# Co zmieni się przy fakturowaniu z aktywnym KSeF? Włączenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powoduje kilka zmian w procesie fakturowania. Samo wystawienie dokumentu pozostaje intuicyjne i zbliżone do dotychczasowego, jednak pojawiają się nowe etapy oraz dodatkowe komunikaty wynikające z obsługi wysyłki ONLINE do KSeF. Poniżej przedstawiamy, jak zmienia się cały proces – krok po kroku. --- #### **1. Tworzenie faktury – bez zmian** Proces wprowadzania faktury w systemie ERP pozostaje taki sam jak do tej pory. Użytkownik: - tworzy dokument, - uzupełnia dane, - zapisuje fakturę. W tym zakresie **nie zachodzą żadne zmiany funkcjonalne**. --- #### **2. Wysyłka faktury do KSeF odbywa się przy wydruku** Po zapisaniu faktury: 1. przechodzimy do **Wydruku FV**, 2. naciskamy **TAB** (zgodnie z konfiguracją systemu), 3. system automatycznie uruchamia proces weryfikacji dokumentu z usługą **CAIRO.KSEF**. To właśnie w tym kroku odbywa się **weryfikacja ONLINE**, czyli sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne KSeF. --- #### **3. Pojawia się komunikat o walidacji dokumentu** Po wybraniu opcji **DRUKUJ**, system wyświetla komunikat: **„Trwa walidacja FV z CAIRO.KSEF”** Oznacza to, że dokument jest sprawdzany pod kątem: - poprawności danych, - zgodności ze strukturą XML KSeF, - kompletności wymaganych pól. To nowy krok, który nie występował wcześniej przy standardowym wydruku. --- #### **4. Automatyczna weryfikacja i przygotowanie do wysyłki** Jeśli weryfikacja przejdzie pomyślnie, system: ✔ przekazuje dokument do rozrachunków, ✔ przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF, ✔ oznacza fakturę jako gotową do przesłania. Użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie procesu. --- #### **5. Podgląd/wydruk faktury – jak wcześniej** Po walidacji następuje standardowy podgląd i wydruk faktury. Na tym etapie **nic się nie zmienia** – nadal możesz wyświetlić fakturę na ekranie i przygotować ją w formie papierowej lub PDF. --- #### **6. Nowe oznaczenie dokumentu: „W” – wysłany do KSeF** Po pomyślnej wysyłce faktura otrzymuje w systemie nowy znacznik: **„W” – wysłano do KSeF** Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo ustalić, które dokumenty zostały już przekazane do systemu Ministerstwa Finansów. Faktura trafia również do kategorii: ➡ **Dokumenty potwierdzone** co oznacza, że proces wysyłki zakończył się prawidłowo. --- #### **7. Fakturę można odszukać w KSeF bezpośrednio po wysyłce** Po poprawnej wysyłce dokument znajdziesz: - logując się do KSeF, - wybierając listę wystawionych faktur. System KSeF przypisze fakturze jej unikalny numer KSeF-ID. --- #### **8. Możliwość pobrania UPO** Po wysłaniu dokumentu użytkownik ma dostęp do: ➡ **UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru** UPO można: - podejrzeć w formacie XML, - wysłać na e-mail. To dodatkowy element procesu, który wcześniej nie występował. --- ### **Podsumowanie – co realnie się zmienia?**
EtapByłoJest po aktywacji KSeF
Tworzenie fakturystandardowobez zmian
Wydruk fakturywydruk PDF/papier**wydruk + wysyłka do KSeF**
Walidacja danychbrak**obowiązkowa walidacja z CAIRO.KSEF**
Status dokumentustandardowy**status „W” – wysłano do KSeF**
Potwierdzeniabrak**UPO dostępne do pobrania**
Widoczność w systemachtylko ERP**również w KSeF**
--- ### **Najważniejsze korzyści z fakturowania z aktywnym KSeF** - automatyzacja procesu wysyłki, - jeden spójny kanał przekazywania faktur, - gwarancja, że faktura została poprawnie zarejestrowana, - bezpieczeństwo danych i potwierdzenie UPO, - możliwość szybszej wymiany dokumentów z kontrahentami.