Co to jest KSeF i jak z niego korzystać w systemie cairo.ERP?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza danych Ministerstwa Finansów, do której firmy mają obowiązek przesyłać informacje o prowadzonej sprzedaży (faktury, zwroty). Ten artykuł wyjaśnia, jak KSeF jest zintegrowany z systemem cairo.ERP i jak skonfigurować go do użytku.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jego głównym celem jest cyfryzacja i automatyzacja procesów fakturowania w Polsce. Więcej informacji znajdziesz na oficjalnej stronie KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/.

Kluczowe aspekty KSeF dla firm

Wdrożenie KSeF wiąże się z kilkoma ważnymi aspektami, które należy wziąć pod uwagę:

• Definicja faktury ustrukturyzowanej: KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, czyli tych wystawianych i odbieranych za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów.
• Obowiązek wdrożenia: Docelowo system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Wyjątki mogą dotyczyć na przykład faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (faktury konsumenckie) lub faktur uproszczonych (np. paragony z NIP do 450 zł).
• Podpisanie faktury: Faktury w KSeF muszą być autoryzowane jedną z metod: podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub tokenem KSeF.
• Statusy faktur: System umożliwia śledzenie statusów wysłanych i odebranych faktur (np. dostarczona, odrzucona).
• Zgodność z przepisami: KSeF zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami prawa podatkowego.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• Szybsze wystawianie i otrzymywanie faktur: Proces fakturowania staje się bardziej efektywny.
• Większe bezpieczeństwo danych: Centralna baza danych zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
• Uproszczenie procesów księgowych i kontrolnych: Automatyzacja ułatwia zarządzanie dokumentacją.
• Możliwość automatyzacji procesów: Procesy związane z fakturowaniem mogą być w dużej mierze zautomatyzowane.
• Łatwiejszy dostęp do faktur i ich archiwizacja: Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu i łatwe do archiwizacji.
• Skrócenie czasu zwrotu VAT: Dla czynnych podatników VAT czas zwrotu może zostać skrócony z 60 do 40 dni.

Jak działa integracja KSeF z cairo.ERP?

W systemie cairo.ERP integracja z KSeF realizowana jest poprzez dwa niezależne moduły:

• cairo.ERP: Odpowiada za generowanie dokumentów oraz wysyłkę danych do modułu cairo.KSEF WS.
• cairo.KSEF WS: Jest to webservice, który odbiera dane z cairo.ERP (lub innego systemu ERP) i przetwarza je do odpowiedniego formatu KSeF (zgodnego ze schematem XSD).

Wprowadzenie modułu KSeF do cairo.ERP wymusiło zmianę logiki zatwierdzania dokumentów. Zatwierdzenie odbywa się teraz przed wydrukiem, tuż po wyborze płatności.

Skrócony schemat wysyłki dokumentów do KSeF z cairo.ERP

Poniżej przedstawiono kolejność kroków podczas wysyłki dokumentu do KSeF:

1. Drukowanie dokumentu: Rozpocznij proces, drukując dokument w cairo.ERP (za pomocą klawisza TAB).
2. Określenie danych: Ustal dane wydruku, formę płatności itp.
3. Walidacja KSeF: System przeprowadza walidację KSeF. Jeśli walidacja nie powiedzie się, wrócisz do kroku 2.
4. Zatwierdzenie dokumentu cairo.ERP: Po pomyślnej walidacji dokument zostaje zatwierdzony w cairo.ERP.
5. Wysyłka do KSeF: Dokument jest wysyłany do KSeF. Po tym etapie dokumentu nie można już odtworzyć.
6. Wydruk dokumentu: Następuje finalny wydruk dokumentu.

Dokument, który nie został wysłany, otrzymuje status „oczekujący”. Możesz go podejrzeć w odpowiednim oknie cairo.ERP, sprawdzić powód braku wysyłki, ponownie wysłać lub zbadać jego strukturę.

Wdrożenie i konfiguracja KSeF w cairo.ERP

Aby wdrożyć i skonfigurować moduł KSeF w cairo.ERP, należy uzupełnić następujące parametry w ERP > ADMINISTRACJA > PARAMETRY > KSEF >PARAMETRY:

• STATUS (AKTYWNY) - to pole informuje, czy moduł KSeF jest aktywny w Twoim systemie cairo.ERP. Gdy jest aktywny, system będzie próbował wysyłać faktury do KSeF zgodnie z konfiguracją.

• ADRES cairo.KSEF WS - w tym polu należy wprowadzić adres serwera cairo.KSEF WS (Web Service). To jest adres, pod którym Twój system cairo.ERP będzie komunikował się z modułem pośredniczącym, odpowiedzialnym za konwersję danych i wysyłkę do KSeF. W celu jego uzyskania skontaktuj się z działem Helpdesk (89/533-95-07).

• KOD AUTORYZACYJNY  - to pole służy do generowania i zarządzania tokenem autoryzacyjnym, który jest niezbędny do bezpiecznej komunikacji między Twoim systemem cairo.ERP a modułem cairo.KSEF WS. Po kliknięciu w to pole, następuje generowanie unikalnego klucza prywatnego, który jest następnie wykorzystywany do uwierzytelniania połączeń. Tożsamość firmy jest kodowana przy użyciu tego klucza.

• TEST POŁĄCZENIA - opcja pozwala na szybkie sprawdzenie, czy konfiguracja jest poprawna i czy system cairo.ERP może nawiązać połączenie z modułem cairo.KSEF WS. Po kliknięciu, system spróbuje wysłać zapytanie testowe, a Ty otrzymasz informację zwrotną o statusie połączenia. To kluczowy krok po każdej zmianie konfiguracji, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo.
  

Całościowe wdrożenie powinno nastąpić znacznie wcześniej niż planowana data startu KSeF.

Jak wygenerować nowy token cairo.KSEF WS?

Token jest obecnie bez ograniczenia czasowego, więc zazwyczaj nie ma potrzeby generowania nowego. Jeśli jednak względy bezpieczeństwa tego wymagają, możesz to zrobić w następujący sposób:

1. Skontaktuj się z działem Helpdesk (89/533-95-07), usuniemy wcześniejszy token.
2. Wygeneruj nowy klucz. Wygeneruj klucz ponownie w cairo.ERP, tak jak opisano w sekcji „Generowanie tokena i testowanie połączenia w cairo.ERP”.
3. Uruchom ponownie Falcony. Wymagany jest restart Falconów, aby zmiany zostały zastosowane.

Jakie dane klient musi dostarczyć do konfiguracji ksef.ini?

Abyśmy mogli prawidłowo skonfigurować komunikację dla Państwa firmy, prosimy o przygotowanie i przekazanie następujących informacji:

• Numer NIP firmy: Jest to podstawowy identyfikator Państwa firmy w systemie KSeF.

• Adres hosta KSeF: Prosimy o wskazanie, na którym środowisku KSeF chcą Państwo pracować:

  • Testowe: Do celów testowych, bez wpływu na realne rozliczenia.

  • Przedprodukcyjne (Demo): Środowisko zbliżone do produkcyjnego, również do testów, ale wymagające już rzeczywistych danych uwierzytelniających.

  • Produkcyjne: Środowisko do wysyłki faktycznych faktur.

• Token KSeF: Muszą Państwo samodzielnie wygenerować ten token na oficjalnym portalu Ministerstwa Finansów KSeF. Jest to klucz niezbędny do autoryzacji komunikacji z KSeF.

• Preferencje dotyczące trybu sesji KSeF:

  • Natychmiastowe UPO: Każda wysyłka dokumentu będzie generować oddzielną sesję, a Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) będzie dostępne niemal natychmiast.

  • Zbiorcze UPO: System będzie korzystał z jednej sesji trwającej do 2 godzin, a zbiorcze UPO będzie dostępne z opóźnieniem (po około 4 godzinach). Ten tryb jest często rekomendowany dla większych firm ze względu na wydajność.

Prosimy o przekazanie tych danych, co pozwoli nam na szybkie i prawidłowe uruchomienie integracji KSeF w Państwa systemie.

W środowisku testowym oraz przedprodukcyjnym KSeF należy używać zanonimizowanych danych. Dane te nie powinny zawierać rzeczywistych informacji księgowych. Chociaż środowisko przedprodukcyjne działa analogicznie do produkcyjnego i wymaga rzeczywistych danych uwierzytelniających, zawsze zaleca się używanie danych testowych, aby uniknąć przypadkowego wprowadzenia faktycznych danych księgowych do środowisk nieprodukcyjnych.