# Co to jest KSeF i jak z niego korzystać w systemie cairo.ERP?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza danych Ministerstwa Finansów, do której firmy mają obowiązek przesyłać informacje o prowadzonej sprzedaży (faktury, zwroty). Ten artykuł wyjaśnia, jak KSeF jest zintegrowany z systemem cairo.ERP i jak skonfigurować go do użytku.
---
### **Czym jest KSeF?**
KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jego głównym celem jest cyfryzacja i automatyzacja procesów fakturowania w Polsce. Więcej informacji znajdziesz na oficjalnej stronie KSeF: [https://ksef.mf.gov.pl/](https://ksef.mf.gov.pl/).
---
### **Kluczowe aspekty KSeF dla firm**
Wdrożenie KSeF wiąże się z kilkoma ważnymi aspektami, które należy wziąć pod uwagę:
- **Definicja faktury ustrukturyzowanej:** KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, czyli tych wystawianych i odbieranych za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów.
- **Obowiązek wdrożenia:** Docelowo system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Wyjątki mogą dotyczyć na przykład faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (faktury konsumenckie) lub **faktur uproszczonych (np. paragony z NIP do 450 zł)**.
- **Podpisanie faktury:** Faktury w KSeF muszą być autoryzowane jedną z metod: podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub tokenem KSeF.
- **Statusy faktur:** System umożliwia śledzenie statusów wysłanych i odebranych faktur (np. dostarczona, odrzucona).
- **Zgodność z przepisami:** KSeF zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami prawa podatkowego.
---
### **Korzyści z wdrożenia KSeF**
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców:
- **Szybsze wystawianie i otrzymywanie faktur:** Proces fakturowania staje się bardziej efektywny.
- **Większe bezpieczeństwo danych:** Centralna baza danych zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
- **Uproszczenie procesów księgowych i kontrolnych:** Automatyzacja ułatwia zarządzanie dokumentacją.
- **Możliwość automatyzacji procesów:** Procesy związane z fakturowaniem mogą być w dużej mierze zautomatyzowane.
- **Łatwiejszy dostęp do faktur i ich archiwizacja:** Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu i łatwe do archiwizacji.
- **Skrócenie czasu zwrotu VAT:** Dla czynnych podatników VAT czas zwrotu może zostać skrócony z 60 do 40 dni.
---
### **Jak działa integracja KSeF z cairo.ERP?**
W systemie cairo.ERP integracja z KSeF realizowana jest poprzez dwa niezależne moduły:
- **cairo.ERP:** Odpowiada za generowanie dokumentów oraz wysyłkę danych do modułu cairo.KSEF WS.
- **cairo.KSEF WS:** Jest to webservice, który odbiera dane z cairo.ERP (lub innego systemu ERP) i przetwarza je do odpowiedniego formatu KSeF (zgodnego ze schematem XSD).
Wprowadzenie modułu KSeF do cairo.ERP wymusiło zmianę logiki zatwierdzania dokumentów. Zatwierdzenie odbywa się teraz przed wydrukiem, tuż po wyborze płatności.
---
### **Skrócony schemat wysyłki dokumentów do KSeF z cairo.ERP**
Poniżej przedstawiono kolejność kroków podczas wysyłki dokumentu do KSeF:
1. **Drukowanie dokumentu:** Rozpocznij proces, drukując dokument w cairo.ERP (za pomocą klawisza TAB).
2. **Określenie danych:** Ustal dane wydruku, formę płatności itp.
3. **Walidacja KSeF:** System przeprowadza walidację KSeF. Jeśli walidacja nie powiedzie się, wrócisz do kroku 2.
4. **Zatwierdzenie dokumentu cairo.ERP:** Po pomyślnej walidacji dokument zostaje zatwierdzony w cairo.ERP.
5. **Wysyłka do KSeF:** Dokument jest wysyłany do KSeF. Po tym etapie dokumentu nie można już odtworzyć.
6. **Wydruk dokumentu:** Następuje finalny wydruk dokumentu.
Dokument, który nie został wysłany, otrzymuje status **„oczekujący”**. Możesz go podejrzeć w odpowiednim oknie cairo.ERP, sprawdzić powód braku wysyłki, ponownie wysłać lub zbadać jego strukturę.
---
### **Wdrożenie i konfiguracja KSeF w cairo.ERP**
Aby wdrożyć i skonfigurować moduł KSeF w cairo.ERP, należy uzupełnić następujące parametry w ERP > ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF >PARAMETRY:
- **STATUS (AKTYWNY)** - to pole informuje, czy moduł KSeF jest aktywny w Twoim systemie cairo.ERP. Gdy jest aktywny, system będzie próbował wysyłać faktury do KSeF zgodnie z konfiguracją.
- **ADRES cairo.KSEF WS** - w tym polu należy wprowadzić **adres serwera cairo.KSEF WS** (Web Service). To jest adres, pod którym Twój system cairo.ERP będzie komunikował się z modułem pośredniczącym, odpowiedzialnym za konwersję danych i wysyłkę do KSeF. W celu jego uzyskania skontaktuj się z działem Helpdesk (89/533-95-07).
- **KOD AUTORYZACYJNY** - to pole służy do generowania i zarządzania **tokenem autoryzacyjnym**, który jest niezbędny do bezpiecznej komunikacji między Twoim systemem cairo.ERP a modułem cairo.KSEF WS. Po kliknięciu w to pole, następuje generowanie unikalnego klucza prywatnego, który jest następnie wykorzystywany do uwierzytelniania połączeń. Tożsamość firmy jest kodowana przy użyciu tego klucza.
- **TEST POŁĄCZENIA** - opcja pozwala na szybkie sprawdzenie, czy konfiguracja jest poprawna i czy system cairo.ERP może nawiązać połączenie z modułem cairo.KSEF WS. Po kliknięciu, system spróbuje wysłać zapytanie testowe, a Ty otrzymasz informację zwrotną o statusie połączenia. To kluczowy krok po każdej zmianie konfiguracji, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo.
Całościowe wdrożenie powinno nastąpić znacznie wcześniej niż planowana data startu KSeF.
---
### **Jak wygenerować nowy token cairo.KSEF WS?**
Token jest obecnie bez ograniczenia czasowego, więc zazwyczaj nie ma potrzeby generowania nowego. Jeśli jednak względy bezpieczeństwa tego wymagają, możesz to zrobić w następujący sposób:
1. **Skontaktuj się z działem Helpdesk** (89/533-95-07), usuniemy wcześniejszy token**.**
2. **Wygeneruj nowy klucz.** Wygeneruj klucz ponownie w cairo.ERP, tak jak opisano w sekcji „Generowanie tokena i testowanie połączenia w cairo.ERP”.
3. **Uruchom ponownie Falcony.** Wymagany jest restart Falconów, aby zmiany zostały zastosowane.
---
### **Jakie dane klient musi dostarczyć do konfiguracji ksef.ini?**
Abyśmy mogli prawidłowo skonfigurować komunikację dla Państwa firmy, prosimy o przygotowanie i przekazanie następujących informacji:
- **Numer NIP firmy:** Jest to podstawowy identyfikator Państwa firmy w systemie KSeF.
- **Adres hosta KSeF:** Prosimy o wskazanie, na którym środowisku KSeF chcą Państwo pracować:
- **Testowe:** Do celów testowych, bez wpływu na realne rozliczenia.
- **Przedprodukcyjne (Demo):** Środowisko zbliżone do produkcyjnego, również do testów, ale wymagające już rzeczywistych danych uwierzytelniających.
- **Produkcyjne:** Środowisko do wysyłki faktycznych faktur.
- **Token KSeF:** Muszą Państwo samodzielnie wygenerować ten token na oficjalnym portalu Ministerstwa Finansów KSeF. Jest to klucz niezbędny do autoryzacji komunikacji z KSeF.
- **Preferencje dotyczące trybu sesji KSeF:**
- **Natychmiastowe UPO:** Każda wysyłka dokumentu będzie generować oddzielną sesję, a Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) będzie dostępne niemal natychmiast.
- **Zbiorcze UPO:** System będzie korzystał z jednej sesji trwającej do 2 godzin, a zbiorcze UPO będzie dostępne z opóźnieniem (po około 4 godzinach). Ten tryb jest często rekomendowany dla większych firm ze względu na wydajność.
Prosimy o przekazanie tych danych, co pozwoli nam na szybkie i prawidłowe uruchomienie integracji KSeF w Państwa systemie.
W środowisku testowym oraz przedprodukcyjnym KSeF należy używać **zanonimizowanych danych**. Dane te nie powinny zawierać rzeczywistych informacji księgowych. Chociaż środowisko przedprodukcyjne działa analogicznie do produkcyjnego i wymaga rzeczywistych danych uwierzytelniających, zawsze zaleca się używanie danych testowych, aby uniknąć przypadkowego wprowadzenia faktycznych danych księgowych do środowisk nieprodukcyjnych.