# KSEF

# Jak aktywować KSEF w systemie?

Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku, jak przygotować i skonfigurować system ERP do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).  
Obejmuje ona aktualizację systemu, włączenie parametrów oraz ustawienie autoryzacji za pomocą **Tokenu Urzędowego KSeF** lub **Certyfikatu podpisanego.**

---

### **1. Aktualizacja systemu ERP**

<p class="callout warning">Aby korzystać z funkcjonalności KSeF, upewnij się, że system ERP jest zaktualizowany do **najnowszej stabilnej wersji oraz posiada migrację na SQL.** </p>

Jeżeli program ERP nie posiada aktualnej wersji programu lub nie została jeszcze wykonana migracja na SQL prosimy o skontaktowanie się z działem helpdesk. Informujemy, że KSEF można testować również na lekcji systemu, w tym celu również wymagany jest kontakt z działem helpdesk w celu aktualizacji lekcji do najnowszej wersji.

---

### **2. Włączenie parametrów KSeF**

1. Przejdź do menu:  
    **ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF**
2. Włącz parametry związane z obsługą KSeF.

---

### **3. Uzupełnienie parametrów w ERP**

W module **PARAMETRY → KSEF** znajduje się główna konfiguracja:

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/m3zyOtEOuvsILYhf-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/m3zyOtEOuvsILYhf-image.png)

- **STATUS:** AKTYWNY – włącza usługę cairo.KSEF WS
- **ADRES cairo.KSEF WS:** adres który należy wpisać w zależności od trybu działania:   
    KSEF-TEST https://k1.cairo.pl:9292/ksefapi  
    KSEF-PROD: https://k1.cairo.pl:9191/ksefapi
- **ADRES URZĘDOWY KSEF:** adres usług udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. – wybieramy środowisko przyciskiem F2.
- **METODA AUTORYZACJI:** Token urzędowy KSeF / Certyfikat XAdES
- **TOKEN URZĘDOWY KSEF:** \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* - wklejamy tutaj token wygenerowany ze strony Ministerstwa Finansów
- **CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY URZĘDOWY KSEF -** pliki .crt oraz .key złączony jako jeden ciąg znaków
- **HASŁO DO KLUCZA -** hasło ustawione w KSeF
- **CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY OFFLINE URZĘDOWY KSEF -** pliki .crt oraz .key złączony jako jeden ciąg znaków
- **HASŁO DO KLUCZA PRYWATNEGO OFFLINE URZĘDOWEGO KSEF -** hasło ustawione w KSEF
- **WERSJA SCHEMA FA:** 3 (domyślnie)
- **WERSJA API:** 2 (domyślnie)
- **ZAPAMIĘTYWANIE SESJI KSEF:** TAK – zapamiętuje sesje urzędowe KSeF, przyspiesza wysyłkę dokumentów oraz wpływa na czas otrzymania UPO.
- **MAKSYMALNY CZAS NA WYSYŁKĘ FAKTURY W SEKUNDACH -** określenie maksymalnego czasu oczekiwania na wysyłkę faktury do ksef w celu przydzielenia ksefID
- **ZAKRES OBOWIĄZYWANIA KSEF - kontrahent/ globalnie -** określenie czy ksef działa dla wszystkich kontrahentów czy per kontrahent wówczas decyduje o tym parametr na kontrahencie w danych ogólnych "Działa w trybie ksef"
- **STATUS KONFIGURACJI:**
- **TEST POŁĄCZENIA Z cairo.KSEF. WS -** test komunikacji z cairo.KSEF WS
- **TEST AUTORYZACJI W KSEF URZĘDOWYM** - weryfikacja poprawności danych tokeny, certyfikatu z MF.
- **WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ** - TAK/NIE - [kliknij tutaj a więcej na ten temat przeczytasz w dedykowanym artykule ](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/parametry-ksef-wydruk-dokumentow-tylko-w-formie-elektronicznej)
- **NUMER TELEFONU NABYWCY** - czy wysyłać numer nabywcy do KSEF
- **PRZEGLĄD DOKUMENTÓW - FILTRUJ DOSTAWCÓW -** Czy filtrować dostawców
    
    \- dostępni dostawcy - Lista kontrahentów dla których ma być możliwe przeglądanie dokumentów KSEF

### **4. Opis środowisk KSeF dostępnych do wyboru (F2)**

W polu **ADRES URZĘDOWY KSEF** dostępna jest lista środowisk udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Poniżej wyszczególnienie tych środowisk oraz linki do udostępnionych przez Ministerstwo Finansów środowisk w których można się uwierzytelnić i uzyskać tokeny oraz certyfikaty, nadać uprawnienia.

##### **1) Środowisko przedprodukcyjne KSeF - [https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/](https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/)** 

##### **2) Środowisko testowe KSeF (demo / szkoleniowe) - [https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/](https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/) 3) Środowisko produkcyjne KSeF - [https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/](https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/)** <span style="color: rgb(68, 68, 68);">Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.</span>

Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) daje dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – **użyj środowiska testowego** udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast jeżeli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już **prawdziwych** danych uwierzytelniających – **użyj środowiska przedprodukcyjnego (Demo).**

Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogujesz się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

W praktyce oznacza to, że aby zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego należy użyć **prawdziwych danych uwierzytelniających** i korzystać z nadanych uprawnień.

<p class="callout warning">Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej (Demo) Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.</p>

<p class="callout info">Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.</p>

---

### **5. Logowanie za pomocą TOKENU URZĘDOWEGO KSEF (środowisko testowe)**

<p class="callout danger">**Uwaga:** Wybierając formę uwierzytelniania w KSeF warto pamiętać, że **tokeny będą obowiązywały tylko do końca 2026 roku**. Ich miejsce zastąpią certyfikaty, które **będzie można generować już od 1 listopada 2026 roku**.   
</p>

Instrukcja dostępna pod tym linkiem [https://pomoc.cairo.pl/link/154#bkmrk-page-title](https://pomoc.cairo.pl/link/154#bkmrk-page-title)

---

### **6. Autoryzacja za pomocą CERTYFIKATU PODPISANEGO (środowisko testowe)**

Metoda zalecana, stabilniejsza i obsługująca pełną integrację automatyczną.

---

#### **Krok 1: Wygeneruj certyfikat KSeF**

1. Na stronie KSeF przejdź do zakładki **Certyfikaty**.
2. Kliknij **Wnioskuj o certyfikat**.
3. Wypełnij:
    
    
    - **Nazwa certyfikatu**
    - **Hasło** (potrzebne później w ERP)
4. Pobierz wygenerowane pliki:
    
    
    - **certyfikat .crt**
    - **klucz prywatny .key**

---

#### **Krok 2: Wprowadź certyfikat do ERP**

1. Przejdź do:  
    **ADMINISTRACJA → PARAMETRY → KSEF**
2. Otwórz pliki **.crt** i **.key** w edytorze tekstowym (np. Notepad) złącz je jako jeden ciąg znaków
3. Skopiuj całą ich zawartość i wklej w pole:  
    **CERTYFIKAT I KLUCZ PRYWATNY URZĘDOWY KSEF**
4. W polu:  
    **HASŁO DO KLUCZA PRYWATNEGO URZĘDOWEGO KSEF**  
    wpisz hasło ustawione podczas generowania certyfikatu.
5. Zapisz konfigurację.

---

### **7. Test połączenia**

Po skonfigurowaniu tokenu lub certyfikatu:

1. Kliknij **TEST POŁĄCZENIA**.
2. Oczekiwany wynik: **STATUS: OK**.
3. W przypadku błędu sprawdź:
    
    
    - czy token/certyfikat został poprawnie wklejony,
    - czy konto w KSeF ma wymagane uprawnienia,
    - czy adresy KSeF są poprawne (środowisko testowe / przedprodukcyjne / produkcyjne),
    - czy w ERP został wpisany NIP:  
        **ADMINISTRACJA → PARAMETRY → FIRMA → NIP**

---

### **8. Włączenie trybu KSeF dla kontrahentów**

Aby dany kontrahent mógł pracować w trybie KSeF, należy włączyć dla niego odpowiedni parametr.  
Jeśli parametr **nie zostanie aktywowany**, program będzie działał dla tego kontrahenta w **starym trybie**, bez obsługi KSeF.

**Krok 1: Włącz tryb KSeF dla kontrahenta**  
Przejdź do:  
**KONTRAHENCI → DANE OGÓLNE → DZIAŁA W TRYBIE KSeF**  
Ustaw wartość: **TAK**

**Krok 2: Upewnij się, że został uzupełniony adres KSeF dla magazynu**  
Przejdź do:  
**ADMINISTRACJA → LISTA MAGAZYNÓW → strzałka w prawo → EDYCJA ADRESU KSeF**

Jeśli adres KSeF nie jest uzupełniony, dokumenty z tego magazynu nie będą mogły zostać wysłane.

# Logowanie do KSeF – środowisko testowe

Aby móc korzystać z integracji z KSeF w systemie ERP, użytkownik musi najpierw uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur. Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku sposób logowania oraz generowania danych potrzebnych do autoryzacji w środowisku testowym KSeF.

---

### **1. Wejście na stronę KSeF**

1. Otwórz przeglądarkę internetową. [https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/](https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/)
2. Przejdź na oficjalną stronę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

---

### **2. Uwierzytelnianie**

Na ekranie startowym wybierz opcję **„Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”**.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/QdDTgCTKf1Tkew6U-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/QdDTgCTKf1Tkew6U-image.png)

---

#### **3. Uwierzytelnienie w środowisku testowym**

Przed zalogowaniem do środowiska testowego pojawi się komunikat:

> **„Jestem świadomy(a), że uwierzytelniam się do ogólnodostępnego środowiska testowego KSeF, w którym należy posługiwać się zanonimizowanymi, fikcyjnymi danymi.”**

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/Yr1nkcp8R0ZH8nIo-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/Yr1nkcp8R0ZH8nIo-image.png)

Potwierdź zapoznanie się z informacją.  
W środowisku testowym masz do wyboru kilka metod logowania:

#### **Dostępne metody uwierzytelnienia:**

- **Zaloguj uwierzytelnieniem testowym**  
    (najprostsza metoda – przydatna do szybkich testów)
- **Podbierz odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego**
- **Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym**
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/YVMBwnrXDMhgPtW3-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/YVMBwnrXDMhgPtW3-image.png)

---

### **5. Wprowadzenie kontekstu logowania**

Po wybraniu metody logowania KSeF poprosi o:

- **Testowy certyfikat** (jeśli dotyczy),
- **NIP firmy** – musi składać się z 10 cyfr,
- **Identyfikator wewnętrzny** (opcjonalnie),
- **VAT-UE** (opcjonalnie).

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/rJvtrqsy18sUpT3w-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/rJvtrqsy18sUpT3w-image.png)

---

### **8. Zakończenie logowania**

Po przejściu powyższych kroków zobaczysz komunikat informujący, że jesteś **zalogowany** do środowiska testowego KSeF.

Od tego momentu możesz nadawać uprawnienia, przeglądać dokumenty oraz przygotować integrację z ERP.

# Ile mam czasu na przesłanie dokumentu do KSEF?

<main class="content-wrap card" id="bkmrk-wraz-z-uruchomieniem">Wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF zmieniają się zasady dotyczące momentu **przesłania faktury** do systemu. Podstawowa zasada jest prosta:

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">---

</div></div>### **1. Faktura musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie – najpóźniej w dniu jej wystawienia**

W praktyce:

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">- faktura nie może „leżeć w buforze”, bliżej nieokreślony czas
- jej prawne wystawienie następuje dopiero **po przyjęciu przez KSeF**,
- system ministerstwa decyduje o dacie wystawienia dokumentu.

---

</div></div>### **2. Deadline dla przesłania faktury**

#### ✔ **Dokument online** – wysyłka tego samego dnia, automatycznie.

#### ✔ **Dokument offline** – wysyłka **nie później niż następnego dnia roboczego** po jej wystawieniu.

Niedotrzymanie tego terminu oznacza, że dokument **nie jest uznany za wystawiony**.

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">---

</div></div>### **3. Tryb ONLINE – standardowe działanie**

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">- System ERP wysyła fakturę automatycznie podczas zatwierdzania lub wydruku.
- Dane są weryfikowane po stronie CAIRO.KSeF.
- Brak ryzyka, że dokument zostanie pominięty.

---

</div></div>### **4. Tryb OFFLINE**

#### **Na czym polega tryb OFFLINE?**

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">1. Wystawiasz fakturę zgodnie ze schemą KSeF.
2. Dokument zapisuje się lokalnie w ERP jako *oczekujący*.
3. Jesteś zobowiązany przesłać go do KSeF **nie później niż następnego dnia roboczego**.
4. Po wysyłce i akceptacji dokument otrzymuje numer KSeF (moment formalnego wystawienia).

---

</div></div>### **5. Wysyłka BATCH (OFFLINE) – obsługiwana w naszym systemie**

W naszym oprogramowaniu dostępna jest pełna obsługa wysyłki wsadowej (batch), która działa w trybie offline.

Oznacza to:

✔ Możesz ustawić CRON, który automatycznie wyśle wszystkie zaległe dokumenty.

System:

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">- regularnie sprawdza listę faktur niewysłanych,
- podejmuje próby wysyłki o ustalonych godzinach,
- eliminuje ryzyko ręcznego pominięcia dokumentów,
- automatycznie przesyła duże paczki faktur po awarii lub pracy offline,
- działa zgodnie z limitem czasowym narzuconym przez ustawę (najpóźniej następnego dnia roboczego).

</div></div>**Dodatkowo CRON generuje raport mailowy z listą dokumentów, których nie udało się wysłać (np. z powodu błędów walidacji). Dzięki temu firma może samodzielnie kontrolować, czy wszystkie faktury zostały skutecznie przekazane do KSeF – CRON automatyzuje proces, ale nie eliminuje potrzeby weryfikacji przypadków błędnych.**

To szczególnie ważne w firmach z dużą liczbą dokumentów lub działających w wielu lokalizacjach.

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">---

</div></div>### **6. Praca podczas awarii KSeF**

W przypadku oficjalnej awarii ministerstwa:

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">- możesz wystawiać faktury offline bez ograniczeń,
- musisz przesłać je **w ciągu 7 dni** od zakończenia awarii,
- komunikat o awarii i jej zakończeniu publikuje MF.

</div></div>CRON z wysyłką batch dodatkowo zabezpiecza, że wszystkie dokumenty trafią do KSeF bez Twojej ingerencji.

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto">---

</div></div>### **Podsumowanie**

<div class="page-content clearfix" component="page-display" option:page-display:page-id="421"><div dir="auto"><div class="_tableContainer_1rjym_1" id="bkmrk-tryb-kiedy-fv-jest-u"><div class="group _tableWrapper_1rjym_13 flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="3461" data-start="2866"><thead data-end="2953" data-start="2866"><tr data-end="2953" data-start="2866"><th data-col-size="sm" data-end="2873" data-start="2866">Tryb</th><th data-col-size="sm" data-end="2911" data-start="2873">Kiedy FV jest uznana za wystawioną?</th><th data-col-size="sm" data-end="2928" data-start="2911">Termin wysyłki</th><th data-col-size="md" data-end="2953" data-start="2928">Jak działa system ERP</th></tr></thead><tbody data-end="3461" data-start="3044"><tr data-end="3134" data-start="3044"><td data-col-size="sm" data-end="3057" data-start="3044">**ONLINE**</td><td data-col-size="sm" data-end="3091" data-start="3057">od razu po przyjęciu przez KSeF</td><td data-col-size="sm" data-end="3110" data-start="3091">tego samego dnia</td><td data-col-size="md" data-end="3134" data-start="3110">wysyłka automatyczna</td></tr><tr data-end="3249" data-start="3135"><td data-col-size="sm" data-end="3149" data-start="3135">**OFFLINE**</td><td data-col-size="sm" data-end="3174" data-start="3149">po nadaniu numeru KSeF</td><td data-col-size="sm" data-end="3203" data-start="3174">**następny dzień roboczy**</td><td data-col-size="md" data-end="3249" data-start="3203">dokument oczekuje, wysyłka ręczna lub CRON</td></tr><tr data-end="3356" data-start="3250"><td data-col-size="sm" data-end="3272" data-start="3250">**BATCH (OFFLINE)**</td><td data-col-size="sm" data-end="3293" data-start="3272">po akceptacji KSeF</td><td data-col-size="sm" data-end="3316" data-start="3293">zgodnie z przepisami</td><td data-col-size="md" data-end="3356" data-start="3316">CRON automatycznie wysyła zaległe FV</td></tr><tr data-end="3461" data-start="3357"><td data-col-size="sm" data-end="3375" data-start="3357">**Awarie KSeF**</td><td data-col-size="sm" data-end="3398" data-start="3375">po wysyłce po awarii</td><td data-col-size="sm" data-end="3413" data-start="3398">do **7 dni**</td><td data-col-size="md" data-end="3461" data-start="3413">CRON wysyła masowo po przywróceniu działania</td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div><div component="pointer" option:pointer:page-id="421"><button class="screen-reader-only">Aktywuj tryb wyboru sekcji</button></div></main>

# Jak przygotować się do wdrożenia KSEF w firmie?

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) każda firma musi zmienić sposób wystawiania i odbioru faktur. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się do samej konfiguracji w programie księgowym — wymaga przemyślenia procesów, uprawnień, komunikacji z kontrahentami oraz organizacji pracy działów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które warto wykonać przed rozpoczęciem pracy w KSeF.

---

### **1. Analiza obecnych procesów fakturowania**

Przede wszystkim należy określić, jak dziś wygląda obieg dokumentów:

- gdzie wystawiane są faktury (działy, oddziały, punkty sprzedaży),
- czy używane są różne systemy/filie,
- które dokumenty są wysyłane do kontrahentów w formie elektronicznej,
- jaki jest przepływ dokumentów między działem sprzedaży, magazynem i księgowością,
- czy występują korekty, faktury zaliczkowe, duplikaty, faktury wewnętrzne.

**Efekt:** ustalenie, które procesy i dokumenty muszą zostać przeniesione do KSeF i jak zmieni się ich obsługa.

---

### **2. Weryfikacja danych firmy i kontrahentów**

Przed wdrożeniem KSeF warto:

- sprawdzić poprawność danych NIP,
- uporządkować rejestr kontrahentów,
- uzupełnić dane klientów np. o adresy e-mail wykorzystywane do przekazywania numerów KSeF lub powiadomień,
- sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT.

**Dlaczego to ważne?**  
W KSeF dokument identyfikowany jest numerem technicznym i **nie ma obowiązku wysyłania do klienta PDF**. Konieczne może być uzgodnienie nowego sposobu informacji o fakturze.

---

### **3. Ustalenie polityki uprawnień**

W KSeF każda firma musi określić, kto:

- wystawia faktury,
- odbiera faktury,
- pobiera je do systemu ERP,
- nadaje uprawnienia innym osobom.

**Warto z góry ustalić role użytkowników.**  
Przykładowe role:

<div class="TyagGW_tableContainer" id="bkmrk-rola-funkcja-adminis"><div class="group TyagGW_tableWrapper flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="2273" data-start="2037"><thead data-end="2055" data-start="2037"><tr data-end="2055" data-start="2037"><th data-col-size="sm" data-end="2044" data-start="2037">Rola</th><th data-col-size="sm" data-end="2055" data-start="2044">Funkcja</th></tr></thead><tbody data-end="2273" data-start="2075"><tr data-end="2135" data-start="2075"><td data-col-size="sm" data-end="2096" data-start="2075">Administrator KSeF</td><td data-col-size="sm" data-end="2135" data-start="2096">zarządza uprawnieniami i integracją</td></tr><tr data-end="2178" data-start="2136"><td data-col-size="sm" data-end="2147" data-start="2136">Wystawca</td><td data-col-size="sm" data-end="2178" data-start="2147">wystawia i wysyła dokumenty</td></tr><tr data-end="2225" data-start="2179"><td data-col-size="sm" data-end="2190" data-start="2179">Odbiorca</td><td data-col-size="sm" data-end="2225" data-start="2190">pobiera faktury od kontrahentów</td></tr><tr data-end="2273" data-start="2226"><td data-col-size="sm" data-end="2239" data-start="2226">Księgowość</td><td data-col-size="sm" data-end="2273" data-start="2239">rozlicza dokumenty po pobraniu</td></tr></tbody></table>

</div></div>---

### **4. Przygotowanie infrastruktury IT**

Niezbędne elementy:

- system ERP na SQL wraz z najnowszą wersją w innym wypadku prosimy o kontakt z serwisem CAIRO
- certyfikat , pieczęć lub profil zaufany do nadawania uprawnień nadawany przez Ministerstwo Finansów
- integracja z systemami dodatkowymi (np. dekretacje, programy księgowe),

---

### **5. Przygotowanie dokumentów i wydruków**

Po wejściu KSeF:

- **PDF nie jest fakturą**, a jedynie wizualizacją,
- wydruk papierowy również nie jest dokumentem księgowym.

---

### **6. Zmiana obiegu faktur otrzymywanych od kontrahentów**

Firmy będą mogły pobierać faktury przychodzące z KSeF:

- ręcznie (przez portal KSeF),
- automatycznie przez ERP - [import wskazany](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/import-wskazanego-dokumentu-z-ksef) lub import okresowy.

<p class="callout info">Standardowy import poprzez API dostawy w ERP pozostanie. </p>

Trzeba ustalić:

- kto pobiera dokumenty,
- jak są przekazywane do księgowości,
- jak identyfikować pozycje na dokumentach (np. WZ → FV),
- kiedy faktura może zostać zaksięgowana.

---

### **7. Szkolenia pracowników i komunikacja z klientami**

Wdrożenie KSeF wymaga:

- przeszkolenia działów firmy (sprzedaż, księgowość, logistyka),
- poinformowania kontrahentów o zmianach (np. brak wysyłki PDF).

**Przykładowy komunikat:**  
„Od daty X faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF. PDF będzie stanowił jedynie wizualizację, nie dokument księgowy.”

---

### 8. Testy przed uruchomieniem

Przed startem obowiązkowego KSeF warto wykonać:

- wysyłkę testowych faktur, sprawdzić tym samym [limity wynikające z wielkości dokumentów ](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/limity-wielkosci-pliku-xml-w-ksef-co-warto-wiedziec)przesyłanych do KSeF
- przetestowanie integracji, kolejek i trybu awaryjnego,
- symulację „normalnego dnia pracy” w KSeF.

# Jak wysłać dokument do KSEF w trybie ONLINE?

### **1. Wystawienie faktury**

Proces tworzenia faktury nie ulega zmianie.  
Wprowadzamy dokument do systemu **tak jak dotychczas**, korzystając z tego samego formularza i ustawień.

---

### **2. Wydruk faktury = wysyłka do KSeF ONLINE**

Po zapisaniu faktury:

1. Przechodzimy do **Wydruku FV**.
2. Naciskamy **TAB** (zgodnie z konfiguracją).
3. W tym momencie system uruchamia proces wstępnej weryfikacji faktury z usługą **CAIRO.KSEF** – sprawdzane są wszystkie pola wymagane do wysyłki ONLINE.

Następnie:

- Klikamy **DRUKUJ**

System sprawdza zgodność dokumentu z parametrami wymaganymi przez KSeF.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/HY5Mu4Iul4m7JMUd-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/HY5Mu4Iul4m7JMUd-image.png)

---

### **3. Automatyczna weryfikacja dokumentu**

Usługa **CAIRO.KSEF** wykonuje pełną walidację w tle:

- sprawdza kompletność danych,
- kontroluje wymagane pola,
- przygotowuje dokument do wysyłki ONLINE.

Jeżeli wszystko jest poprawne — proces przechodzi do kolejnego etapu.

---

### **4. Przesłanie dokumentu do rozrachunków**

Po pozytywnej weryfikacji system automatycznie wykonuje:

✔ przekazanie dokumentu do rozrachunków,  
✔ przygotowanie i zapis dokumentu do wysyłki do KSeF.

Na ekranie pojawi się komunikat potwierdzający wysyłkę FV do KSEF;

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/J6MWDDWLcUPVQgzK-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/J6MWDDWLcUPVQgzK-image.png)

---

### **5. Wyświetlenie podglądu / wydruk faktury**

Następuje standardowy podgląd lub wydruk faktury – **dokładnie tak jak dotychczas**.  
Ten etap nie różni się niczym od wcześniejszej pracy z dokumentem.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/9B0OEooUXmLDxs55-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/9B0OEooUXmLDxs55-image.png)

---

### **6. Oznaczenie dokumentu jako wysłanego do KSeF**

Po wykonaniu procesu faktura zostaje:

- przeniesiona do **Dokumentów potwierdzonych**,
- oznaczona literą **„W”** — co oznacza **wysłanie do KSeF**.

To wizualna informacja, że dokument został przekazany do systemu KSeF.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/jvK8wCqZGZjVx2a4-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/jvK8wCqZGZjVx2a4-image.png)

---

### **7. Sprawdzenie dokumentu w KSeF**

Wysłaną fakturę można zobaczyć bezpośrednio w KSeF:

1. Logujemy się na konto KSeF,
2. Przechodzimy do listy dokumentów,
3. Odnajdujemy wysłaną fakturę na liście (systemy synchronizują się automatycznie).

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/VsuLX4TGabxEfetM-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/VsuLX4TGabxEfetM-image.png)

# Jak dowiem się czy dokument został pomyślnie przesłany do KSEF?

Po wystawieniu faktury w systemie ERP możesz w prosty sposób zweryfikować, czy dokument został poprawnie wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur. System udostępnia dwa miejsca, w których można monitorować status wysyłki.

---

### **1. Podgląd statusu w przeglądzie faktur (kolumna „ksef status”)**

Aby dodać kolumnę „ksef status”:

1. Otwórz **Przegląd FAKTURY**.
2. Wciśnij **SHIFT + F12** – otworzy się okno konfiguracji widoku kolumn.
3. Dodaj kolumnę **„ksef status”** do widoku tabeli.

Po dodaniu kolumny status jest widoczny na liście faktur, dzięki czemu można na bieżąco monitorować, co dzieje się z dokumentem.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hyg8Nr3FZPRGAqSL-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/hyg8Nr3FZPRGAqSL-image.png)  
  
![](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/wN1v9wAKN0Bypfs4-image.png)

### **Znaczenie statusów:**

<div class="_tableContainer_1rjym_1" id="bkmrk-status-znaczenie-%E2%80%9C-%E2%80%9D"><div class="group _tableWrapper_1rjym_13 flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="1084" data-start="840"><thead data-end="862" data-start="840"><tr data-end="862" data-start="840"><th data-col-size="sm" data-end="849" data-start="840">Status</th><th data-col-size="md" data-end="862" data-start="849">Znaczenie</th></tr></thead><tbody data-end="1084" data-start="886"><tr data-end="957" data-start="886"><td data-col-size="sm" data-end="896" data-start="886">**“-”**</td><td data-col-size="md" data-end="957" data-start="896">Dokument nie miał jeszcze podjętej próby wysyłki do KSeF.</td></tr><tr data-end="1009" data-start="958"><td data-col-size="sm" data-end="968" data-start="958">**“O”**</td><td data-col-size="md" data-end="1009" data-start="968">Dokument oczekuje na wysyłkę do KSeF.</td></tr><tr data-end="1084" data-start="1010"><td data-col-size="sm" data-end="1020" data-start="1010">**“W”**</td><td data-col-size="md" data-end="1084" data-start="1020">Dokument został wysłany do KSeF (oczekuje na potwierdzenie).</td></tr></tbody></table>

</div></div>---

### **2. Szczegółowe informacje w dokumencie (F10)**

Dodatkowe, szczegółowe informacje o statusie wysyłki znajdziesz również bezpośrednio na fakturze:

1. Otwórz fakturę, której status chcesz sprawdzić.
2. Wciśnij **F10** – system wyświetli dane dotyczące komunikacji z KSeF.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ysroet8xAFsbExnY-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/ysroet8xAFsbExnY-image.png)

---

### **3. Potwierdzenie prawidłowej wysyłki**

Jeśli faktura została poprawnie zarejestrowana w KSeF, w danych dokumentu pojawią się:

- **ksef id** – unikalny identyfikator faktury w KSeF,
- **data zaksięgowania** – data przyjęcia dokumentu przez system Ministerstwa Finansów,
- odpowiedni status w kolumnie **ksef status**.

Te dwie informacje (ksef id + data zaksięgowania) są jednoznacznym potwierdzeniem, że faktura została prawidłowo przesłana do KSeF.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/KDULUr0vuLkON4mL-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/KDULUr0vuLkON4mL-image.png)

# Jak znajdę dokumenty które nie zostały wysłane do KSEF?

### **Przegląd dokumentów niewysłanych do KSeF**

Po kliknięciu **TAB** na nagłówkach dostępna jest opcja:

**„FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF”**

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/LhjStXZjuBwqfFLq-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-11/LhjStXZjuBwqfFLq-image.png)

Po jej wybraniu otworzy się dodatkowe okno, w którym wyświetlane jest zestawienie wszystkich faktur **zatwierdzonych**, ale **niewysłanych do KSeF**.   
Znajduję tam również kolumna **TREŚĆ BŁĘDU** która wskaże z jakiego powodu FV nie została wysłana.

---

### **Dostęp do funkcji i uprawnienia**

Dostęp do przeglądu jest kontrolowany przez uprawnienie:

**KSEF – podgląd dokumentów niewysłanych do KSeF**

- użytkownik <span class="s1">**z uprawnieniem**</span> – ma dostęp do przeglądu i pełnej listy dokumentów,
- użytkownik <span class="s1">**bez uprawnienia**</span> – po próbie wejścia do funkcji otrzyma komunikat:  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/MwItlOXxh0gacNpu-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MwItlOXxh0gacNpu-image.png)

---

### **Spójny widok przeglądu**

Niezależnie od miejsca wejścia (np. z poziomu:

- faktur,
- korekt,
- innych dokumentów objętych KSeF),

użytkownik widzi <span class="s2">**ten sam, spójny widok przeglądu**</span>, z identycznym zakresem danych, kolumn i filtrów.

> **Uwaga:** Dokumenty zaliczkowe posiadają <span class="s2">**osobne okno przeglądu**</span>, ale działają według tych samych zasad (statusy, filtry, uprawnienia).

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/lVpE4SNQVLf07Gza-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/lVpE4SNQVLf07Gza-image.png)

---

### **Zakres danych**

Przegląd wyświetla:

- <span class="s1">dokumenty </span>**z bieżącego magazynu**<span class="s1">, z uwagi na fakt że nie każdy operator ma dostęp do wszystkich magazynów jest to rozdzielenie. </span>
- wszystkie typy dokumentów wymagających wysyłki do KSeF,
- dokumenty zatwierdzone, niewysłane do KSeF.

Kolumna <span class="s2">**TREŚĆ BŁĘDU**</span> informuje, z jakiego powodu dany dokument nie został wysłany do KSeF.

![](https://wiki.cairo.pl/loading.gif)  
  
Dla operatorów z odpowiednim uprawnieniem jest możliwość przeglądu dokumentów niewysłanych do KSEF **z wszystkich magazynów.** Widok można filtrować per magazyn korzystając z opcji ZAZNACZ WEDŁUG.   
  
W tym celu należy zaznaczyć uprawnienie **KSEF - dokumenty niewysłane - wszystkie magazyny**.

![](https://wiki.cairo.pl/loading.gif)

---

### **Filtrowanie i wyszukiwanie**

#### **F2 – Filtry**

Pod klawiszem <span class="s2">**F2**</span> dostępne są filtry umożliwiające wybór typu dokumentu:

- tylko faktury,
- tylko korekty,
- tylko zaliczki,
- wszystkie,

#### **HOME – wyszukiwanie po numerze dokumentu**

- <span class="s1">umożliwia wpisanie </span>**konkretnego numeru dokumentu**<span class="s1">,</span>
- jeśli dokument istnieje – system:
    
    
    - automatycznie przełączy się na właściwy typ dokumentu,
    - ustawi kursor na znalezionym dokumencie,
- jeśli dokument <span class="s1">**nie istnieje**</span> – wyświetlany jest komunikat o braku wyników.

Dodatkowo mamy możliwość wyszukania kontrahenta wpisując od razu w przeglądzie jego nazwę.

---

### **Dostępne operacje na liście dokumentów**

#### **1. Wysyłka dokumentu do KSeF –** 

#### **F4**

- stojąc na wybranym dokumencie, naciśnij <span class="s1">**F4**</span>, aby wysłać go bezpośrednio do KSeF,
- **F4 działa na jednym, aktualnie wskazanym dokumencie**
    
    (wysyłka wielu zaznaczonych dokumentów jednocześnie nie jest obsługiwana).

#### **2. Eksport dokumentu do XML –** 

#### **F6**

Po użyciu <span class="s2">**F6**</span> możliwe jest:

- wyeksportowanie dokumentu do pliku XML, samodzielna wysyłka pliku do KSeF (np. przez zewnętrzne narzędzia lub portal KSeF).

Dostępne opcje:

- <span class="s1">**PODGLĄD**</span> – wyświetlenie zawartości wygenerowanego XML,
- <span class="s1">**WYSYŁKA NA MAILA**</span> – wysłanie pliku XML na wskazany adres e-mail.

---

### **Efekt końcowy**

Użytkownik z odpowiednim uprawnieniem ma dostęp do:

- jednego, spójnego przeglądu dokumentów niewysłanych do KSeF,
- filtrowania po typach dokumentów,
- wyszukiwania po numerze dokumentu i kontrahencie,
- bezpośredniej wysyłki dokumentu do KSeF lub eksportu XML.

Użytkownik bez uprawnień – otrzymuje jednoznaczną informację o braku dostępu do funkcji.

# Jakie będą konsekwencje i blokady po przesłaniu dokumentu do KSeF?

Wraz z aktywną integracją systemu ERP z KSeF zmianie ulega sposób pracy na fakturach po ich wysłaniu do rządowego systemu. Poniżej przedstawiamy wszystkie najważniejsze konsekwencje oraz blokady, które pojawią się po **przesłaniu dokumentu do KSeF**.

---

### **1. Brak możliwości edycji faktury po udanym wysłaniu po KSef**

Po wysłaniu faktury do KSeF dokument staje się **trwale zapisany** i nie można w nim dokonywać edycji:

- brak możliwości zmiany treści faktury,
- brak możliwości korekty danych bezpośrednio w tej samej FV,
- brak możliwości odtwierdzenia FV - pojawi się komunikat NIE MOŻNA ODTWIERDZIĆ DOKUMENTU FV DOKUMENT ZOSTAŁ JUŻ PRZESŁANY DO KSEF
- każda zmiana wymaga wystawienia **faktury korygującej** zgodnie z przepisami KSeF.

---

### **2. Blokada anulowania dokumentu**

System nie pozwala na anulowanie faktury po jej wysłaniu do KSeF.

Jeśli dokument został omyłkowo wystawiony, możliwe jest **uznanie go za pustą/wadliwą fakturę** poprzez wystawienie korekty "do zera" zgodnie z zasadami księgowymi.  
W ERP nie można już wykonać standardowej operacji *anuluj dokument*.

---

### **3. Faktura jest widoczna w KSeF natychmiast po wysyłce**

Po poprawnym przesłaniu dokumentu:

- otrzymuje on numer KSeF oraz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
- staje się dostępny dla:
    
    ✔ podatnika  
    ✔ biura rachunkowego  
    ✔ uprawnionych użytkowników KSeF

Dokument jest uznany za **urzędowo wystawiony** – moment akceptacji przez KSeF stanowi datę wystawienia.

---

### **4. Ograniczenia na poziomie rozrachunków**

Po przesłaniu dokumentu:

- faktura automatycznie trafia do rozrachunków,
- otrzymuje status *W – wysłany do KSeF*,
- nie można już jej usuwać ani modyfikować wartości związanych z płatnościami.

Rozrachunki mogą być realizowane tak jak dotychczas, ale nie ma możliwości zmiany samego dokumentu.

---

### **5. Kontrola spójności danych**

Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF:

- wszelkie dane na dokumencie muszą pozostać zgodne z tym, co znajduje się w rządowym systemie,
- ERP blokuje jakiekolwiek operacje, które mogłyby spowodować rozbieżność między dokumentacją lokalną a KSeF.

---

### **6. UPO staje się częścią dokumentacji**

Po wysłaniu otrzymujemy **UPO**, które:

- potwierdza, że dokument został przyjęty przez KSeF,
- ma pełną moc prawną,
- jest dostępne z poziomu FV → strzałka w prawo → „KSEF – POBIERZ UPO”.

Brak UPO oznacza, że faktura *nie została skutecznie przyjęta* przez KSeF.

---

### **7. Możliwość monitorowania statusu faktury**

W widoku listy faktur można dodać kolumnę **“KSeF Status”**, gdzie zobaczymy:

- czy dokument został wysłany,
- czy został odebrany przez KSeF,
- czy pojawił się błąd przy wysyłce.

ERP automatycznie aktualizuje statusy w zależności od odpowiedzi z KSeF.

# Limity wielkości pliku XML w KSeF – co warto wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza konkretne ograniczenia dotyczące wielkości faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. W przypadku firm wystawiających dokumenty z dużą liczbą pozycji towarowych znajomość tych limitów jest kluczowa, ponieważ może wpływać na możliwość poprawnego przesłania faktur do KSeF.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady i wnioski wynikające z analizy technicznej oraz testów.

---

### **1. Oficjalne limity KSeF dotyczące wielkości faktury XML**

#### **Bez załączników**

- Maksymalny rozmiar pliku XML: **1 MB**

#### **Z załącznikiem (wysyłanym w strukturze faktury)**

- Maksymalna wielkość całkowita: **3 MB**

Limity te są narzucone przez Ministerstwo Finansów i obowiązują zarówno w wysyłce interaktywnej (ONLINE), jak i w przyszłych mechanizmach wsadowych (batch).

---

### **2. Ile pozycji mieści się w limicie 1 MB?**

Na podstawie testów przeprowadzonych na rzeczywistych strukturach KSeF ustalono, że:

- **1 MB to w praktyce około 2000–3000 pozycji**  
    (w zależności od długości symbolu, nazwy, opisów oraz wypełnienia pól)

<p class="callout danger">**UWAGA!** Przy bardzo dużych fakturach ryzyko przekroczenia limitów KSeF jest pewne.</p>

---

### **3. Czy limit można zwiększyć?**

Tak, ale **tylko w określonych granicach**. Ministerstwo Finansów pozwala organizacjom wnioskować o indywidualne zwiększenie limitów technicznych.

---

### **4. Co to oznacza dla dużych firm?**

Dla przedsiębiorstw wystawiających faktury:

- **do 2000 pozycji** – proces powinien działać prawidłowo,
- **powyżej 2000 pozycji** - potencjalne problemy z wysyłaniem danych do KSeF w zależności od ilości danych zawartych w pliku XML
- **ponad 10 000** pozycji – pewne **ograniczenia techniczne po stronie KSeF**, niezależne od systemu ERP,

<p class="callout danger">**UWAGA!**  
To oznacza, że w części firm konieczne będzie przeorganizowanie procesów fakturowania.</p>

---

### **6. Co powinni zrobić klienci wystawiający bardzo duże faktury?**

Rekomendujemy:

#### ✔ Analizę wolumenów danych

- Sprawdzenie maksymalnej liczby pozycji występującej na fakturach.
- Audyt historycznych dokumentów (ile miały MB, ile pozycji).

#### ✔ Podjęcie decyzji o docelowym modelu

- Jaki *maksymalny* wolumen dokumentu zaakceptuje firma?

#### ✔ Rozważenie wniosku o zwiększenie limitu w KSeF

Ministerstwo Finansów umożliwia składanie wniosku o:

- zwiększenie rozmiaru faktury,
- zwiększenie wybranych limitów API.

Dotyczy to jednak **realnych potrzeb operacyjnych** i wymaga uzasadnienia.

# Automatyczne pobieranie faktur zakupowych w module NSS

Funkcjonalność ta pozwala na automatyczne pobieranie wystawionych faktur i precyzyjne wiązanie ich z istniejącymi dokumentami PZ po stronie Spółki. Dzięki temu proces rozliczania dostaw i uzupełniania numerów KSeF staje się szybki i bezbłędny.

<p class="callout danger">UWAGA! Instrukcja dotyczy tylko klientów korzystających z modułu NSS. </p>

### 1. Wymagania wstępne

- Posiadanie uprawnienia do funkcji: **„POBIERZ FV Z IL do PZ”**. Znajdziesz je w sekcji
    
    **DOKUMENTY HANDLOWE - ( PZ ) FAKTURA ZAKUPU - import faktur z IL**
- Aktywne parametry globalne dotyczące obsługi KSeF.
- Dostawca musi posiadać znacznik superdostawcy w innym wypadku pojawi się komunikat:  
      
    [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/z4fUoEkeDnFTqV81-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/z4fUoEkeDnFTqV81-image.png)
- PZ musi pochodzić z procesu Nowej Szybkiej Sprzedaży (Zakupy po stronie Spółki).
    
    [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/aBPqGRcbitx23umP-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/aBPqGRcbitx23umP-image.png)

### 2. Jak pobrać i powiązać fakturę?

1. Wejdź do **Zakupy** po stronie Spółki.
2. Ustaw kursor na dokumencie **PZ**, który chcesz powiązać z fakturą.
3. Kliknij ikonę **strzałki w prawo** (menu akcji) i wybierz opcję:
    
    > **POBIERZ FV Z IL do PZ**
4. System wyświetli listę faktur wystawionych przez Inter Land w ciągu ostatnich **7 dni**.
    
    
    - *Wskazówka: Dokumenty już wcześniej pobrane są oznaczone gwiazdką `*`.*
5. Zaznacz odpowiednią fakturę (lub kilka) i użyj klawisza **F4 \[WCZYTAJ\]**.
6. Potwierdź operację komunikatem „TAK”.

### 3. Automatyczna weryfikacja i podział dokumentów

Po wczytaniu danych system porównuje pozycje na fakturze z pozycjami na Twoim PZ:

- **Pełna zgodność (100%):** Tworzony jest nowy dokument PZ, który otrzymuje numer KSeF ID z FV IL oraz załącznik (plik XML) do wglądu poprzez opcje . Pierwotny, „stary” nagłówek PZ zostaje automatycznie anulowany.
- **Częściowa zgodność:** System „wycina” z PZ tylko te pozycje, które widnieją na fakturze i przenosi je do nowego dokumentu PZ (z przypisanym KSeF). Pozostałe, niedopasowane pozycje zostają na starym dokumencie PZ do wyjaśnienia.
- **Brak zgodności:** Jeśli system wykryje różnice w ilościach lub cenach, wyświetli raport o błędzie. Żadne zmiany w dokumentach nie zostaną wprowadzone do czasu wyjaśnienia rozbieżności.

### 4. Co zyskujesz?

- **Automatyczne załączniki:** Do każdego powiązanego PZ system automatycznie podpina plik **XML z który został wysłany przez IL do KSeF** oraz uzupełnia urzędowy numer identyfikacyjny.
- **Kontrola duplikatów:** System posiada blokadę, która uniemożliwia dwukrotne zaimportowanie tej samej faktury KSeF do bazy, co zapobiega dublowaniu kosztów. Pojawi się wówczas komunikat:
    
    [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/90PKCB9fOQSQ27Fa-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/90PKCB9fOQSQ27Fa-image.png)
- **Bezpieczeństwo stanów:** Mechanizm dba o poprawność stanów magazynowych (rezerwacji i obrotów) podczas dzielenia lub przenoszenia pozycji między dokumentami.

---

### FAQ – Najczęstsze pytania

- **Dlaczego nie widzę faktury na liście?** Sprawdź, czy faktura została już wysłana przez Inter Land do KSeF. System pobiera tylko dokumenty przetworzone przez platformę krajową.
- **Czy mogę zaimportować fakturę do pustego PZ?** Nie, system wymaga obecności pozycji na PZ źródłowym w celu weryfikacji zgodności towarowej.
- **Co jeśli na fakturze są inne ceny niż na PZ?** System zgłosi błąd. W takim przypadku należy skontaktować się z serwisem lub wyjaśnić rozbieżność z dostawcą przed ponowną próbą parowania.

# Automatyczne tworzenie KP/KW

System umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów KP/KW podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, korekt oraz innych dokumentów magazynowych, zgodnie ze szczegółową konfiguracją parametrów.

### Mechanizm wyzwalania

- Przy drukowaniu korekty sprzedaży gotówkowej, system automatycznie generuje dokument KW.
- W momencie przesyłania dokumentu do płatności, jeśli forma płatności tego wymaga (np. gotówka), generowany jest odpowiedni dokument kasowy.

### Parametryzacja (Automatyczne tworzenie KP/KW)

System umożliwia szczegółowe rozbicie automatyzacji na konkretne typy dokumentów:

- KP dla FV (Faktura),
- KP/KW dla ZW (Korekta sprzedaży),
- KW dla PZ (Faktura zakupu),
- KP/KW dla P- (Korekta zakupu),
- KP dla PG (Paragon),
- KW dla GP (Korekta paragonu),
- KP/KW dla zaliczek.

Dodatkowe opcje konfiguracji obejmują potwierdzanie przesłania, automatyczny druk po utworzeniu oraz określenie formy płatności (karta/gotówka).

Parametry automatycznego tworzenia KP/KW znajdują się w lokalizacji: `./CSFL5 > ADMINISTRACJA > PARAMETRY OGÓLNE > KASA/BANK > PARAMETRY OGÓLNE`.

Jeśli opcja `POTWIERDZAJ PRZESYŁANIE` jest ustawiona na `TAK`, każdorazowo po wydruku dokumentu pojawi się zapytanie: `WPROWADZIĆ DOKUMENT DO KASY? TAK / NIE`. Po wyborze `TAK` system wyświetla listę kas; po wskazaniu właściwej kasy można dokonać wydruku dokumentu kasowego.

Wygenerowane dokumenty są dostępne w ścieżce: `./CSFL5 > PŁATNOŚCI > KASA/BANKI > TECZKA > DOKUMENTY BIEŻĄCE: KASA GŁÓWNA`.

### Logika raportowania i znacznik is\_autokpkw

Raport sprzedaży jest generowany w lokalizacji: `./CSFL5 > ZESTAWIENIA > KSIĘGOWE > RAPORT SPRZEDAŻY`.

#### Znacznik `is_autokpkw`

Każdy dokument sprzedaży, który spowodował automatyczne wygenerowanie KP/KW, otrzymuje w bazie danych znacznik `is_autokpkw`. W polu `FAK.status` odpowiada to 18. znakowi o wartości `*`.

#### Raport Sprzedaży

Dokumenty posiadające znacznik `is_autokpkw` są automatycznie pomijane w podsumowaniach gotówki i kart w raporcie sprzedaży. Dokumenty rozliczone ręcznie (np. z poziomu przeglądu płatności kontrahenta) pozostają widoczne w raporcie i wchodzą do podsumowania.

##### Warianty raportu

Raport może pracować w dwóch trybach zależnie od parametru Flparam `RaportSpBezFPlat`:

- Jeśli parametr jest aktywny, raport uwzględnia dokumenty mimo statusu "niepotwierdzonych" lub braku formy płatności.

# Co to jest tryb wysyłki (Batch) w Cron?

Wprowadzenie trybu wsadowego jest kluczowe dla firm generujących duży wolumen dokumentów (powyżej 5 000 dziennie). Pozwala on na obejście limitów zapytań interaktywnych narzuconych przez Ministerstwo Finansów poprzez pakowanie wielu faktur w jedną paczkę.

<p class="callout info">Włączenie tego trybu jest możliwe tylko przez serwis Cairo. </p>

### 1. Kluczowe zmiany techniczne

<div _ngcontent-ng-c223669173="" class="container" id="bkmrk-nowa-metoda-wysy%C5%82ki%3A"><div _ngcontent-ng-c4244271959="" aria-busy="false" aria-live="off" class="markdown markdown-main-panel stronger enable-updated-hr-color" dir="ltr" inline-copy-host="">- **Nowa metoda wysyłki:** System wykorzystuje funkcję która przesyła paczki dokumentów w formacie ZIP zakodowanym w Base64.
- **Struktura paczki:** Każdy request zawiera:
    
    
    - Unikalny identyfikator paczki.
    - Liczba dokumentów wewnątrz (domyślnie **50**).
    - Skrót SHA256 do weryfikacji integralności danych.
- **Obsługa mieszana:** Paczka ZIP może zawierać zarówno faktury Offline (XML), jak i oczekujące dokumenty Online (JSON).

</div></div>### 2. Nowe Parametry Konfiguracyjne (Cron)

W sekcji `[KSEF_SAFE_MODE]` lub dedykowanych ustawieniach Cron dodano parametry sterujące nową logiką:

<div _ngcontent-ng-c223669173="" class="container" id="bkmrk-parametr-warto%C5%9B%C4%87-dom"><div _ngcontent-ng-c4244271959="" aria-busy="false" aria-live="off" class="markdown markdown-main-panel stronger enable-updated-hr-color" dir="ltr" inline-copy-host=""><div class="horizontal-scroll-wrapper"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c3708458088="" class="table-block has-export-button new-table-style has-scrollbar"><div _ngcontent-ng-c3708458088="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahgKEwiYhufJzYuSAxUAAAAAHQAAAAAQ4wE" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="8" style="width: 99.998117%;"><thead><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,0,0,0">Parametr</span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,0,1,0">Wartość domyślna</span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,0,2,0">Opis</span></td></tr></thead><tbody><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,2,0,0">**`time`** </span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,2,1,0">1234567:\*1</span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,2,2,0">Ustawienie jak często cron ma się wykonać i przesyłać paczki</span></td></tr><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,2,0,0">**`<strong>delayed_sending:</strong>`** </span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,2,1,0">`0`  
</span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,2,2,0">`<liczba minut>` (domyślnie: `0` - wysyłka natychmiastowa; `> 0` - wysyłka z opóźnieniem). Opóźnienie daje czas na uzupełnienie błędnych danych lub diagnozę problemu. Zatwierdzony dokument zostanie wysłany przez crona po zadeklarowanym czasie. Wstępna walidacja jest szczelna, ale w przypadku braku połączenia system będzie ponawiał próbę po zadeklarowanym czasie (np. 5-10 minut).</span></td></tr><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,2,0,0">****`email`**** </span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,2,1,0"><span data-path-to-node="8,2,0,0">****`pusty`****</span></span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,2,2,0">Adres, na który będą wysyłane raporty o niewysłanych dokumentach.</span></td></tr><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,2,0,0">**`max_package`**</span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,2,1,0">`50`</span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,2,2,0">Maksymalna liczba faktur w jednej paczce ZIP.</span></td></tr><tr><td style="width: 21.111717%;"><span data-path-to-node="8,4,0,0">**`try_count`**</span></td><td style="width: 20.502045%;"><span data-path-to-node="8,4,1,0">`2`</span></td><td style="width: 58.538163%;"><span data-path-to-node="8,4,2,0">Liczba prób wysyłki dla dokumentów z błędami merytorycznymi.</span></td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div></div></div>### 3. Logika działania Crona

<div _ngcontent-ng-c223669173="" class="container" id="bkmrk-grupowanie%3A-cron-zbi"><div _ngcontent-ng-c4244271959="" aria-busy="false" aria-live="off" class="markdown markdown-main-panel stronger enable-updated-hr-color" dir="ltr" inline-copy-host="">1. **Grupowanie:** Cron zbiera dokumenty oczekujące na wysyłkę.
2. **Paczkowanie:** Jeśli liczba dokumentów przekracza `max_package`, są one dzielone na kilka paczek ZIP.
3. **Weryfikacja:** Po wysłaniu ZIPa, system zamyka sesję i czeka do 30 sekund na przydzielenie numerów KSeF ID.
4. **Błędy:** Dokumenty z błędami merytorycznymi są blokowane po przekroczeniu `try_count`, aby nie wstrzymywać kolejnych paczek. Błędy komunikacyjne (brak internetu) nie zwiększają licznika prób.

---

</div></div>### Scenariusz Przykładowy

<div _ngcontent-ng-c223669173="" class="container" id="bkmrk-stan%3A-oczekuje-230-f"><div _ngcontent-ng-c4244271959="" aria-busy="false" aria-live="off" class="markdown markdown-main-panel stronger enable-updated-hr-color" dir="ltr" inline-copy-host="">- **Stan:** Oczekuje 230 faktur.
- **Działanie:** \* System generuje **4 paczki po 50 faktur** oraz **1 paczkę po 30 faktur**.
    
    
    - Wszystkie paczki są wysyłane w jednej sesji Crona, co zużywa tylko kilka requestów do API zamiast 230.

</div></div>

# Kod QR OFFLINE24 na wydrukach

Tryb **Offline24** został wprowadzony, aby umożliwić nieprzerwaną pracę i wydawanie dokumentów sprzedaży w sytuacjach braku dostępności ministerialnego systemu KSeF (awarie, prace serwisowe) lub problemów z łączem internetowym po stronie użytkownika.

<div class="callout warning" id="bkmrk-uwaga%3A-zgodnie-z-wyt">**Uwaga:** Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, tryb Offline powinien być używany wyłącznie w uzasadnionych przypadkach awaryjnych. Dokumenty wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF niezwłocznie po przywróceniu łączności (maksymalnie w ciągu 24h).</div>## 1. Działanie systemu w trybie awaryjnym

W przypadku problemów z połączeniem, podczas próby zatwierdzenia i wydruku dokumentu, system ERP wyświetli komunikat:

> *"Dokument nie został przesłany do KSeF. Czy chcesz go wydrukować jako Offline24?"*

- **Odpowiedź NIE:** Blokuje wydruk dokumentu (użytkownik musi spróbować wysyłki później).
- **Odpowiedź TAK:** System nadaje dokumentowi znacznik `offline24`, generuje odpowiednie kody QR i pozwala na wydruk faktury.

<p class="callout info">**Blokada edycji:** Faktura oznaczona jako Offline24, która została już wydrukowana, posiada zablokowaną możliwość odtwierdzania i modyfikacji (analogicznie jak dokumenty z nadanym numerem KSeF ID).</p>

## 2. Kody QR na wydruku Offline

Faktura wystawiona w trybie Offline24 różni się od standardowej obecnością **dwóch kodów QR** (wyłącznie na wydrukach PDF):

<table id="bkmrk-rodzaj-kodu-funkcja-"><thead><tr><th>Rodzaj kodu</th><th>Funkcja</th></tr></thead><tbody><tr><td>**KOD I (Weryfikacyjny)**</td><td>Służy do identyfikacji i pobrania faktury. Po wysłaniu dokumentu do KSeF, ten sam kod będzie kierował do oficjalnej faktury w systemie ministerialnym.</td></tr><tr><td>**KOD II (Certyfikat)**</td><td>Służy do weryfikacji wiarygodności wystawcy. Potwierdza, że dokument pochodzi z autoryzowanego źródła mimo braku numeru KSeF ID w momencie wydruku.</td></tr></tbody></table>

## 3. Konfiguracja i wymagania

Aby tryb Offline24 działał prawidłowo, konieczne jest uzupełnienie danych certyfikatu **podpisu linku** (generowanego w Aplikacji Podatnika lub MCU):

- **Lokalizacja:** `Administracja → Parametry → KSEF`.
- **Wymagane pola:**
    - Certyfikat i klucz prywatny offline.
    - Hasło do klucza prywatnego offline.

## 4. Proces wysyłki dokumentów Offline

Dokumenty wystawione jako Offline24 nie "znikają" z kolejki. Muszą zostać przesłane do KSeF po ustaniu awarii:

1. **Tryb ręczny:** Dokumenty są widoczne w przeglądzie faktur niewysłanych ze statusem "Offline". Można je wysłać korzystając z opcji F4 po przywróceniu internetu.
2. **Tryb Batch (Cron):** W systemach zintegrowanych (np. duże hurtownie), system automatycznie podejmie próbę wysłania dokumentów w najbliższym oknie harmonogramu (Cron).

<p class="callout success">**Ważne:** Po pomyślnej wysyłce dokumentu Offline do KSeF, kod QR znajdujący się na wcześniejszym wydruku <u>pozostaje ważny</u> i będzie kierował do właściwej faktury online. Nie ma potrzeby ponownego drukowania dokumentu dla klienta.</p>

---

## Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

**Czy mogę wydrukować dokument Offline na drukarce igłowej (tekstowej)?**  
Wydruk tekstowy (TXT) nie obsługuje kodów graficznych QR. W takim przypadku na wydruku pojawi się jedynie skrót tekstowy umożliwiający późniejszą weryfikację faktury.

**Co jeśli zapomnę wysłać dokumenty Offline w ciągu 24h?**  
Niedopełnienie obowiązku wysyłki w terminie ustawowym może skutkować sankcjami skarbowymi. Zaleca się regularne sprawdzanie statusu[ "Niewysłane" w menu KSeF](https://pomoc.cairo.pl/link/153#bkmrk-page-title).

# Kod QR ONLINE na wydrukach

W ramach integracji z **KSeF API 2.0**, wprowadzono mechanizm automatycznego generowania i umieszczania kodu **QR ONLINE** na wydrukach dokumentów sprzedaży. Kod ten umożliwia natychmiastową weryfikację faktury w systemie ministerialnym za pomocą urządzenia mobilnego.

<p class="callout info">**Działanie:** Po pomyślnej wysyłce dokumentu do KSeF i nadaniu mu numeru **KSeF ID**, system generuje unikalny kod QR, który zostaje naniesiony na wydruk PDF.</p>

## Charakterystyka kodu QR na wydruku

- **Lokalizacja:** Kod QR drukowany jest wraz z napisem pomocniczym *"sprawdź w ksef"*.
- **Formaty:**
    - **Wydruk PDF:** Zawiera graficzny kod QR.
    - **Wydruk tekstowy (TXT) / E-mail TXT:** Ze względu na ograniczenia formatu, zamiast kodu graficznego drukowany jest sam numer **KSeF ID**.
- **Obsługiwane dokumenty:** Faktury (FV), Korekty (ZW), Faktury zaliczkowe (ZAL) oraz Korekty faktur zaliczkowych (KOR ZAL).

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/GZyu0Ud8zIAYHHar-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/GZyu0Ud8zIAYHHar-image.png)

## Warunki pojawienia się kodu QR

Aby kod QR został naniesiony na dokument, muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. Dokument musi zostać poprawnie przetworzony przez bramkę KSeF (status: **Wysłany**).
2. Dokument musi posiadać nadany numer **KSeF ID**.
3. Wydruk musi być realizowany w formacie obsługującym grafikę (np. PDF, cairo.desk).

**Uwaga!** **Kod QR nie pojawi się na dokumentach:**

- Wystawionych w trybie offline, które nie zostały jeszcze przesłane do KSeF.
- Starych fakturach, które zostały wysłane przed wdrożeniem funkcjonalności KSeF API 2.0.
- Dokumentach typu Asygnata (DD).

## Konfiguracja czasu oczekiwania (Timeout)

W związku z tym, że kod QR jest generowany na podstawie danych z systemu KSeF, system ERP musi poczekać na odpowiedź z serwerów ministerstwa przed wygenerowaniem wydruku. Procesem tym steruje parametr:

<p class="callout info">**Parametr:** `KsefSendTimeout` (Maksymalny czas oczekiwania na wysyłkę faktury w sekundach - uzyskania ksefid)   
**Wartość domyślna:** 30 sekund.</p>

Procedura odpytywania o status wygląda następująco:

- System wysyła fakturę i rejestruje ją w KSeF.
- Jeśli status nie jest znany natychmiast, system ponawia zapytanie w interwałach (2s, 2s, 3s, 4s... itd.) aż do osiągnięcia sumarycznego czasu określonego w parametrze `KsefSendTimeout`.
- Jeśli w tym czasie KSeF nie nada numeru ID, dokument zostanie wydrukowany **bez kodu QR** (można go przedrukować później po uzyskaniu statusu).

# Co to jest UPO i gdzie je znaleźć w systemie?

W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) każda wysłana faktura otrzymuje **UPO**, czyli **Urzędowe Poświadczenie Odbioru**. Jest to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura została:

- prawidłowo dostarczona do KSeF,
- zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów,
- oznaczona unikalnym numerem identyfikacyjnym KSeF.

UPO pełni rolę **potwierdzenia wysyłki.** Dzięki niemu mamy pewność, że dokument trafił do KSeF i może zostać dalej przetwarzany.

---

### **Jak pobrać UPO w systemie?**

UPO można pobrać bezpośrednio z poziomu faktur. Proces jest bardzo prosty:

1. **Przejdź do podglądu Faktury VAT.**
2. Użyj **strzałki w prawo** na pasku opcji.
3. Wybierz funkcję **„KSEF – Pobierz UPO”**.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/yArO6eDxI6ZZkmOE-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/yArO6eDxI6ZZkmOE-image.png)

Po wybraniu tej opcji otrzymasz dwie możliwości:

### **1. Podgląd UPO**

Wyświetli się UPO w formacie **XML** – jest to oficjalna struktura dostarczana przez Ministerstwo Finansów.  
Taki podgląd pozwala zweryfikować najważniejsze informacje, m.in. datę odbioru czy numer identyfikacyjny dokumentu w KSeF.

### **2. Wysyłka UPO na e-mail**

System może przesłać UPO na wskazany adres email.  
Opcja przydatna, jeśli dokument potrzebujesz udostępnić księgowości lub przechować poza systemem.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/wmTfd76oqAI2rGeb-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/wmTfd76oqAI2rGeb-image.png)

---

## **Dlaczego UPO jest ważne?**

- potwierdza skuteczną wysyłkę faktury do KSeF,
- stanowi dowód rejestracji dokumentu,
- pozwala rozwiązywać ewentualne reklamacje lub niejasności podatkowe,
- bywa wymagane przez księgowość jako potwierdzenie poprawności procesu.

# Czy muszę ręcznie oznaczać kontrahentów jako „wysyłka do KSeF – TAK/NIE”?

W programie dostępne są <span class="s1">**dwa sposoby zarządzania wysyłką dokumentów do KSeF**</span>, dzięki czemu można elastycznie dostosować działanie systemu do etapu wdrożenia oraz potrzeb firmy.

### **1. Ustawienie globalne – KSeF dla wszystkich kontrahentów**

<span class="s3">W </span>**parametrach globalnych KSeF**<span class="s3"> można określić, czy system ma działać w trybie KSeF </span>**globalnie dla wszystkich kontrahentów**<span class="s3">.</span>

To rozwiązanie rekomendowane jest w momencie, gdy:

- firma jest już gotowa na pełne korzystanie z KSeF,
- większość (lub wszyscy) kontrahenci powinni mieć dokumenty wysyłane do KSeF,
- chcemy uniknąć ręcznego ustawiania trybu KSeF na każdym kontrahencie osobno.

W takim scenariuszu:

- KSeF działa domyślnie dla wszystkich kontrahentów,
- <span class="s1">dla </span>**pojedynczych kontrahentów**<span class="s1">, którzy </span>**nie wymagają wysyłki dokumentów do KSeF**<span class="s1">, można na ich kartach </span>**wyłączyć ten parametr indywidualnie**<span class="s1">.</span>

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/5o27z6M34Gcw8WHB-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/5o27z6M34Gcw8WHB-image.png)

### **2. Ustawienie na kartotece kontrahenta – KSeF per kontrahent**

<span class="s3">Drugą możliwością jest </span>**ustawianie trybu KSeF bezpośrednio na kontrahencie**<span class="s3">.</span>

Ten wariant sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

- <span class="s1">rozpoczynamy </span>**testy produkcyjne KSeF**<span class="s1">,</span>
- chcemy wysyłać dokumenty do KSeF <span class="s1">**stopniowo**</span>, np. tylko dla wybranych klientów,
- nie wszyscy kontrahenci są jeszcze gotowi na obsługę dokumentów przez KSeF.

W tym przypadku:

- globalnie KSeF może być wyłączony,
- <span class="s1">a tryb KSeF włączany jest </span>**ręcznie tylko na wybranych kontrahentach**<span class="s1">.  
    </span>

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/cBrreuaNSEfvKNii-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/cBrreuaNSEfvKNii-image.png)

### **Masowa zmiana ustawień dla kontrahentów**

Dodatkowo system umożliwia <span class="s1">**szybką, zbiorczą zmianę ustawień**</span> bez wchodzenia w każdą kartotekę osobno.

<span class="s3">W </span>**przeglądzie katalogu kontrahentów**<span class="s3"> dostępna jest opcja:</span>

> **Zaznacz według → DZIAŁA W TRYBIE KSeF**

Dzięki niej można:

- zaznaczyć większą liczbę kontrahentów jednocześnie,
- hurtowo zmienić znacznik „działa w trybie KSeF” na TAK lub NIE,
- znacząco przyspieszyć konfigurację przy większych bazach kontrahentów.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/iIsfaVcbGxcmglDo-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/iIsfaVcbGxcmglDo-image.png)

### **Podsumowanie**

- **Nie zawsze trzeba ręcznie oznaczać każdego kontrahenta**<span class="s1">.</span>
- Przy testach najlepiej korzystać z <span class="s1">**ustawień per kontrahent**</span>.
- Przy pełnym wdrożeniu wygodniejsze jest <span class="s1">**ustawienie globalne**</span>, z ewentualnymi wyjątkami.
- Masowe operacje w katalogu kontrahentów pozwalają szybko zarządzać dużą liczbą rekordów.

# Co zmieni się przy fakturowaniu z aktywnym KSeF?

Włączenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powoduje kilka zmian w procesie fakturowania. Samo wystawienie dokumentu pozostaje intuicyjne i zbliżone do dotychczasowego, jednak pojawiają się nowe etapy oraz dodatkowe komunikaty wynikające z obsługi wysyłki ONLINE do KSeF.

Poniżej przedstawiamy, jak zmienia się cały proces – krok po kroku.

---

#### **1. Tworzenie faktury – bez zmian**

Proces wprowadzania faktury w systemie ERP pozostaje taki sam jak do tej pory.  
Użytkownik:

- tworzy dokument,
- uzupełnia dane,
- zapisuje fakturę.

W tym zakresie **nie zachodzą żadne zmiany funkcjonalne**.

---

#### **2. Wysyłka faktury do KSeF odbywa się przy wydruku**

Po zapisaniu faktury:

1. przechodzimy do **Wydruku FV**,
2. naciskamy **TAB** (zgodnie z konfiguracją systemu),
3. system automatycznie uruchamia proces weryfikacji dokumentu z usługą **CAIRO.KSEF**.

To właśnie w tym kroku odbywa się **weryfikacja ONLINE**, czyli sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne KSeF.

---

#### **3. Pojawia się komunikat o walidacji dokumentu**

Po wybraniu opcji **DRUKUJ**, system wyświetla komunikat:

**„Trwa walidacja FV z CAIRO.KSEF”**

Oznacza to, że dokument jest sprawdzany pod kątem:

- poprawności danych,
- zgodności ze strukturą XML KSeF,
- kompletności wymaganych pól.

To nowy krok, który nie występował wcześniej przy standardowym wydruku.

---

#### **4. Automatyczna weryfikacja i przygotowanie do wysyłki**

Jeśli weryfikacja przejdzie pomyślnie, system:

✔ przekazuje dokument do rozrachunków,  
✔ przygotowuje fakturę do wysyłki do KSeF,  
✔ oznacza fakturę jako gotową do przesłania.

Użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie procesu.

---

#### **5. Podgląd/wydruk faktury – jak wcześniej**

Po walidacji następuje standardowy podgląd i wydruk faktury.  
Na tym etapie **nic się nie zmienia** – nadal możesz wyświetlić fakturę na ekranie i przygotować ją w formie papierowej lub PDF.

---

#### **6. Nowe oznaczenie dokumentu: „W” – wysłany do KSeF**

Po pomyślnej wysyłce faktura otrzymuje w systemie nowy znacznik:

**„W” – wysłano do KSeF**

Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo ustalić, które dokumenty zostały już przekazane do systemu Ministerstwa Finansów.

Faktura trafia również do kategorii:

➡ **Dokumenty potwierdzone**

co oznacza, że proces wysyłki zakończył się prawidłowo.

---

#### **7. Fakturę można odszukać w KSeF bezpośrednio po wysyłce**

Po poprawnej wysyłce dokument znajdziesz:

- logując się do KSeF,
- wybierając listę wystawionych faktur.

System KSeF przypisze fakturze jej unikalny numer KSeF-ID.

---

#### **8. Możliwość pobrania UPO**

Po wysłaniu dokumentu użytkownik ma dostęp do:

➡ **UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru**

UPO można:

- podejrzeć w formacie XML,
- wysłać na e-mail.

To dodatkowy element procesu, który wcześniej nie występował.

---

### **Podsumowanie – co realnie się zmienia?** 

<div class="_tableContainer_1rjym_1" id="bkmrk-etap-by%C5%82o-jest-po-ak"><div class="group _tableWrapper_1rjym_13 flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="3614" data-start="3158"><thead data-end="3198" data-start="3158"><tr data-end="3198" data-start="3158"><th data-col-size="sm" data-end="3165" data-start="3158">Etap</th><th data-col-size="sm" data-end="3172" data-start="3165">Było</th><th data-col-size="sm" data-end="3198" data-start="3172">Jest po aktywacji KSeF</th></tr></thead><tbody data-end="3614" data-start="3242"><tr data-end="3289" data-start="3242"><td data-col-size="sm" data-end="3262" data-start="3242">Tworzenie faktury</td><td data-col-size="sm" data-end="3276" data-start="3262">standardowo</td><td data-col-size="sm" data-end="3289" data-start="3276">bez zmian</td></tr><tr data-end="3359" data-start="3290"><td data-col-size="sm" data-end="3307" data-start="3290">Wydruk faktury</td><td data-col-size="sm" data-end="3327" data-start="3307">wydruk PDF/papier</td><td data-col-size="sm" data-end="3359" data-start="3327">**wydruk + wysyłka do KSeF**</td></tr><tr data-end="3428" data-start="3360"><td data-col-size="sm" data-end="3379" data-start="3360">Walidacja danych</td><td data-col-size="sm" data-end="3386" data-start="3379">brak</td><td data-col-size="sm" data-end="3428" data-start="3386">**obowiązkowa walidacja z CAIRO.KSEF**</td></tr><tr data-end="3498" data-start="3429"><td data-col-size="sm" data-end="3448" data-start="3429">Status dokumentu</td><td data-col-size="sm" data-end="3462" data-start="3448">standardowy</td><td data-col-size="sm" data-end="3498" data-start="3462">**status „W” – wysłano do KSeF**</td></tr><tr data-end="3554" data-start="3499"><td data-col-size="sm" data-end="3515" data-start="3499">Potwierdzenia</td><td data-col-size="sm" data-end="3522" data-start="3515">brak</td><td data-col-size="sm" data-end="3554" data-start="3522">**UPO dostępne do pobrania**</td></tr><tr data-end="3614" data-start="3555"><td data-col-size="sm" data-end="3580" data-start="3555">Widoczność w systemach</td><td data-col-size="sm" data-end="3592" data-start="3580">tylko ERP</td><td data-col-size="sm" data-end="3614" data-start="3592">**również w KSeF**</td></tr></tbody></table>

</div></div>---

### **Najważniejsze korzyści z fakturowania z aktywnym KSeF**

- automatyzacja procesu wysyłki,
- jeden spójny kanał przekazywania faktur,
- gwarancja, że faktura została poprawnie zarejestrowana,
- bezpieczeństwo danych i potwierdzenie UPO,
- możliwość szybszej wymiany dokumentów z kontrahentami.

# Czy jest ślad/log wysyłki?

Tak – każda wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pozostawia **ślad w systemie**, który można monitorować w ERP.

---

### **1. Gdzie znaleźć logi KSeF?**

Logi związane z wysyłką dokumentów do KSeF znajdują się w **Dzienniku Zdarzeń**, tak jak dotychczas przy innych operacjach systemowych.

Dzięki temu możesz:

- weryfikować status faktury,
- sprawdzać poprawność wysyłki,
- mieć dokumentację operacji dla potrzeb audytu lub księgowości.

---

### **2. Jak wyglądają wpisy w logach?**

Przykładowy wpis w dzienniku:

- **ZMIANA STATUSU DOKUMENTU KSeF** – informuje o zmianie statusu faktury w KSeF.
- **NADANIE IDENTYFIKATORA KSeF** – pokazuje unikalny numer nadany przez system KSeF po prawidłowej wysyłce.
- Numer KSeF-ID stanowi oficjalne potwierdzenie przyjęcia faktury przez system ministerstwa.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/GcBpMy4hyWVd3Zok-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2025-12/GcBpMy4hyWVd3Zok-image.png)

# Dekretacja XML a KSEF

W celu zapewnienia pełnej zgodności z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur, mechanizm dekretacji XML w systemie Falcon5 został rozszerzony o kluczowe identyfikatory KSeF oraz system oznaczeń statusu dokumentów. Umożliwia to zewnętrznym systemom finansowo-księgowym automatyczne wiązanie dekretów z fakturami w portalu ministerialnym oraz precyzyjną identyfikację dokumentów wystawionych poza systemem.

## 1. Nowe pola w strukturze XML

Poniższe znaczniki są dodawane do pliku dekretacji **wyłącznie w przypadku aktywnego modułu KSeF**:

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-nazwa-taga-xml-pole-"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2310012560="" class="table-block has-export-button is-at-scroll-start is-at-scroll-end"><div _ngcontent-ng-c2310012560="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahgKEwjFoOug8YGTAxUAAAAAHQAAAAAQjQI" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="6" style="width: 100.123464%;"><thead><tr><td style="width: 17.803637%;"><span data-path-to-node="6,0,0,0">Nazwa Taga XML</span></td><td style="width: 20.777546%;"><span data-path-to-node="6,0,1,0">Pole w ERP (oFak)</span></td><td style="width: 61.317003%;"><span data-path-to-node="6,0,2,0">Opis</span></td></tr></thead><tbody><tr><td style="width: 17.803637%;"><span data-path-to-node="6,1,0,0">**KsefId**</span></td><td style="width: 20.777546%;"><span data-path-to-node="6,1,1,0">`ksefid`</span></td><td style="width: 61.317003%;"><span data-path-to-node="6,1,2,0">Pełny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.</span></td></tr><tr><td style="width: 17.803637%;"><span data-path-to-node="6,2,0,0">**KsefAcquisitionDate**</span></td><td style="width: 20.777546%;"><span data-path-to-node="6,2,1,0">`ksef_create_dt`</span></td><td style="width: 61.317003%;"><span data-path-to-node="6,2,2,0">Data przyjęcia dokumentu przez system KSeF (YYYY-MM-DD). W przypadku PZ oraz innych dokumentów, które nie posiadają `ksef_create_dt`, datę pobiera się z numeru `ksefid`.</span></td></tr><tr><td style="width: 17.803637%;"><span data-path-to-node="6,3,0,0">**KsefStatus**</span></td><td style="width: 20.777546%;"><span data-path-to-node="6,3,1,0">`ksefstatus`</span></td><td style="width: 61.317003%;"><span data-path-to-node="6,3,2,0">Kod statusu dokumentu w systemie (np. 1-Wysłany, 2-Przyjęty).</span></td></tr><tr><td style="width: 17.803637%;"><span data-path-to-node="6,4,0,0">**KsefOffline**</span></td><td style="width: 20.777546%;"><span data-path-to-node="6,4,1,0">`is_ksef_offline`</span></td><td style="width: 61.317003%;"><span data-path-to-node="6,4,2,0">Wartość logiczna: **1** (dokument wystawiony w trybie offline) lub 0 (online).</span></td></tr></tbody></table>

</div><div _ngcontent-ng-c2310012560="" class="table-footer hide-from-message-actions" hide-from-message-actions=""><button class="mdc-button mat-mdc-button-base export-sheets-button-container mat-mdc-button mat-unthemed ng-star-inserted"><span class="mdc-button__label"><span class="export-sheets-button">Eksportuj do Arkuszy</span></span></button><button aria-label="Skopiuj tabelę" class="mdc-icon-button mat-mdc-icon-button mat-mdc-button-base mat-mdc-tooltip-trigger copy-button mat-unthemed ng-star-inserted" data-test-id="copy-table-button"></button></div></div></div></div>## 2. Oznaczenia dokumentów (BFK, DI)

W pliku dekretacji system stosuje następującą logikę oznaczeń, aby system księgowy mógł poprawnie zinterpretować pochodzenie dokumentu:

- **BFK (Bez Faktury KSeF):** Oznaczenie nadawane dokumentom zatwierdzonym, które mają status KSeF równy 0 (dokumenty wystawione poza systemem KSeF).
    
    <div data-ogsc="black" data-olk-copy-source="MessageBody">Przykład:</div><div data-ogsc="black">&lt;KsefStatus&gt;0&lt;/KsefStatus&gt;</div><div data-ogsc="black">&lt;KsefOffline&gt;0&lt;/KsefOffline&gt;</div><div data-ogsc="black">**&lt;KsefBFK&gt;1&lt;/KsefBFK&gt;**</div>
- **DI (Dokument Inny):** Oznaczenie dla dokumentów zatwierdzonych ze statusem KSeF &gt; 0, ale nieposiadających jeszcze nadanego numeru `KsefId` (np. dokumenty w trybie offline lub oczekujące na przetworzenie przez bramkę MF).
- **Brak oznaczenia OFF:** Ze względu na brak automatycznej detekcji awarii ogólnokrajowej, system nie nadaje znacznika OFF, lecz stosuje procedurę opisaną w punkcie 4.

## 3. Zachowanie systemu w różnych trybach

- **Tryb Online:** Wszystkie powyższe pola są uzupełnione danymi z serwera MF.
- **Tryb Offline:** Pole `KsefId` oraz `KsefAcquisitionDate` pozostaną puste do momentu pomyślnej wysyłki i przetworzenia dokumentu przez KSeF. Dokumenty te otrzymają oznaczenie **DI**.
- **Aktualizacja danych:** Jeśli faktura zostanie wydekretowana w trybie offline, a następnie wysłana i zarejestrowana w KSeF, ponowna dekretacja **zaktualizuje** plik o dane KSeF.
- **Ważna informacja księgowa:** W przypadku zmiany statusu faktury z Offline na Online (nadanie KSeF ID), zaleca się weryfikację spójności danych w systemie księgowym, jeśli pierwotny dekret został już zaimportowany przed wysyłką faktury do KSeF.
- **Zaliczki:** Oznaczenia i pola KSeF są pomijane dla dokumentów zaliczkowych w dekretacji XML.

## 4. Komunikaty i kontrola operatora

Podczas generowania dekretacji XML, system weryfikuje status dokumentów. Jeżeli w wybranym zakresie znajdują się faktury wymagające wysyłki do KSeF, które nie posiadają jeszcze numeru identyfikacyjnego (status DI), pojawi się komunikat:

> **"W RAPORCIE ZNAJDĄ SIĘ DOKUMENTY NIEWYSŁANE DO KSEF"**

Operator ma do wyboru dwie opcje:

1. **Przerwij:** Pozwala wycofać się z generowania raportu, aby najpierw dokończyć proces wysyłki dokumentów do KSeF i uzyskać brakujące numery ID.
2. **Wygeneruj:** Pozwala na wygenerowanie raportu z dokumentami bez numerów ID (zostaną one oznaczone jako DI).

## 5. Przykład sekcji XML

<div _ngcontent-ng-c395260473="" class="code-block ng-tns-c395260473-74 ng-animate-disabled ng-trigger ng-trigger-codeBlockRevealAnimation" data-hveid="0" data-ved="0CAAQhtANahgKEwjFoOug8YGTAxUAAAAAHQAAAAAQkAI" decode-data-ved="1" id="bkmrk-xml" jslog="223238;track:impression,attention;BardVeMetadataKey:[["r_ede0e365817b99c7","c_fc2913d861f561a4",null,"rc_6b914fa2ed268cc9",null,null,"pl",null,1,null,null,1,0]]"><div _ngcontent-ng-c395260473="" class="code-block-decoration header-formatted gds-title-s ng-tns-c395260473-74 ng-star-inserted"><span class="ng-tns-c395260473-74">XML</span><div _ngcontent-ng-c395260473="" class="buttons ng-tns-c395260473-74 ng-star-inserted"><button aria-label="Kopiuj kod" class="mdc-icon-button mat-mdc-icon-button mat-mdc-button-base mat-mdc-tooltip-trigger copy-button ng-tns-c395260473-74 mat-unthemed ng-star-inserted"></button>  
</div></div><div _ngcontent-ng-c395260473="" class="formatted-code-block-internal-container ng-tns-c395260473-74"><div _ngcontent-ng-c395260473="" class="animated-opacity ng-tns-c395260473-74">  
</div></div></div>```
<Document>
    ...
    <KsefId>7393609427-20260113-0100C0371B65-00</KsefId>
    <KsefAcquisitionDate>2026-01-13</KsefAcquisitionDate>
    <KsefStatus>2</KsefStatus>
    <KsefOffline>0</KsefOffline>
    ...
</Document>
```

# Import wskazanego dokumentu z KSEF

Nowa funkcjonalność umożliwia pobranie konkretnej faktury zakupu bezpośrednio z serwerów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pozwala to na wprowadzenie dokumentu do bazy na podstawie konkretnych identyfikatorów, bez konieczności przeszukiwania zbiorczych list faktur.

<p class="callout info">**Lokalizacja w programie:**  
ZAKUPY &gt; ZAKUPY/KOREKTY ZAKUPÓW &gt; IMPORT &gt; KSeF &gt; WSKAZANY DOKUMENT</p>

### 1. Wymagane dane do importu

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokument w bazie ministerialnej, użytkownik musi podać konkretne informacje. Można wykorzystać kombinację poniższych danych:

- **KSeF ID** – unikalny numer nadany przez system KSeF, jeżeli podamy tą informację nic więcej nie musimy podawać

Lub drugi komplet informacji w postaci:

- **Numer dokumentu** – numer faktury nadany przez sprzedawcę.
- **NIP kontrahenta** – numer identyfikacji podatkowej dostawcy.
- **Data wystawienia** – data widniejąca na dokumencie.

[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/RlzZznks8myp7BBg-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/RlzZznks8myp7BBg-image.png)

<p class="callout warning">**Ważne: Format numeru faktury**  
W polu „Numer dokumentu” należy wpisać pełną treść numeru **wraz z przedrostkiem typu dokumentu**(np. `FV 123/2026`). Podanie samego numeru bez prefiksu (np. `123/2026`) może spowodować, że dokument nie zostanie odnaleziony.</p>

### 2. Instrukcja krok po kroku

1. Otwórz opcję **Wskazany dokument** w menu Importu KSeF.
2. Wypełnij odpowiednie pola (KSEF ID lub komplet pozostałych informacji).
3. Zatwierdź okno parametrów. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
4. Pojawi się okno podglądu dokumentu. 
    - *Uwaga:* Na tym etapie kolumna „Liczba pozycji” może wyświetlać wartość 0. Jest to zachowanie prawidłowe – pełne dane zostaną pobrane w następnym kroku.
5. Naciśnij klawisz **Enter**, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.
6. Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako **dokument niepotwierdzony**.
7. Zweryfikuj poprawność danych, przypisz indeksy towarowe i zatwierdź dokument PZ.

### 3. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

**Dlaczego widzę komunikat „Brak danych” pomimo wpisania numeru?**

Najczęstszą przyczyną jest brak prefiksu (np. „FV”) przed numerem faktury lub pomyłka w dacie wystawienia. KSeF wymaga bardzo precyzyjnego dopasowania danych zapytania.

**Czy mogę importować w ten sposób P-?**

Obecnie mechanizm obsługuje import faktur zakupu (PZ). Obsługa zwrotów (P-) w tym trybie jest planowana w kolejnych aktualizacjach.

**Na który magazyn zostanie pobrany dokument?**

Import zawsze odbywa się na magazyn, na którym operator jest aktualnie zalogowany w systemie Falcon.

**Co z fakturami w walutach obcych?**

System pobiera ceny zgodnie z dokumentem źródłowym. Przy fakturach walutowych zaleca się dodatkową weryfikację kursu waluty w oknie zakupu przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu.

# Import okresowy dokumentów PZ z KSeF

Okresowy import faktur pozwala na pobieranie dokumentów zakupu z bazy ministerialnej na podstawie określonego zakresu dat.

<p class="callout info">****Lokalizacja w programie:**** `FL5 > ZAKUPY > ZAKUPY > [→] > IMPORT > KSEF > PRZEGLĄD DOKUMENTÓW`.</p>

### Wymagane uprawnienia

Aby operator mógł korzystać z tej funkcji, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli uprawnienie jest wyłączone, opcja w menu będzie widoczna, ale niedostępna.

Aby nadać uprawnienia:

1. Przejdź do: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; OPERATORZY**.
2. Wybierz operatora (**enter**) i przejdź do sekcji **UPRAWNIENIA**.
3. W kategorii **DOKUMENTY HANDLOWE** ustaw opcję **Przegląd dokumentów KSEF** na **TAK**.

### Zarządzanie listą dostawców (Whitelista)

Aby ułatwić i przyśpieszyć proces importu, można stworzyć listę dostawców, dla których będą pobierane dokumenty.

**Konfiguracja listy:**

- Ścieżka: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; PARAMETRY &gt; KSEF &gt; PARAMETRY &gt; PRZEGLĄD DOKUMENTÓW – FILTRUJ DOSTAWCÓW**.
- Ustaw opcję na **TAK.**
- Aby dodać dostawcę, przejdź do pozycji **- dostępni dostawcy**, użyj klawisza **\[end\]**, ustaw się na wybranym kontrahencie i zatwierdź go klawiszem **\[enter\]**.

**Działanie listy:**

- **Jeśli lista jest aktywna:** System wyświetli i pozwoli zaimportować wyłącznie dokumenty od kontrahentów znajdujących się na liście. Dokumenty spoza listy nie będą widoczne.
- **Jeśli lista jest pusta:** System będzie importować dokumenty od wszystkich kontrahentów.

### Instrukcja importu krok po kroku

Aby system mógł precyzyjnie zidentyfikować dokumenty w bazie ministerialnej, należy przygotować odpowiednie dane.

**1. Określenie parametrów importu**

- Wskaż **zakres dat**.
- Wskaż **kontrahenta** (opcjonalnie) - w zależności od ustawień systemu, pole to może być obowiązkowe lub dobrowolne. Jeśli jest dobrowolne, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów z danego okresu (lub ograniczonych do whitelisty).
    
    
    - Pola obowiązkowe są oznaczone symbolem `*`.  
          
        [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/mwh8CN2pfsI4H9Q1-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/mwh8CN2pfsI4H9Q1-image.png)

**2. Pobieranie i wczytywanie dokumentów**

- Otwórz opcję **Przegląd dokumentów** w menu Importu KSeF.
- Wypełnij odpowiednie pola parametrów i zatwierdź okno. System nawiąże bezpieczne połączenie z bramką KSeF.
- W oknie przeglądu dokumentów wskaż strzałkami fakturę, którą chcesz pobrać.
    
    [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/dGsQKbiul8kFA4tv-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/dGsQKbiul8kFA4tv-image.png)

**2.1. Import ręczny**

Aby ręcznie przetworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności:

- Naciśnij klawisz **Enter**, aby rozpocząć proces wczytywania pozycji.
- W widoku **WCZYTYWANIE DOKUMENTÓW ZAKUPU** należy potwierdzić powiązanie kupowanego towaru z indeksem w magazynie lub wskazać nowe powiązanie.
- Każdą pozycję należy zatwierdzić klawiszem **\[spacja\]**.
- Do kolejnego kroku należy przejść za pomocą klawisza **\[F10\]**. Na tym etapie możliwa jest edycja lub potwierdzenie zaczytanych parametrów faktury.
- Proces należy zakończyć poprzez **zapisanie faktury**.  
      
    ![](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/zN71s1b3gOGKDSvN-image.png)

**2.2. Automatyczny import dokumentów**

Funkcja automatycznego importu, dostępna pod klawiszem **\[F5\]** w przeglądzie dokumentów KSEF służy do bezpośredniego zaciągania dokumentu z systemu KSEF bez konieczności dodatkowej ingerencji operatora.

- **Tworzenie nowych kartotek:** W przypadku braku dopasowania towaru lub kontrahenta w bazie danych, system automatycznie doda takie pozycje.
- **Wymagana konfiguracja:** Do poprawnego działania importu niezbędne jest wskazanie grupy towarowej dla nowo utworzonych towarów w menu: **FL5 &gt; ADMINISTRACJA &gt; PARAMETRY &gt; KSEF &gt; GRUPA TOWAROWA** **IMPORT.**

**3. Finalizacja dokumentu**

- Dokument zostanie załadowany do standardowego okna zakupu jako **dokument niepotwierdzony**. Na tym etapie należy: 
    - Zweryfikować poprawność danych.
    - Zatwierdzić dokument PZ.

### Dodatkowe opcje w imporcie 

  
Do Importu zostały dodatkowe opcje takie jak sortowanie, tagowanie czy eksport dokumentu w formacie XML.

<p class="callout info">Informacja! W chwili obecnej nie ma możliwości pobierania z KSEF dokumentów w formacie PDF. Dlatego eksport jest możliwy tylko w formacie XML. Cirfmf jakiś czas temu udostępnił generator: [https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator](https://github.com/CIRFMF/ksef-pdf-generator) więc będziemy rozbudowywać import aby można było pobierać dokumenty w formacie PDF. </p>

##### 1. Sortowanie dokumentów

System pozwala na szybkie i precyzyjne porządkowanie widoku listy. Za pomocą funkcji **F7** możesz sortować dane według kluczowych parametrów dokumentu.

---

##### Dostępne kryteria sortowania (F7):

Możesz zarządzać kolejnością wyświetlania pozycji na podstawie następujących kolumn:

- **Nazwa KSeF** – porządkowanie według nazw systemowych KSeF.
- **Numer dokumentu** – sortowanie wg numeracji faktur.
- **Data wystawienia** – układanie dokumentów od najstarszych lub najnowszych.
- **Kwota brutto** – szeregowanie według wartości finansowej dokumentu.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/nYzzLGqtSiv1vK5D-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/nYzzLGqtSiv1vK5D-image.png)

#### 2. Zarządzanie tagami

System umożliwia kategoryzowanie dokumentów za pomocą tagów. Możliwe jest zarówno definiowanie nowych znaczników, jak i automatyczne przypisywanie ich do kontrahentów.

##### 1. Konfiguracja tagów (Słownik)

Zanim zaczniesz korzystać z oznaczeń, musisz zdefiniować ich listę:

- **Ścieżka:** `Administracja` &gt; `Słowniki` &gt; `Tagi`.
- **Działanie:** Dodaj nowe nazwy tagów, które będą dostępne w całym systemie.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/mN8KUq11SF8wErc4-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/mN8KUq11SF8wErc4-image.png)

##### 2. Przypisywanie domyślnego taga do kontrahenta

Możesz zautomatyzować proces, przypisując znacznik bezpośrednio do podmiotu. Będzie on podpowiadany zawsze, gdy operator nie wskaże taga ręcznie.

- **Ścieżka:** `Kontrahenci` &gt; wybór podmiotu &gt; `Dane ogólne`.
- **Pole:** `KSEF - DOMYŚLNY TAG` – wybierz odpowiedni znacznik z listy.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/wq8irQaV8Qxx2pfG-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/wq8irQaV8Qxx2pfG-image.png)

##### 3. Ręczne tagowanie dokumentu (Import)

Podczas importowania dokumentów masz możliwość nadania im indywidualnych oznaczeń:

- **Skrót:** Użyj klawisza **F9 TAG**.
- **Działanie:** Wybierz odpowiedni znacznik z wyświetlonego okna zdefiniowanych tagów.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/gXlZibjzYHLlPi7R-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/gXlZibjzYHLlPi7R-image.png)

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/YXwRb3QgdhXnDIRS-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/YXwRb3QgdhXnDIRS-image.png)

##### Priorytetyzacja tagów (Logika systemu)

System stosuje kaskadowy model wyboru znacznika, co gwarantuje poprawność danych przy zachowaniu automatyzacji:

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-hierarchia-%C5%B9r%C3%B3d%C5%82o-ta"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c4040429263="" class="table-block has-export-button"><div _ngcontent-ng-c4040429263="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahcKEwi5-pr5hLOSAxUAAAAAHQAAAAAQYg" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="15"><thead><tr><td><span data-path-to-node="15,0,0,0">Hierarchia</span></td><td><span data-path-to-node="15,0,1,0">Źródło taga</span></td><td><span data-path-to-node="15,0,2,0">Opis</span></td></tr></thead><tbody><tr><td><span data-path-to-node="15,1,0,0">**I (Pierwszeństwo)**</span></td><td><span data-path-to-node="15,1,1,0">**Ręczne ustawienie**</span></td><td><span data-path-to-node="15,1,2,0">Tag nadany bezpośrednio na dokumencie (np. przez F9).</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="15,2,0,0">**II (Zastępcze)**</span></td><td><span data-path-to-node="15,2,1,0">**Dane kontrahenta**</span></td><td><span data-path-to-node="15,2,2,0">Pobierany automatycznie, jeśli na dokumencie brak ręcznego taga.</span></td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div>##### 3. Filtrowanie widoku (Zaznaczanie według)

Widok przeglądu umożliwia precyzyjne filtrowanie listy dokumentów. W celu zaznaczenia dokumentów należy przejść do **Przeglądu dokumentów KSEF**, użyć skrótu **\[CTRL + LEFT\]**, wybrać opcję **ZAZNACZ WEDŁUG** i wprowadzić odpowiednie dane.

Filtrowanie jest możliwe według następujących kryteriów:

- Statusu: **zaimportowane/niezaimportowane**.
- **Taga** (możliwość wybrania znacznika ze słownika).
- **Nazwy kontrahenta** (możliwość wpisania nazwy).
- Wyboru **kontrahenta z listy** (wyszukiwanie po numerze NIP).
- **Numeru dokumentu**.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/lDbJqsXwfknAnfFV-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/lDbJqsXwfknAnfFV-image.png)

##### 4. Eksport XML

Dodatkowo, w przeglądzie dokumentów KSeF pod klawiszem **\[F10\]** dostępna jest opcja pobrania pliku **XML** wskazanego dokumentu. Opcja ta jest dostępna wyłącznie dla dokumentów oznaczonych tagiem **„KOSZT”**.   
Aby eksport działał poprawnie, należy wcześniej uzupełnić ścieżkę zapisu w parametrze `flparam KsefXMLPath`(np. `x:/nazwa_folderu`) w tym celu musisz się zgłosić do działu serwisu.


<p class="callout info">**Ograniczenia formatu PDF** Obecnie KSeF nie udostępnia dokumentów w formacie PDF, dlatego eksport jest możliwy **wyłącznie w formacie XML na wskazaną ścieżkę. Operator klikając F10 nie może jej zmienić. Ścieżka jest ustawiona przez serwis na życzenie klienta przez serwis.**    
  
**Plany rozwoju:** W związku z udostępnieniem przez CIRFMF oficjalnego generatora (ksef-pdf-generator), pracujemy nad rozbudową modułu importu. W przyszłości system będzie wspierał bezpośrednie pobieranie i obsługę dokumentów w formacie **PDF**</p>

# Mechanizm ostrzegania o dużej liczbie pozycji

## Opis funkcjonalności

Wprowadzono mechanizm ostrzegający operatora o ryzyku problemów z wysyłką dokumentów do systemu KSeF w przypadku wystawiania faktur sprzedaży (FV) zawierających bardzo dużą liczbę pozycji. Komunikat ma charakter informacyjny i nie blokuje dalszych operacji w systemie.

<p class="callout warning">**Uwaga:** Wysoka liczba pozycji w pliku XML może powodować utrudnienia w komunikacji z bramką KSeF lub odrzucenie dokumentu ze względu na jego rozmiar. Więcej na ten temat przeczytasz w [artykule o limitach](https://pomoc.cairo.pl/books/ksef/page/limity-wielkosci-pliku-xml-w-ksef-co-warto-wiedziec)</p>

## Warunki wyświetlenia komunikatu

Komunikat ostrzegawczy pojawia się wyłącznie przy jednoczesnym spełnieniu poniższych warunków:

- Łączna liczba pozycji na wynikowym dokumencie FV przekracza limit zdefiniowany w parametrze **KsefDocumentItemsLimit**.
- Obsługa KSeF jest aktywna w systemie.
- Parametr limitu jest zawsze aktywny i zdefiniowany na wartość domyślną 2 tys. pozycji. Za konfigurację odpowiada **FLPARAM,** zmiana jego wartości jest wykonalna wyłącznie przez serwis.

## Zakres działania mechanizmu

Weryfikacja ilości pozycji odbywa się w następujących miejscach systemu:

- Ręczna konwersja asygnat (lista zaznaczeń DD).
- Konwersja pojedynczej asygnaty (DD).
- Wystawianie faktury sprzedaży (FV) bez asygnaty (weryfikacja w momencie zatwierdzania/wydruku).
- Wydruk dokumentu FV.
- Procesy automatyczne: automat tras

## Parametry konfiguracyjne

Mechanizm jest sterowany za pomocą nowego parametru w konfiguracji **FLPARAM**:

<p class="callout info">**Parametr:** `KsefDocumentItemsLimit`  
**Wartość domyślna:** 2000  
**Opis:** Określa próg liczby pozycji, powyżej którego system wyświetli ostrzeżenie. Wartość ta może być zmieniana przez serwis (np. na 5000). </p>

## Treść komunikatu

W przypadku przekroczenia limitu operator zobaczy komunikat o treści:

<p class="callout danger"><span style="font-family: var(--font-code);">Uwaga: Dokument \[NR\_DOKUMENTU\] zawiera pozycje ponad \[LIMIT\]. Wysyłka do KSeF może być utrudniona.</span></p>

Gdzie `[LIMIT]` to wartość pobrana z **FLPARAM**, a `[NR_DOKUMENTU]` to numer procesowanej faktury (jeśli jest już znany na danym etapie). Numer dokumentu pokaże się w przypadku powstałej FV, nie będzie informował o numerze asygnaty/asygnat z której następuje próba wykonania konwersji.

## Automatyczne zaznaczanie z limitem

Wprowadzono ułatwienie zaznaczania dokumentów z poziomu: **Kontrahenci -&gt; Dokumenty -&gt; Asygnaty nierozliczone**.  
  
Wykonując opcję **Zaznacz według**, system umożliwia automatyczne zaznaczenie dokumentów z uwzględnieniem parametru:

- **Nazwa parametru:** `KsefDocumentItemsLimit`
- **Wartość domyślna:** 2000

System automatycznie zaznaczy dokumenty, których suma ilości pozycji nie przekracza wartości ustawionej w tym parametrze. Wystarczy zaznaczyć opcje **UWZGLĘDNIJ LIMIT POZYCJI KSEF.**

#### [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/NSCeueygtSObW2Gj-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/NSCeueygtSObW2Gj-image.png)  
  
Weryfikacja ilości pozycji

W celu bieżącej kontroli danych dodano nową kolumnę: **ILOŚĆ POZYCJI:** Wyświetlana przy liście dokumentów, wskazuje sumę pozycji dla danej pozycji oraz podsumowanie do listy zaznaczonych dokumentów.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/mjEtzxJQ7z120By6-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/mjEtzxJQ7z120By6-image.png)  
  
System pilnuje zdefiniowanych ograniczeń również podczas ręcznej edycji listy. Jeżeli system zaznaczy określoną liczbę dokumentów, a operator doda kolejne i suma pozycji przekroczy zdefiniowaną wartość, podczas konwersji wyświetlony zostanie **stosowny komunikat ostrzegający**.

## [![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/xGD7XZu0bFOte8zw-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/xGD7XZu0bFOte8zw-image.png)  
  
Dodatkowe informacje techniczne

- **Korekty i zwroty:** Mechanizm obejmuje również dokumenty ZW, jeśli trafiają do KSeF. Nie dotyczy faktur zaliczkowych i korekt zaliczek.
- **Wielokrotność komunikatu:** Ostrzeżenie może pojawić się na różnych etapach tego samego procesu (np. najpierw przy konwersji, a następnie przy wydruku/wysyłce), co wynika z weryfikacji danych w różnych punktach styku z modułem KSeF.
- **Brak blokady:** "Prze klikanie" komunikatu pozwala na dalsze procesowanie dokumentu mimo przekroczenia limitu.

# Nowe pola w kartotece kontrahenta: JST i GV (KSeF FA(3))

W strukturze KSeF dla faktur w formacie **FA(3)** pojawiły się nowe wymagane informacje dotyczące typu podmiotu — należy wskazać, czy nabywca:

- jest **jednostką samorządu terytorialnego (JST)**
- jest **członkiem grupy VAT (GV)**

Informacje te muszą być przekazywane wraz z fakturą do KSeF.

### Co oznaczają nowe pola?  


<div class="TyagGW_tableContainer" id="bkmrk-nazwa-pola-skr%C3%B3t-co-"><div class="group TyagGW_tableWrapper flex w-fit flex-col-reverse" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="836" data-start="501"><thead data-end="548" data-start="501"><tr data-end="548" data-start="501"><th data-col-size="sm" data-end="514" data-start="501">Nazwa pola</th><th data-col-size="sm" data-end="522" data-start="514">Skrót</th><th data-col-size="md" data-end="536" data-start="522">Co oznacza?</th><th data-col-size="sm" data-end="548" data-start="536">Wartości</th></tr></thead><tbody data-end="836" data-start="597"><tr data-end="742" data-start="597"><td data-col-size="sm" data-end="625" data-start="597">**Jednostka samorządowa**</td><td data-col-size="sm" data-end="635" data-start="625">**JST**</td><td data-col-size="md" data-end="729" data-start="635">Określa, czy kontrahent jest jednostką samorządu terytorialnego (np. gmina, szkoła, urząd).</td><td data-col-size="sm" data-end="742" data-start="729">Tak / Nie</td></tr><tr data-end="836" data-start="743"><td data-col-size="sm" data-end="767" data-start="743">**Członek grupy VAT**</td><td data-col-size="sm" data-end="776" data-start="767">**GV**</td><td data-col-size="md" data-end="823" data-start="776">Określa, czy kontrahent należy do grupy VAT.</td><td data-col-size="sm" data-end="836" data-start="823">Tak / Nie</td></tr></tbody></table>

  
Domyślnie dla nowych i istniejących kontrahentów ustawiana jest wartość **Nie (2).** </div></div>### Gdzie ustawić JST i GV?

Nowe parametry znajdują się w kartotece kontrahenta:  
**Kontrahenci → Edycja kontrahenta → KSeF → Ustawienia JST / GV**

<p class="callout warning">Przy dodawaniu **nowego kontrahenta** wyświetlany jest komunikat przypominający o konieczności świadomego ustawienia JST i GV.</p>

Dla kontrahentów już istniejących wartości można uzupełniać ręcznie, wtedy zostaną prawidłowo wysłane do KSeF.

### Wysyłka do KSeF – jak działa?

- Wartości JST/GV są pobierane **z kartoteki kontrahenta w momencie generowania faktury**.
- Informacje te trafiają do sekcji **Buyer** w strukturze FA(3).
- Jeżeli JST lub GV ustawiono na „TAK”, w logu wysyłki będzie widoczna wartość **1**.

#### WSTAW i ZAZNACZ WG

Nowe pola zostały również dodane do operacji:

- **WSTAW**
- **ZAZNACZ WG**

Dzięki temu można szybko odfiltrować lub oznaczyć kontrahentów JST / GV.

### Dodatkowe informacje

- Jeśli JST i GV nie zostaną określone – do KSeF zostaną przesłane wartości domyślne **2 (Nie)**.
- Na ten moment **nie jest wymagana** obsługa elementu *Podmiot3* wskazanego w dokumentacji FA(3).  
    W przypadku późniejszego rozszerzenia wymagań zostanie to dostarczone w osobnym zadaniu.

# Parametry KSEF - wydruk dokumentów tylko w formie elektronicznej

Wprowadzono mechanizm umożliwiający całkowitą rezygnację z fizycznego wydruku dokumentów sprzedaży podlegających systemowi KSeF. Po aktywacji funkcji, system wymusza generowanie dokumentów do pliku (PDF) oraz ich wysyłkę drogą elektroniczną, blokując operatorowi możliwość skierowania wydruku na drukarkę fizyczną.

<p class="callout info">**Cel:** Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów FV w relacjach objętych obowiązkiem KSeF.</p>

## Konfiguracja parametru

Funkcjonalność jest sterowana globalnie za pomocą nowego parametru w konfiguracji systemu:

<p class="callout info">**Lokalizacja:** `Administracja → Parametry → KSEF`  
**Nazwa:** `WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ`  
**Wartość:** TAK / NIE (Domyślnie: NIE)</p>

## Zachowanie systemu przy włączonym parametrze

Jeśli parametr został ustawiony na **TAK**, system wprowadza następujące zmiany w procesie wystawiania faktur:

### 1. Menu wydruku i blokady

- W oknie opcji wydruku domyślnie podstawiana jest opcja **"PDF eFaktura"**.
- Możliwość wyboru wydruku na drukarkę fizyczną zostaje **zablokowana** – operator nie może ręcznie zmienić trybu wydruku, ewentualnie wydruk na ekran.
- System zachowuje się tak, jakby każdy kontrahent miał na kartotece włączoną obsługę dokumentów elektronicznych (eFV).

### 2. Wysyłka e-mail

Po wygenerowaniu dokumentu do pliku, system automatycznie przygotowuje proces wysyłki mailowej:

- **Adres odbiorcy:** Pobierany jest z dwóch miejsc:   
    a) `Kontrahent > Dane ogólne > Email `  
    b) Jeżeli kontrahent ma uruchomiony parametr DOKUMENT ELEKTRONICZNY to wówczas pobierany jest z pola `Kontrahent → Dane ogólne → Dokument elektroniczny – e-mail`.
- **Brak adresu:** Jeśli pole e-mail u kontrahenta jest puste, system umożliwi operatorowi wpisanie adresu "z palca" (opcja "wskazany adres") w oknie propozycji wysyłki.
- **Znaczniki:** Dokumenty otrzymują wszystkie wymagane znaczniki (esign, efv itp.), identycznie jak w standardowym trybie faktury elektronicznej.

## Zakres obowiązywania i wyjątki

Działanie parametru jest ściśle powiązane z konfiguracją KSeF oraz typem dokumentu:

<table id="bkmrk-typ-dokumentu-%2F-konf"><thead><tr><th>Typ dokumentu / Konfiguracja</th><th>Działanie mechanizmu</th></tr></thead><tbody><tr><td>Faktury Sprzedaży (FV)</td><td>Wymuszony wydruk elektroniczny (jeśli KSeF aktywny dla klienta).</td></tr><tr><td>Asygnaty (DD)</td><td>**Brak zmian.** Drukują się normalnie na drukarkę fizyczną.</td></tr><tr><td>Korekty (ZW)</td><td>Obecnie pozostawione bez wymuszenia (zależne od ogólnych ustawień eFV).</td></tr><tr><td>Faktury Zaliczkowe</td><td>Pozostawione bez zmian (standardowy wydruk).</td></tr></tbody></table>

<p class="callout warning">**Ważne:** Jeżeli system pracuje w trybie `ZAKRES OBOWIĄZYWANIA KSEF = KONTRAHENT`, a dany kontrahent ma wyłączoną obsługę KSeF w swoich danych ogólnych, system **nie będzie** wymuszał formy elektronicznej (chyba że klient ma standardowo włączoną opcję "Dokument elektroniczny").</p>

## Logika zależności

Wymuszanie eFV przy włączonym parametrze globalnym zależy od ustawień kontrahenta:

- **KSeF Globalny + Parametr TAK:** Zawsze wymuszaj eFV (niezależnie od ustawień klienta).
- **KSeF na Kontrahenta + Klient KSeF=NIE:** Nie wymuszaj eFV.
- **KSeF na Kontrahenta + Klient KSeF=TAK:** Wymuszaj eFV.

# Pobieranie i generowanie plików XML KSeF bezpośrednio z dokumentu

Wprowadziliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia szybki podgląd i pobranie pliku XML (struktury logicznej faktury) bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Opcja ta jest dostępna niezależnie od tego, czy korzystasz z trybu wysyłki online, czy Batch, oraz czy faktura została już wysłana do KSeF.

### Gdzie znaleźć nową funkcję?

Funkcja dostępna jest w modułach sprzedażowych dla dokumentów podlegających wysyłce do KSeF (Faktury VAT, Korekty, Faktury Zaliczkowe itp.).

**Ścieżka dostępu:**

1. Zaloguj się do systemu.
2. Przejdź do modułu **Sprzedaż**.
3. Otwórz listę faktur (lub innych dokumentów sprzedaży).
4. Następnie strzałka w prawo i skorzystaj z opcji **KSEF WYGENERUJ XML**

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/M4OCAOeDQ1Ha1GO0-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/M4OCAOeDQ1Ha1GO0-image.png)

### Dostępne opcje

W menu kontekstowym pojawią się nowe opcje, w zależności od statusu dokumentu w KSeF:

**1. Opcja: „KSEF WYGENERUJ XML”**

- **Kiedy używać:** Ta opcja jest widoczna, jeśli dokument **nie posiada** jeszcze nadanego numeru KSeF ID (nie został wysłany do KSeF lub oczekuje na wysyłkę).
- **Działanie:** System wygeneruje plik XML zgodny ze strukturą KSeF na podstawie aktualnych danych na dokumencie. Pozwala to na weryfikację struktury pliku przed jego faktycznym wysłaniem. Działa również dla dokumentów niezatwierdzonych.

**2. Opcja: „KSEF POBIERZ XML”**

- **Kiedy używać:** Ta opcja jest widoczna, gdy dokument został już wysłany i posiada uzupełnione pole **KSeF ID**.
- **Działanie:** System pobiera ostateczną wersję pliku XML, która została przyjęta przez Krajowy System e-Faktur.

### Sposób zapisu pliku

Po wybraniu jednej z powyższych opcji, system umożliwi wykonanie następujących akcji z plikiem XML:

- **Zapisanie pliku:** Możliwość zapisu we wskazanej lokalizacji na dysku lub w folderze wymiany.
- **Wysyłka e-mail:** Możliwość wysłania wygenerowanego pliku XML bezpośrednio na wskazany adres e-mail.
- **Podgląd** - podejrzenie xml w oknie systemu ERP

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/hwDNcHVsekCy3mdi-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/hwDNcHVsekCy3mdi-image.png)

### Najważniejsze korzyści

- **Brak konieczności używania trybu Batch:** Możesz pobrać XML pojedynczej faktury „od ręki”.
- **Kontrola przed wysyłką:** Możliwość podglądu, jak będzie wyglądał XML (np. czy dane pole jest przesyłane) jeszcze przed wysłaniem faktury do KSeF.
- **Elastyczność:** Funkcja działa dla każdego statusu dokumentu (offline, online, potwierdzona, niepotwierdzona).

---

# Faktury w trybie Batch - uproszczona wysyłka dokumentów

Nowa funkcjonalność ma na celu maksymalne przyspieszenie procesu wystawiania faktur poprzez eliminację zbędnych okien dialogowych oraz automatyzację wysyłki elektronicznej w tle.

<p class="callout info">Uwaga! Instrukcja dotyczy Faktur natomiast wysyłka korekt FV odbywa się w identyczny sposób z tym różnieniem że wystawimy dokument ZW </p>

### 1. Warunki aktywacji automatyzacji

Automatyzacja procesu (brak wyskakujących okien) zadziała wyłącznie, gdy spełnione są jednocześnie poniższe warunki:

- **KSeF:** Jest aktywny.
- **Tryb pracy:** Batch (wsadowy).
- **Parametr:** „WYDRUK DOKUMENTÓW TYLKO W FORMIE ELEKTRONICZNEJ” jest ustawiony na **TAK**.

*W pozostałych konfiguracjach system zachowuje się w sposób standardowy (wyświetla okna wyboru).*

### 2. Zmiany w interfejsie i obsłudze

Po naciśnięciu klawisza **TAB (Drukuj)** na konwersji DD na FV lub samej FV przy spełnieniu powyższych warunków:

- **Brak Pop-upów:** Nie pojawiają się okna wyboru „PDF/Ekran”, wyboru odbiorcy faktury ani okno wpisywania adresu e-mail.
- **Komunikat:** System wyświetla jedynie nieinwazyjną informację: **„Dokument przekazany do kolejki KSeF”**.
- **Rozrachunki:** Okna dotyczące rozrachunków, reszty i kasy pojawią się tylko wtedy, gdy klient nie posiada parametrów do ich automatycznego procesowania.  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/DBsalpW2vDmr0mNn-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/DBsalpW2vDmr0mNn-image.png)

### 3. Logika wysyłki i statusy dokumentów

Proces odbywa się w trzech krokach:

1. **Zatwierdzenie (Krok 1):** Kliknięcie TAB/Drukuj nadaje fakturze status **O (Oczekuje)**. Na tym etapie plik PDF/XML nie jest jeszcze generowany przez system (chyba że operator wywoła wydruk ręcznie).  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/YnCb3kpnoNIJ6ckR-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/YnCb3kpnoNIJ6ckR-image.png)
2. **Oczekiwanie (Krok 2):** System cyklicznie odpytuje KSeF o status. Dopóki dokument nie otrzyma statusu **W (Wysłany)** i numeru KSeF ID, wysyłka mailowa do kontrahenta pozostaje wstrzymana.
3. **Wysyłka (Krok 3):** Po uzyskaniu statusu „W”, system sprawdza ustawienia kontrahenta:
    
    
    - **Dokumenty Elektroniczne = TAK:** System automatycznie generuje PDF (z jednym kodem QR) i wysyła go na adres e-mail z karty kontrahenta.
    - **Dokumenty Elektroniczne = NIE:** Proces kończy się na wysyłce do KSeF. Brak automatycznego maila do klienta.

### 4. Ręczna wysyłka i kody QR

Możesz w dowolnym momencie skorzystać z funkcji **„Wyślij dokument elektroniczny”** (z listy faktur). System wygeneruje wtedy plik PDF „w locie” z odpowiednią liczbą kodów QR:

- **Status O (Oczekuje/Offline):** PDF zawiera **dwa kody QR**.  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/MMJjmJqnnJVGZ3Tj-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MMJjmJqnnJVGZ3Tj-image.png)
- **Status W (Wysłany/Online):** PDF zawiera **jeden kod QR**.
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/MV42TE6X7OW76KYx-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MV42TE6X7OW76KYx-image.png)
    
    Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia:
    
    
    1. Wejdź w zakładkę: **TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF**.
    2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać.
    3. Użyj klawisza **F4 (WYŚLIJ)** – opcja interaktywnej wysyłki.
    4. Potwierdź klikając **TAK**.
    5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF.  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/X6QOusue9IUcT9kU-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/X6QOusue9IUcT9kU-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/Ubl4Ku99I5fQxpAj-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/Ubl4Ku99I5fQxpAj-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/OiLDevKOCGSom8ny-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/OiLDevKOCGSom8ny-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/vthXTDe19uOOYUCc-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/vthXTDe19uOOYUCc-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/ecXWZ21W5NRh5wct-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/ecXWZ21W5NRh5wct-image.png)
        
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/pzOvwaDfRy8OIRqw-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/pzOvwaDfRy8OIRqw-image.png)

## 5. Obsługa klientów EWDT

Dla kontrahentów oznaczonych jako **klienci EWDT** obowiązują specjalne zasady:

- Faktury **nie są wysyłane** mailowo automatycznie, niezależnie od innych ustawień.
- Opcja „Wyślij dokument elektroniczny” jest domyślnie **zablokowana**.
- Dokument trafia do KSeF, a klient może go pobrać przez portal B2B dopiero po potwierdzeniu odbioru dostawy.
- Po potwierdzeniu dostawy w systemie, funkcja ręcznej wysyłki elektronicznej staje się dostępna dla operatora.

---

**Tabela podsumowująca zachowanie systemu:**

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-dokumenty-elektronic"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2759463977="" class="table-block has-export-button new-table-style"><div _ngcontent-ng-c2759463977="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahgKEwi5p__-7bCSAxUAAAAAHQAAAAAQ-wE" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="22"><thead><tr><td><span data-path-to-node="22,0,0,0">Dokumenty Elektroniczne</span></td><td><span data-path-to-node="22,0,1,0">Tylko E-forma</span></td><td><span data-path-to-node="22,0,2,0">Zachowanie systemu</span></td></tr></thead><tbody><tr><td><span data-path-to-node="22,1,0,0">**TAK**</span></td><td><span data-path-to-node="22,1,1,0">**TAK**</span></td><td><span data-path-to-node="22,1,2,0">Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Auto-wysyłka maila po uzyskaniu statusu 'W'.</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="22,2,0,0">**NIE**</span></td><td><span data-path-to-node="22,2,1,0">**TAK**</span></td><td><span data-path-to-node="22,2,2,0">Brak wyboru drukarki. FV trafia do KSeF. Brak auto-wysyłki maila (możliwa tylko ręcznie).</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="22,3,0,0">**TAK**</span></td><td><span data-path-to-node="22,3,1,0">**NIE**</span></td><td><span data-path-to-node="22,3,2,0">Możliwość wyboru fizycznej drukarki. Dalszy proces zgodny ze standardem.</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="22,4,0,0">**NIE**</span></td><td><span data-path-to-node="22,4,1,0">**NIE**</span></td><td><span data-path-to-node="22,4,2,0">Standardowe działanie (ekran/drukarka).</span></td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div>

# Wystawianie Faktur w trybie Batch

<p class="callout info">Tryb Batch jest dedykowany firmom wystawiającym bardzo dużą ilość dokumentów. Poniższa instrukcja opisuje proces od wystawienia asygnaty, poprzez konwersję na fakturę, aż po wysyłkę do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur).  
</p>

## I. Proces Konwersji: Od Asygnaty do Faktury

Procedurę rozpoczynamy od standardowego wystawienia dokumentu asygnaty.

1. **Przygotowanie Asygnaty:**
    
    
    - Wystaw Asygnatę w systemie Falkon (standardowa procedura).
    - Przekaż asygnatę do wydania.
    - Wydrukuj asygnatę (Tab).
    - **Status:** Gotową asygnatę ze statusem `OK` można konwertować.
2. **Konwersja na Fakturę (FV):**
    
    
    - Uruchom konwersję. Pojawi się komunikat: *"Czy wykonujemy konwersję na asygnatę?"* – Wybierz **TAK**.
    - *Opcjonalnie (zależne od ustawień):* Mogą pojawić się okna wyboru grupy dokumentów handlowych oraz wyboru sprzedaży netto/brutto.
3. **Wydruk i Rozrachunki:**
    
    
    - Pojawi się okno **DRUKUJ**.
    - **Przesłanie do rozrachunków:**
        
        
        - Jeżeli parametr `ROZRACHUNKI >> PRZESŁANIE DO ROZRACHUNKÓW >> PRZESYŁAJ BEZ PYTANIA` jest ustawiony na **TAK**, dokument zostanie przesłany automatycznie (okno się nie pojawi).
        - W przeciwnym razie należy zatwierdzić przesłanie ręcznie.  
              
            [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/DBsalpW2vDmr0mNn-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/DBsalpW2vDmr0mNn-image.png)
4. **Wybór Formy Dokumentu:**
    
    
    - Pojawi się okno wydruku zależne od parametrów kontrahenta:
        
        
        - Kontrahent dokument elektroniczny: **TAK** lub **NIE**
        - Wydruk dokumentów tylko w formie elektronicznej: **NIE** lub **TAK**
    - Domyślna forma wysyłki to **e-faktura**, ale można zmienić ją na **Ekran**.  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/iOV30PVgcbz4bbpN-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/iOV30PVgcbz4bbpN-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/VYUXGeRVn8FAQv9H-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/VYUXGeRVn8FAQv9H-image.png)

> **⚠️ WAŻNE OSTRZEŻENIE:** Wybór opcji **Ekran** również powoduje **nieodwracalną konwersję na Fakturę VAT**. Nie jest to tylko "podgląd" – dokument zostaje formalnie wystawiony.

5. **Zatwierdzenie i PDF:**
    
    
    - Po zatwierdzeniu generuje się e-dokument w formacie PDF.
    - Pojawi się pytanie o wysyłkę dokumentu. Opcje do wyboru:
        
        
        - Płatnik
        - Odbiorca
        - Płatnik + Odbiorca
        - Wskazany inny adres
        - Opcja: Nie wysyłaj
    - Zatwierdź wysyłkę w oknie potwierdzenia.  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/GXahJg9O9i6VMTFy-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/GXahJg9O9i6VMTFy-image.png)
6. **Finalizacja lokalna:**
    
    
    - System wyświetli komunikat potwierdzający wysłanie wiadomości.
    - Może pojawić się pytanie o wprowadzenie dokumentu kasy (zależne od parametrów Falkona).  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/iju4dQASmYD4hIQh-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/iju4dQASmYD4hIQh-image.png)  
          
        [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/xyHngEcEUVa84zan-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/xyHngEcEUVa84zan-image.png)

---

## II. Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Po zatwierdzeniu faktura trafia do bufora ze statusem **OCZEKUJĄCY**.  
  
[![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/YnCb3kpnoNIJ6ckR-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/YnCb3kpnoNIJ6ckR-image.png)

### Statusy i Kody QR

- **Status 0 (Oczekujący):** Obecnie na wydruku FV z tym statusem pojawiają się **dwa kody KQ** (QR).  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/MMJjmJqnnJVGZ3Tj-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/MMJjmJqnnJVGZ3Tj-image.png)
- **Status W (Wysłana):** Po prawidłowej wysyłce dokument otrzymuje status `W`. Po ponownym wydrukowaniu takiej faktury widoczny jest **jeden kod KQ**.
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/9CMez5825jJfhEzV-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/9CMez5825jJfhEzV-image.png)

### Metody Wysyłki do KSeF

**Metoda A: Automatyczna (CRON)** Mechanizm Cron wysyła faktury w paczkach (np. co 5 minut). System samoistnie wyśle paczkę faktur niewysłanych do KSeF. Po wysyłce status zmieni się na `W`.

**Metoda B: Ręczna (Interaktywna)** Jeżeli nie chcesz czekać na Cron lub masz odpowiednie uprawnienia:

1. Wejdź w zakładkę: **TAB FAKTURY ZATWIERDZONE NIEWYSŁANE DO KSEF**.
2. Odszukaj fakturę, którą chcesz wysłać.
3. Użyj klawisza **F4 (WYŚLIJ)** – opcja interaktywnej wysyłki.
4. Potwierdź klikając **TAK**.
5. Pojawi się komunikat o prawidłowej wysyłce do KSeF.  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/X6QOusue9IUcT9kU-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/X6QOusue9IUcT9kU-image.png)  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/Ubl4Ku99I5fQxpAj-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/Ubl4Ku99I5fQxpAj-image.png)  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/OiLDevKOCGSom8ny-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/OiLDevKOCGSom8ny-image.png)  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/vthXTDe19uOOYUCc-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/vthXTDe19uOOYUCc-image.png)  
      
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/ecXWZ21W5NRh5wct-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/ecXWZ21W5NRh5wct-image.png)
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/pzOvwaDfRy8OIRqw-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-01/pzOvwaDfRy8OIRqw-image.png)

> **ℹ️ Informacja:** Szczegółowe dane KSeF dla danego dokumentu można znaleźć pod klawiszem **F10**.

---

## III. Scenariusze Konfiguracji (Układ Parametrów)

Zachowanie systemu zależy od konfiguracji parametrów dla danego kontrahenta lub stanowiska.

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-parametry-zachowanie"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2759463977="" class="table-block has-export-button new-table-style"><div _ngcontent-ng-c2759463977="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahcKEwi5p__-7bCSAxUAAAAAHQAAAAAQaQ" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="23"><thead><tr><td><span data-path-to-node="23,0,0,0">Parametry</span></td><td><span data-path-to-node="23,0,1,0">Zachowanie Systemu</span></td></tr></thead><tbody><tr><td>**Wariant 1:**

  
\- Dokument elektroniczny: `TAK`

  
\- Wydruk tylko elektr.: ``TAK`/NIE`

</td><td><span data-path-to-node="23,1,1,0">Domyślnie podstawia się wysyłka e-faktury. Wywołanie na ekran finalizuje dokument. Generuje się PDF. Pytanie o wysyłkę email.</span></td></tr><tr><td>**Wariant 2:**

  
\- Dokument elektroniczny: `NIE`

  
\- Wydruk tylko elektr.: `NIE`

</td><td>Dostępne różne formy: Ekran, Drukarka itp.

  
Faktura od razu po wydruku (np. na ekran) trafia do bufora.

</td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div>

# Instrukcja obsługi Podmiotu3 oraz parametrów JST i GV w systemie ERP (KSeF)

Wprowadzone zmiany pozwalają na prawidłowe raportowanie danych w formacie FA(3), w tym obsługę jednostek samorządu terytorialnego, grup VAT oraz dodatkowych uczestników transakcji (odbiorców).

### 1. Konfiguracja parametrów JST i GV w kartotece kontrahenta

W danych nabywcy (Podmiot2) w strukturze KSeF wymagane jest określenie statusu jednostki samorządowej oraz przynależności do grupy VAT.

- **Lokalizacja:** Kontrahenci -&gt; Dane ogólne
- **Dostępne pola:**
    
    
    - **Jednostka samorządowa (JST):** określa, czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego.
    - **Członek grupy VAT (GV):** określa, czy faktura dotyczy członka grupy VAT.
- **Wartości:** Pola przyjmują wartości **Tak** (kod 1 w strukturze KSeF) lub **Nie** (kod 2 w strukturze KSeF). Domyślnie system ustawia wartość „Nie”.
- **Ważne:** Przy dodawaniu nowego kontrahenta system wyświetli komunikat wymuszający świadomy wybór tych wartości, aby uniknąć błędów w raportowaniu.

---

### 2. Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji

Sekcja **Podmiot3** jest polem opcjonalnym, generowanym automatycznie w określonych przypadkach, najczęściej gdy odbiorca towaru jest innym podmiotem niż płatnik.

#### Kiedy generowana jest sekcja Podmiot3?

Sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy **odbiorca (klient pomocniczy na fakturze) jest różny od płatnika (głównego nabywcy)**. Jeśli odbiorca i płatnik są identyczni, sekcja Podmiot3 nie jest wysyłana.

#### Dane identyfikacyjne Podmiotu3:

System wybiera identyfikator według następującego priorytetu:

1. **KSEF IDENTYFIKATOR WEWNĘTRZNY (IDWew):** Jeśli w kartotece odbiorcy uzupełniono pole `custom.ksef_idwew`.
2. **NIP:** Jeśli brak IDWew, wysyłany jest numer NIP. *Zawsze wysyłany jest tylko jeden identyfikator.*

#### Przekazywane dane adresowe:

W sekcji Podmiot3 wysyłane są dane odbiorcy:

- Nazwa
- Adres w strukturze KSeF: Kod kraju, AdresL1, AdresL2.

---

### 3. Automatyczne nadpisywanie Roli Podmiotu3

Rola, jaką pełni Podmiot3, jest ustawiana automatycznie na podstawie parametrów przypisanych do **płatnika (Podmiot2)**:

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-parametr-na-p%C5%82atniku"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-block has-export-button is-at-scroll-start is-at-scroll-end"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-content not-end-of-paragraph" data-hveid="0" data-ved="0CAAQ3ecQahcKEwiptNSZ_OKSAxUAAAAAHQAAAAAQDw" decode-data-ved="1" jslog="275421;track:impression,attention" not-end-of-paragraph=""><table data-path-to-node="21"><thead><tr><td><span data-path-to-node="21,0,0,0">Parametr na płatniku (Podmiot2)</span></td><td><span data-path-to-node="21,0,1,0">Wartość Roli w Podmiocie3</span></td></tr></thead><tbody><tr><td><span data-path-to-node="21,1,0,0">Brak JST / Brak GV</span></td><td><span data-path-to-node="21,1,1,0">**2** (Odbiorca - rola domyślna)</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="21,2,0,0">Ustawione **JST** (`custom.jst = 1`)</span></td><td><span data-path-to-node="21,2,1,0">**8**</span></td></tr><tr><td><span data-path-to-node="21,3,0,0">Ustawione **GV** (`custom.gv = 1`)</span></td><td><span data-path-to-node="21,3,1,0">**10**</span></td></tr></tbody></table>

</div></div></div></div>### 4. Struktura uczestników transakcji w KSeF (Podmiot 1, 2 i 3)

Poniższy schemat przedstawia obieg danych w systemie ERP podczas generowania faktury do KSeF:

```
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 1         │
                  │        Sprzedawca        │
                  │   (Twoja firma – FAK.SPR)│
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 2         │
                  │      Nabywca / Płatnik   │
                  │       (fak.kl – JST)     │
                  │--------------------------│
                  │  Ustawienia kontrahenta: │
                  │   ✔ JST = TAK            │
                  │   ✔ (opc.) GV = TAK      │
                  │                          │
                  │  Identyfikacja:          │
                  │   • NIP                  │
                  │   • Adres                │
                  └─────────────┬────────────┘
                                │
                                │  Jeśli odbiorca ≠ płatnik
                                ▼
                  ┌──────────────────────────┐
                  │        PODMIOT 3         │
                  │         Odbiorca         │
                  │     (fak.kl1 – jednostka │
                  │      podległa JST)       │
                  │--------------------------│
                  │  Dane wysyłane do KSeF:  │
                  │   • NIP lub IDWew        │
                  │   • Nazwa odbiorcy       │
                  │   • Adres (pełny)        │
                  │   • Numer zamówienia     │
                  │                          │
                  │  ROLA (ustawiana auto):  │
                  │   2  = zwykły odbiorca   │
                  │   8  = JST (gdy płatnik  │
                  │        ma JST=TAK)       │
                  │   10 = GV (gdy płatnik   │
                  │        ma GV=TAK)        │
                  └──────────────────────────┘

```

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk--2"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-block has-export-button is-at-scroll-start is-at-scroll-end"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-footer hide-from-message-actions" hide-from-message-actions="">---

</div></div></div></div>### 5. Kluczowe zasady działania w skrócie

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk-podmiot-1-%28sprzedawc"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-block has-export-button is-at-scroll-start is-at-scroll-end"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-footer hide-from-message-actions" hide-from-message-actions="">- **PODMIOT 1 (Sprzedawca):** Twoja firma. Występuje na każdej fakturze.
- **PODMIOT 2 (Płatnik / Nabywca):** Główny kontrahent (np. Gmina). Aby system prawidłowo rozpoznał strukturę samorządową, w kartotece kontrahenta musi być ustawione **JST = TAK**. Dzięki temu system wie, że w przypadku pojawienia się Podmiotu 3, należy mu przypisać odpowiednią rolę (np. 8).
- **PODMIOT 3 (Odbiorca):** Faktyczna jednostka korzystająca z towaru lub usługi (np. Szkoła).
    
    
    - Dane pobierane są z pola **fak.kl1**.
    - Sekcja jest tworzona **wyłącznie wtedy, gdy odbiorca jest inny niż płatnik**.
    - Odbiorca może być identyfikowany numerem **NIP** lub specjalnym identyfikatorem wewnętrznym (**IDWew**), jeśli został on uzupełniony w jego kartotece.

---

</div></div></div></div>**Wskazówka dla użytkownika:** Jeśli wystawiasz fakturę dla Gminy (Płatnik), gdzie odbiorcą jest Szkoła Podstawowa (Odbiorca), upewnij się, że Gmina ma w systemie zaznaczony parametr **JST = TAK**. System automatycznie zadba o to, by Szkoła została wysłana do KSeF jako Podmiot 3 z prawidłową Rolą 8.

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk--3"><div class="table-block-component"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-block has-export-button is-at-scroll-start is-at-scroll-end"><div _ngcontent-ng-c2000438961="" class="table-footer hide-from-message-actions" hide-from-message-actions="">  
<button aria-label="Skopiuj tabelę" class="mdc-icon-button mat-mdc-icon-button mat-mdc-button-base mat-mdc-tooltip-trigger copy-button mat-unthemed ng-star-inserted" data-test-id="copy-table-button"></button></div></div></div></div>

# Raportowanie JPK a system KSeF

W związku z wejściem w życie nowych schematów raportowania **JPK\_V7M(3)** oraz **JPK\_V7K(3)**, system ERP został dostosowany do wymogów Ministerstwa Finansów w zakresie oznaczania statusu dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

### Nowe znaczniki statusu dokumentu

W najnowszej wersji struktur JPK, każdy zatwierdzony dokument musi posiadać określony status względem systemu KSeF. System ERP wykonuje tę operację automatycznie, przypisując jeden z trzech znaczników:

- **BFK (Dokument poza KSeF):** Przypisywany dokumentom, które docelowo nie trafiają do KSeF (np. faktury dla osób fizycznych B2C, dokumenty od podmiotów zagranicznych lub wystawione przed obowiązkiem).
- **KSeF ID:** Przypisywany, gdy dokument został już przesłany do systemu ministerialnego i posiada nadany unikalny numer identyfikacyjny (pobrano numer KSeF).
- **DI (Dowód Inny):** Przypisywany dokumentom, które podlegają pod KSeF, ale w momencie generowania pliku JPK nie posiadają jeszcze nadanego numeru identyfikacyjnego (np. dokumenty wysłane, które oczekują na przetworzenie lub wystawione w trybie offline).

---

### Procedura weryfikacji przy generowaniu JPK

Podczas generowania raportu JPK\_V7M lub JPK\_V7K, system automatycznie weryfikuje, czy wszystkie dokumenty objęte raportem posiadają już nadane numery **KSeF ID**.

Jeśli system wykryje dokumenty "ksefowe", które nie mają jeszcze pobranego numeru identyfikacyjnego, wyświetli komunikat ostrzegawczy. W tym momencie operator ma dwie ścieżki postępowania:

1. **Kontynuuj wysyłkę:** System wygeneruje plik JPK w obecnej formie (używając znaczników DI dla brakujących numerów).
    
    
    - *Uwaga: Może to wiązać się z koniecznością późniejszego złożenia korekty JPK po uzyskaniu brakujących numerów KSeF.*
2. **Wycofaj się:** Pozwala to na wstrzymanie generowania raportu, przesłanie brakujących faktur do KSeF i ponowne uruchomienie raportu już z kompletem numerów identyfikacyjnych.

### Zalecenia dla Użytkownika

Aby uniknąć konieczności korygowania plików JPK, zalecamy:

- Weryfikację statusu wysyłki faktur do KSeF przed przystąpieniem do generowania raportów miesięcznych/kwartalnych.
- Pobranie wszystkich numerów KSeF ID dla dokumentów z danego okresu rozliczeniowego.

# Obsługa dopisku "Duplikat" w dobie KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia tradycyjne podejście do wystawiania duplikatów dokumentów. Ponieważ w systemie KSeF faktura ustrukturyzowana (XML) jest zawsze dostępna w jednej, niezmiennej formie, pojęcie „duplikatu” w ujęciu fizycznym przestaje istnieć dla dokumentów objętych tym systemem.

Poniżej przedstawiamy zasady, według których system Falcon zarządza dopiskiem **„Duplikat”** na wydrukach (fizycznych oraz PDF) w zależności od konfiguracji i daty wystawienia dokumentu.

### Kluczowe parametry konfiguracyjne

Działanie systemu jest uzależnione od dat granicznych zdefiniowanych w parametrach:

- `KsefStartDate` – data rozpoczęcia pracy w środowisku produkcyjnym. Domyślnie - 01.02 taka właśnie data uważana jest za start.

---

### Zasady generowania dopisku na wydrukach

Logika pojawiania się dopisku „Duplikat” zależy od tego, czy dokument został wystawiony w okresie obowiązywania KSeF oraz czy nabywca korzysta z tej formy odbierania faktur.

### Szczegółowe wyjaśnienie przypadków:

1. **Globalne działanie KSeF:** Jeśli data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza niż data ustawiona w parametrach `KsefStartDate`, system uznaje fakturę za dokument KSeF-owy. Na takim dokumencie dopisek „duplikat” nie pojawi się na żadnym typie wydruku.
2. **Aktywny nabywca w KSeF(ustawienie na kontrahencie, że DZIAŁA W TRYBIE KSEF):** Jeżeli kontrahent jest oznaczony jako odbierający faktury przez KSeF, wydruki pomocnicze (wizualizacje) są generowane zawsze bez dopisku „duplikat”, niezależnie od tego, czy drukujemy je na papierze, czy generujemy PDF.
3. **Brak trybu KSeF u nabywcy (Model hybrydowy):** Jest to sytuacja przejściowa.
    
    
    - **Wydruk na drukarkę fizyczną:** System doda napis „Duplikat”, aby zachować zgodność z tradycyjnymi obiegami dokumentów papierowych.
    - **Generowanie pliku PDF:** Plik pozostaje bez dopisku, traktowany jako elektroniczna wizualizacja faktury ustrukturyzowanej.

# Automatyczne dołączanie UPO do wydruków PDF

W systemie Falcon wprowadzono funkcjonalność automatycznego łączenia faktury z jej Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Pozwala to na generowanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej nie tylko treść sprzedaży, ale również jej skuteczne dostarczenie do Krajowego Systemu e-Faktur.

### Lokalizacja parametru

Aby zarządzać tą funkcją, przejdź do sekcji: `ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF > DOŁĄCZAJ UPO DO WYDRUKU`

### Opis działania parametru: "Dołączaj UPO do wydruku"

Parametr ten decyduje o strukturze generowanego pliku PDF w momencie, gdy dokument został już przetworzony przez system ministerialny.

- **Parametr Włączony (TAK):** Jeśli faktura/korekta posiada w systemie status **Wysłany** (co oznacza otrzymanie numeru KSeF oraz potwierdzenia odbioru), system podczas generowania pliku PDF automatycznie doklei na końcu dokumentu dodatkową stronę zawierającą pełną treść **UPO**.
- **Parametr Wyłączony (NIE):** System generuje wyłącznie samą wizualizację faktury/korekty. Jest to zachowanie standardowe (dotychczasowe), gdzie UPO należy pobierać lub drukować jako osobny formularz.

---

### Kluczowe informacje dla użytkownika

<div class="horizontal-scroll-wrapper" id="bkmrk--1"><div class="table-block-component">  
</div></div>> **Wskazówka:** Dołączanie UPO do pliku PDF jest szczególnie przydatne przy wysyłce faktur drogą mailową do kontrahentów, którzy nie odbierają dokumentów bezpośrednio przez bramkę KSeF, a wymagają formalnego potwierdzenia rejestracji sprzedaży.

[![image.png](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/4fuec2UtoAR3ZOXt-image.png)](https://pomoc.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-02/4fuec2UtoAR3ZOXt-image.png)

---

# Pełna kontrola nad datą rozpoczęcia wysyłki do KSeF

Z myślą o nadchodzących zmianach i kolejnym terminie dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz dbając o bezpieczeństwo Państwa rozliczeń, wprowadziliśmy istotną aktualizację w systemie **cairo.ERP Falcon5**.

Dzięki nowemu parametrowi zyskują Państwo precyzyjną kontrolę nad tym, od którego momentu system ma zacząć przekazywać faktury do bramki rządowej.

### Co się zmieniło?

W konfiguracji modułu KSeF pojawiło się nowe pole edycyjne: **„Data startu wysyłki faktur”**.

Wcześniej system mógł operować na sztywnych datach domyślnych. Teraz to Państwo decydują o punkcie zero dla swojego systemu.

### Gdzie znaleźć nową opcję?

Parametr jest dostępny dla administratorów systemu w następującej ścieżce:

> **Administracja** ➔ **Parametry** ➔ **KSeF** ➔ **Parametry**

### Kluczowe korzyści dla Państwa firmy:

- **Bezpieczeństwo danych:** Brak ryzyka wysłania „starych” faktur, które zostały już rozliczone tradycyjną metodą.
- **Elastyczność:** Możliwość ustawienia konkretnej daty (domyślnie system sugeruje 01.02.2026 r., ale można ją dowolnie edytować).
- **Pełna historia zmian:** Każda modyfikacja daty startu jest rejestrowana w logach systemowych, co zapewnia przejrzystość w audycie działań użytkowników.

#### Czy muszę coś zrobić?

Zalecamy, aby przy najbliższej okazji zweryfikować ustawienia w panelu administracyjnym. Jeśli Państwa system jest już zaktualizowany do wersji **5.712.17468** lub nowszej, nowa funkcja jest już aktywna i gotowa do użycia.

# Wyjaśnienie rozbieżności podatku i instrukcja postępowania

Rozbieżności w kwotach VAT między KSeF a systemem Falcon wynikają najczęściej ze sposobu liczenia podatku przez wystawcę faktury. KSeF dopuszcza dwie metody liczenia VAT: **od sumy wartości netto pozycji** lub jako **sumę kwot VAT z poszczególnych wierszy**. Jeśli wystawca stosuje inne zaokrąglenia niż algorytm Falcona, powstają różnice (zazwyczaj rzędu 1-2 groszy).

#### Jak postąpić w takiej sytuacji?

Jeżeli po zaimportowaniu dokumentu kwota VAT nie zgadza się z fakturą źródłową, należy ją skorygować ręcznie przed zatwierdzeniem dokumentu:

1. **Otwórz dokument niepotwierdzony** (pobrany przez F10/import).
2. **Edytuj pozycję:** Ustaw się na konkretnej pozycji towarowej, na której występuje rozbieżność, i użyj klawisza **F10**.
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/XfDPlUjg0sFsCJGY-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-04/XfDPlUjg0sFsCJGY-image.png)
3. **Popraw VAT:** W oknie edycji wejdź w pole stawki VAT i wpisz wartość taką, jaka widnieje na dokumencie od dostawcy (zgodnie z KSeF).
    
    [![image.png](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/ezCkbDqB9XCkfZ9l-image.png)](https://wiki.cairo.pl/uploads/images/gallery/2026-04/ezCkbDqB9XCkfZ9l-image.png)
4. **Zapisz:** Po poprawieniu kwot na pozycjach, sumaryczna wartość dokumentu w Falconie zrówna się z wartością z KSeF.

> **Zasada:** W przypadku błędnych wyliczeń po stronie wystawcy lub różnic w zaokrągleniach, jedyną skuteczną metodą jest ręczna korekta wartości VAT bezpośrednio na pozycjach dokumentu (**F10**) przed jego ostatecznym zaksięgowaniem/zatwierdzeniem.