

 

 

 Potwierdzenia 

 brak 

 UPO dostępne do pobrania 

 

 

 Widoczność w systemach 

 tylko ERP 

 również w KSeF 

 

 

 

 

 

 

 Najważniejsze korzyści z fakturowania z aktywnym KSeF 

 

 

 automatyzacja procesu wysyłki, 

 

 

 jeden spójny kanał przekazywania faktur, 

 

 

 gwarancja, że faktura została poprawnie zarejestrowana, 

 

 

 bezpieczeństwo danych i potwierdzenie UPO, 

 

 

 możliwość szybszej wymiany dokumentów z kontrahentami.